Maintenir des relations fournisseurs de qualité est un facteur clé de réussite pour les entreprises. Aujourd’hui, elles ont bien compris qu’elles devaient traiter leurs fournisseurs comme des partenaires stratégiques. La gestion des relations fournisseurs vise à développer des relations équilibrées, pérennes et qui profitent aux deux parties. Pour atteindre cet objectif, les directions Achats peuvent utiliser certains leviers. Cet article résume les principaux points auxquels faire attention pour faire fructifier ses relations fournisseurs et en tirer plus de valeur.
Qu’est-ce que la gestion de la relation fournisseur ?
Définition : la gestion des relations fournisseurs est un ensemble de processus permettant à une organisation d’identifier ses fournisseurs clés, puis à bâtir des stratégies pour construire des relations durables, équilibrées et profitables.
Autrement dit, cela consiste à analyser ses fournisseurs et à les classer par importance afin d’accorder toute l’attention nécessaire à chacun d’eux. Certains fournisseurs sont plus critiques que d’autres et de mauvaises relations, voire une rupture de celles-ci, pourraient nuire à l’activité. Soigner ses relations fournisseurs est donc très important pour la pérennité et la stabilité d’une entreprise.
L’autre objectif de la gestion des relations fournisseurs est de pouvoir tirer des avantages concurrentiels, comme une réduction sur les prix ou de meilleurs délais de livraison. Par ailleurs, le développement de véritables partenariats stratégiques peut également être une stratégie de croissance, où les deux parties prenantes peuvent y gagner.
Comment gérer les relations avec les fournisseurs ?
1. Optimiser la gestion des fournisseurs
Disposer d’une bonne connaissance fournisseurs est un prérequis indispensable pour développer de bonnes relations clients-fournisseurs. Une solution de gestion fournisseurs vous permettra de regrouper toutes les informations clés les concernant afin de pouvoir les exploiter. La centralisation des données offrira une visibilité complète sur les fournisseurs, notamment en accédant à l’historique, afin de permettre aux acheteurs ou parties prenantes de prendre les bonnes décisions.
L’optimisation de la gestion des fournisseurs et le maintien des données les concernant libèrent du temps aux équipes achats qui peuvent davantage se concentrer sur les relations fournisseurs. Cela permet d’éliminer les processus longs et coûteux liés à la gestion manuelle des données, de gagner en productivité et d’éviter les erreurs de saisie, par exemple.
2. Cartographier ses fournisseurs
Pour bien gérer ses relations fournisseurs, il convient également d’identifier les fournisseurs et les familles d’achats les plus stratégiques. Il existe plusieurs types de segmentation possibles selon vos objectifs. Ils peuvent être segmentés en fonction de leur caractère stratégique pour l’activité ou de différents facteurs de risques. De cette manière, la fonction Achats peut établir des stratégies pertinentes en fonction de chaque type de fournisseurs et anticiper d’éventuels risques.
Certaines organisations optent pour une cartographie de la valeur qui consiste à regarder la valeur ajoutée d’un fournisseur au-delà de l’économie qu’il permet de réaliser. Ce fournisseur contribue-t-il à la croissance du chiffre d’affaires ? De quelle manière (procédé,responsabilité sociale ou environnementale, innovation, ou autre). Cela permet d’identifier d’où vient la création de valeur et où il est nécessaire de fournir un effort supplémentaire.
3. Exploiter la donnée pour mieux connaître ses fournisseurs
L’exploitation de la donnée est au cœur des enjeux de la relation client-fournisseur. Pour tirer un maximum de bénéfices du système de gestion des fournisseurs, celui-ci doit être connecté à toutes les sources de données disponibles sur les fournisseurs pour que leurs profils soient enrichis et régulièrement actualisés. Grâce à cela, les équipes achats peuvent accéder à un maximum d’informations pour prendre les meilleures décisions.
C’est par exemple ce que fait Axa en utilisant la solution de gestion des fournisseurs de Silex pour centraliser toutes ses données. Les utilisateurs retrouvent directement dans la solution toutes les informations pertinentes provenant de leurs sources de données externes, tels que les données sur la conformité, la corruption, la solvabilité, en plus de toutes les données récoltées en interne, et de celles fournies par Silex. Cette visibilité complète permet aux acheteurs de mieux préparer leurs échanges, mais aussi d’identifier d’éventuels points de blocage en amont. Les équipes d’acheteurs bénéficient alors d’une tour de pilotage de leurs fournisseurs à même de leur permettre de reporter sur l’évolution de leurs fournisseurs et d’assurer une prise de décision optimale à tout instant.
4. Identifier et anticiper les risques
Tout nouveau fournisseur peut faire l’objet d’une pré-qualification en amont du référencement et fera impérativement l’objet d’une évaluation approfondie afin d’évaluer les risques à collaborer avec lui. Pour cela, il est nécessaire de bien respecter le processus de sourcing avant de passer à la négociation du contrat. Vous aurez besoin d’accéder à des données fiables et à jour, mais vous pouvez aussi récolter des informations additionnelles directement auprès du fournisseur ou de ses clients.
Assurez-vous également que le fournisseur est en capacité de répondre à votre besoin en l’évaluant sur différents critères (prix, délais, capacité de production, etc.). L’onboarding des nouveaux fournisseurs se fera beaucoup plus facilement, et cela réduira les possibilités qu’un problème surgisse par la suite.
5. Assurer un suivi fournisseurs continu
Il est impératif de suivre en continu chaque fournisseur pour assurer un pilotage optimal des relations fournisseurs en amont puis tout au long de la durée d’exécution du contrat. Après l’onboarding, suivez ce qu’il se passe en aval au niveau des commandes, des délais de livraison, de la facturation, etc. Vous pourrez ainsi détecter la survenance d’incidents, vérifier que les termes du contrat sont bien respectés des deux côtés, ou encore repérer les retards de paiement qui pourraient nuire à l’équilibre de la relation commerciale entre client et fournisseur.
Mettez régulièrement en place des contrôles de qualité et des évaluations de performance pour vérifier que vos fournisseurs répondent toujours à vos conditions. S’il y a un écart entre leurs performances et vos attentes, vous pourrez les accompagner pour réaliser des ajustements.
6. Garantir la transparence et une communication claire
Pour bâtir des relations saines avec leurs fournisseurs, les entreprises clientes doivent commencer par respecter certaines conditions, parmi tant d’autres :
- Offrir de la visibilité aux fournisseurs sur les commandes à venir
- Faciliter une communication claire et constructive
- Effectuer les paiements à temps, et, en cas de retard, faire preuve de transparence pour ne pas rompre la confiance.
- Et plus encore.
7. Construire une relation gagnant-gagnant
Lorsqu’un recruteur souhaite attirer et retenir de nouveaux talents, il doit leur donner envie de travailler dans leur entreprise. Le même principe s’applique avec les fournisseurs. Pour devenir le client préféré de leurs fournisseurs, les directions Achats doivent bâtir de véritables partenariats stratégiques en co-construction avec leurs fournisseurs. Cela peut passer par des stratégies de co-innovation ou d’investissement commun. Vous pouvez accompagner le fournisseur dans sa démarche qualité et créer ensemble des solutions plus innovantes. Le fournisseur gagne en maturité, booste ses performances et améliore son offre, ce qui renforce directement votre relation.
À l’échelle de l’organisation et tout au long de la vie de ses relations fournisseurs, il convient également d’animer ses fournisseurs et de communiquer régulièrement avec eux sur ses enjeux stratégiques de développement ou la programmation de ses achats. Ces communications régulières contribuent à la démarche de marketing achats qui renforce progressivement l’attractivité de l’organisation Achats et contribuent à maintenir de bonnes relations fournisseurs.
Choisir le bon logiciel de gestion fournisseurs
Il ne faut pas sous-estimer l’importance du gain de temps et des gains économiques que peut apporter l’optimisation de la gestion des données fournisseurs. Investissez dans les bonnes technologies de gestion fournisseurs pour maintenir une base de données qualifiées et constamment à jour. Vous pourrez ainsi suivre en temps réel tous vos fournisseurs depuis un seul endroit. De plus, les acheteurs disposent de toutes les informations nécessaires pour promouvoir et améliorer la valeur apportée par les fournisseurs à l’organisation.
Silex peut vous aider à tirer plus de valeur ajoutée de vos relations fournisseurs grâce à une solution fournisseurs basée sur la donnée. De grandes sociétés, telle qu’Axa France ou Vinci Energie, utilisent déjà Silex pour centraliser toutes leurs données fournisseurs et en faire leur « tour de contrôle ». Grâce à cela, l’équipe Achats gagne un temps considérable sur la collecte, la mise à jour et l’analyse de données. Elle peut ainsi se concentrer sur son métier et développer des relations saines et durables avec ses partenaires, tout en anticipant les risques.
Nous espérons que ces conseils vous aideront à améliorer l’efficacité des processus dans votre organisation. Pour en savoir plus sur la manière dont Silex peut vous aider grâce à ses solutions de gestion des fournisseurs, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts.
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