La plupart des organisations disposent déjà d’informations clés sur leurs fournisseurs mais manquent de ressources pour les exploiter correctement. Alors comment tirer profit de ces données pour optimiser sa gestion fournisseurs ? Cet article explore les différentes manières de parvenir à une bonne maîtrise des données fournisseurs pour une gestion optimale.
Le problème de la donnée fournisseurs
L’augmentation des risques et le durcissement du cadre réglementaire ont complexifié le contexte Achats et la gestion des fournisseurs au cours des dernières années. Les directions achats doivent dorénavant apporter des solutions sur les enjeux de maîtrise des risques, de conformité, de RSE, tout en développant de meilleures relations fournisseurs. Pour remplir ce rôle multidimensionnel, elles doivent parfaitement maîtriser leur environnement fournisseurs. Parvenir à une bonne gestion des fournisseurs commence avant tout par une bonne gestion des données.
La plupart des entreprises disposent déjà de nombreuses formations sur leurs fournisseurs, mais rencontrent un problème lorsqu’elles doivent accéder à ces données, les partager, et assurer leur qualité. Leurs données sont souvent silotées et stockées sur différents systèmes non connectés, ce qui les rend difficilement accessibles, tandis que le contrôle des accès limite également les différents utilisateurs. De plus, la mise à jour manuelle des données à travers les différents systèmes demande du temps et multiplie le risque d’erreurs et de doublons. Les directions Achats ne disposent donc pas d’une vue fiable et unique permettant de suivre et piloter efficacement les fournisseurs.
Les différents types de données fournisseurs
Les organisations détiennent des informations essentielles sur leurs fournisseurs (adresse, numéro de siret, informations sur les préférences de paiements, données fiscales, etc.), qu’elles obtiennent généralement au moment du sourcing ou de la contractualisation avec le fournisseur.
Elles récoltent également des données au fur et à mesure de leurs relations avec leurs fournisseurs (évaluation de performance, historique des commandes, contrats, factures, historiques des paiements, données de conformité, certifications, etc.).
Enfin, elles peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès de sources de données tierces, notamment pour mieux qualifier les fournisseurs ou évaluer les éventuels risques (scoring financier, données RSE, données de conformité, etc.).
4 raisons d’optimiser la gestion des données fournisseurs
1. Maîtrise des risques
La gestion des risques fournisseurs est une préoccupation centrale pour les entreprises. La maîtrise des risques peut servir plusieurs objectifs, aussi bien concernant les performances RSE, le respect d’obligations réglementaires ou tout simplement pour sécuriser son activité. Un accès simplifié à des données fournisseurs de qualité, fiables et à jour est indispensable pour piloter sa base fournisseurs, identifier rapidement les facteurs de risques et mettre en place des actions correctives.
Dans le cadre d’un suivi de performance extra-financier type RSE, le suivi des données fournisseurs (à l’image des récents bilans GES) devient critique.
2. Know your supplier
La loi Sapin II de 2016 et la loi sur le devoir de vigilance de 2017 définissent un nouveau cadre réglementaire qui oblige les entreprises à mettre en place un processus de due diligence. Ce processus est connu sous le nom de Know Your Supplier (KYS). Il consiste à collecter, évaluer et suivre les informations fournisseurs pour identifier et gérer les différents risques. Là encore, l’accès et la centralisation sont des outils indispensables pour réussir la mise en place et le respect de la procédure Know Your Supplier.
Rappel :
- La loi Sapin II vise à lutter contre la corruption en imposant aux entreprises la mise en place d’un système de vérification de conformité pour détecter les signes de corruption ou de trafic d’influence qui pourraient survenir dans leur chaîne d’activité.
- Le devoir de vigilance oblige les grandes entreprises françaises à mettre en place un plan d’actions pour repérer et prévenir différents risques dans leurs chaînes d’approvisionnement (risques environnementaux, éthiques, violations des droits de l’homme).
3. Efficience opérationnelle
La maîtrise des données fournisseurs aide les équipes Achats à gagner en efficacité, tout particulièrement dans les organisations décentralisées. Elles peuvent plus facilement réaliser leur sourcing interne et capitaliser sur le travail réalisé au sein des autres services Achats. Les acheteurs ont directement accès à toutes les informations nécessaires (contrats, commandes, évaluation) pour savoir si le fournisseur peut répondre à leur besoin. À travers la gestion des données fournisseurs, les organisations achats parviennent à prendre des décisions plus éclairées et à mieux gérer leurs opérations.
De plus, les acheteurs passent beaucoup moins de temps sur des tâches administratives ou à naviguer d’un système à l’autre. Grâce à l’automatisation, la collecte, l’analyse et la mise à jour des données sont réalisées sans intervention humaine.
4. Relation fournisseurs
Entretenir de bonnes relations fournisseurs est vital pour toute organisation, et la gestion des informations concernant les fournisseurs est une composante essentielle de ces relations. Avoir une vue unique et consolidée sur vos données fournisseurs vous permettra de travailler plus étroitement avec vos fournisseurs en disposant de données correctes, complètes et pertinentes.
Maintenir un référentiel unique de fournisseurs facilite également le suivi de performance et des contrats grâce à l’ajout de nouvelles informations par les collaborateurs. Vous pourrez ainsi accéder à tout moment à des informations à jour, ce qui permet aussi d’être beaucoup plus agile et réactif.
Comment parvenir à une bonne maîtrise des données fournisseurs ?
Consolidation : création d’une source de données unique
Pour obtenir une vue d’ensemble, il est nécessaire de connecter les systèmes. Idéalement, lorsqu’une information est ajoutée ou mise à jour sur un système, celle-ci doit l’être dans tous les autres. Chez Silex, nous fournissons une solution permettant de centraliser toutes les informations et d’établir une source de données unique pour l’organisation (SSOT). Nous identifions avec nos clients toutes les sources de données internes et externes pour rationaliser et automatiser la collecte de données.
Catégorisation des achats
Une bonne analyse fournisseurs dépend avant tout de la classification de ces derniers en différentes catégories d’achats, sur plusieurs niveaux et selon la typologie d’achat de l’organisation (ex : IT, marketing, prestations intellectuelles, etc.). Cette classification peut être complétée par une segmentation au sein de chacune des familles d’achats pour mettre en avant les fournisseurs les plus stratégiques ou bien pour les classer en fonction de leur niveau de criticité.
Flux de données en continu
L’intégration des différentes données et des différents logiciels permet de créer un flux de données en temps réel qui vient alimenter la base de données fournisseurs en continu. Silex fournit des intégrations API standardisées et personnalisées facilitant les flux entre les différents systèmes. Vos équipes peuvent ainsi se concentrer sur leur mission sans se préoccuper de saisir et mettre à jour les données.
Enrichissement et analyse des données
En plus de connecter toutes vos sources de données, Silex enrichit vos informations fournisseurs grâce à ses données open data et ses sources de données tierces. Vous accédez à des informations financières, juridiques, RSE, mais aussi aux historiques de marchés publics, aux brevets d’innovation détenus, ou encore à des labels et certifications.
Ces données vous aideront à améliorer vos connaissances sur vos fournisseurs mais aussi, grâce aux outils d’analyse et de visualisation intégrés, à réaliser une analyse approfondie de votre environnement fournisseurs.
Votre organisation fait face à des difficultés pour gérer ses données fournisseurs ? N’hésitez pas à nous contacter pour parler avec l’un de nos experts et découvrir comment Silex peut vous aider, ou consultez notre site.