Pour se prot\u00e9ger des risques financiers et li\u00e9s aux probl\u00e8mes sur les cha\u00eenes d\u2019approvisionnement, les entreprises doivent faire de la connaissance fournisseurs une de leurs priorit\u00e9s. Gr\u00e2ce au processus Know Your Supplier, elles peuvent suivre et \u00e9valuer leurs fournisseurs en continu. Cet article revient sur les origines de ce concept, ses avantages et les principales \u00e9tapes pour cr\u00e9er un processus Know Your Supplier r\u00e9ellement efficace.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
Qu\u2019est-ce que le concept Know Your Supplier ?<\/h2>\n
La \u00ab connaissance fournisseurs \u00bb, en anglais Know Your Supplier (KYS) peut se r\u00e9sumer par la collecte d\u2019informations, l\u2019\u00e9valuation et la surveillance de ses fournisseurs dans le cadre d\u2019un programme de conformit\u00e9.<\/p>\n
Concr\u00e8tement, qu\u2019est-ce que cela veut dire pour les entreprises ? Pour s\u2019engager dans cette d\u00e9marche, les entreprises doivent faire preuve d\u2019une diligence raisonnable<\/strong> (due diligence<\/em>) vis-\u00e0-vis de leurs fournisseurs. Cette d\u00e9finition du processus Know Your Supplier suppose la mise en \u0153uvre d\u2019un syst\u00e8me de v\u00e9rification et de gestion de la surveillance<\/a> des fournisseurs qui s\u2019applique avant l\u2019initiation du contrat, mais aussi tout au long de la relation entre clients et fournisseurs.<\/p>\n Ce concept s\u2019est d\u00e9velopp\u00e9 en France dans le cadre de la loi Sapin II<\/strong> et de la loi sur le devoir de vigilance<\/strong> visant \u00e0 lutter contre les risques de corruption mais aussi contre la violation des droits de l\u2019Homme, des droits sociaux et environnementaux. Il s\u2019inscrit dans le prolongement du principe Know Your Customer (KYC) qui s\u2019applique aux clients, en particulier dans les institutions financi\u00e8res.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Le processus KYS est encadr\u00e9 par deux textes de loi qui imposent de nouvelles obligations \u00e0 certaines entreprises en mati\u00e8re d\u2019\u00e9thique, de transparence et de responsabilit\u00e9 vis-\u00e0-vis de leurs fournisseurs.<\/p>\n De plus en plus d\u2019entreprises ont pris conscience que l\u2019adoption du KYS peut renforcer leurs performances et assurer leur p\u00e9rennit\u00e9. Elles ont \u00e9galement un besoin croissant de mieux g\u00e9rer les risques dans un contexte de mondialisation qui a complexifi\u00e9 les cha\u00eenes d\u2019approvisionnement.<\/p>\n Le manque de contr\u00f4le et de visibilit\u00e9<\/strong> sur les fournisseurs expose les entreprises \u00e0 plus de risques. Les causes de ces derniers peuvent aussi bien \u00eatre li\u00e9es \u00e0 des probl\u00e8mes externes aux fournisseurs (ex : hausse du prix des mati\u00e8res premi\u00e8res) qu\u2019\u00e0 des causes internes (ex : difficult\u00e9s financi\u00e8res, baisse de la qualit\u00e9 des produits).<\/p>\n Le contr\u00f4le des tiers<\/strong> et les proc\u00e9dures Know Your Supplier am\u00e9liorent la gestion des risques li\u00e9s \u00e0 la conformit\u00e9<\/a> et aux comportements du fournisseur.<\/p>\n Cette d\u00e9marche aide \u00e9galement les organisations dans le cadre de leur programme ESG (responsabilit\u00e9 environnementale, soci\u00e9tale et de gouvernance). Beaucoup d\u2019entreprises manquent encore d\u2019outils et de processus efficaces pour \u00e9valuer les risques ESG<\/strong>. Li\u00e9s \u00e0 des questions relatives \u00e0 l\u2019\u00e9thique de l\u2019entreprise, au travail ou \u00e0 l\u2019environnement par exemple, ces risques peuvent repr\u00e9senter une v\u00e9ritable menace<\/strong> pour les entreprises. Or, tr\u00e8s peu d\u2019entre elles parviennent \u00e0 b\u00e2tir un syst\u00e8me d\u2019\u00e9valuation des risques ESG bas\u00e9 sur la donn\u00e9e, et \u00e0 appr\u00e9hender leur \u00e9cosyst\u00e8me fournisseurs dans leur ensemble. Les proc\u00e9dures KYS permettent de limiter certains de ces risques.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div> Centralisez toutes vos donn\u00e9es sur une plateforme unique pour assurer un suivi dynamique de vos fournisseurs et mieux ma\u00eetriser les risques.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Le processus KYS peut \u00eatre particuli\u00e8rement utile pour se pr\u00e9munir des risques fournisseurs<\/a> les plus fr\u00e9quents, tels que :<\/p>\n Le KYS est un processus qui s\u2019\u00e9tablit d\u00e8s le d\u00e9but de la relation avec le fournisseur et se poursuit en continu \u00e0 l\u2019aide d\u2019un syst\u00e8me de surveillance. Il se compose des \u00e9tapes suivantes.<\/p>\n Cette \u00e9tape consiste \u00e0 identifier et \u00e9valuer les fournisseurs \u00e0 l\u2019aide d\u2019informations qualifi\u00e9es. Ces v\u00e9rifications vont permettre d\u2019\u00e9carter certains risques. Plusieurs \u00e9l\u00e9ments doivent \u00eatre v\u00e9rifi\u00e9s tels que l\u2019identit\u00e9 du fournisseur, ses ant\u00e9c\u00e9dents financiers et juridiques ou encore ses \u00e9ventuels brevets et certifications.<\/p>\n Le fournisseur s\u00e9lectionn\u00e9 pourra ensuite \u00eatre audit\u00e9. Cette \u00e9tape donne lieu \u00e0 des v\u00e9rifications sur sa conformit\u00e9 mais aussi sur ses pratiques. Elle permet d\u2019\u00e9valuer plus en profondeur si le fournisseur respecte certaines r\u00e8gles et crit\u00e8res li\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00e9thique, le droit du travail ou l\u2019environnement. L\u2019entreprise peut d\u2019ailleurs \u00e9tablir un code de conduite et demander \u00e0 ses fournisseurs d\u2019y adh\u00e9rer pour assurer leur conformit\u00e9.<\/p>\n Que ce soit dans l\u2019alimentation, les produits chimiques et pharmaceutiques ou encore dans le BTP, chaque secteur d\u00e9tient ses normes et r\u00e9glementations. Le proc\u00e9dure Know Your Supplier implique \u00e9galement la v\u00e9rification de certaines donn\u00e9es sp\u00e9cifiques \u00e0 l\u2019activit\u00e9 du fournisseur. Pour aller plus loin, il est \u00e9galement possible de v\u00e9rifier les certifications de qualit\u00e9, de r\u00e9aliser des tests sur les produits ou encore de proc\u00e9der \u00e0 des v\u00e9rifications sur site.<\/p>\n Pour s\u2019assurer que vos fournisseurs restent en conformit\u00e9 et surtout pour d\u00e9tecter la survenance de nouveaux risques, il est n\u00e9cessaire de r\u00e9guli\u00e8rement mettre \u00e0 jour les donn\u00e9es concernant les fournisseurs, par exemple en constituant une base de donn\u00e9es centralis\u00e9e pour faciliter le suivi des fournisseurs existants. Il est \u00e9galement conseill\u00e9 de r\u00e9aliser une veille r\u00e9guli\u00e8re sur l\u2019activit\u00e9 de vos fournisseurs.<\/p>\n Pour \u00eatre s\u00fbr d\u2019\u00e9valuer correctement le fournisseur, vous aurez besoin d\u2019informations fiables. Cette connaissance vous permettra d\u2019analyser votre fournisseur sur diff\u00e9rents aspects;<\/p>\n La v\u00e9rification de l\u2019identit\u00e9 du fournisseur peut \u00eatre consid\u00e9r\u00e9e comme une simple formalit\u00e9 mais c\u2019est un point essentiel pour lutter contre les fraudes sociales et fiscales<\/strong>. L\u2019\u00e9quipe en charge, g\u00e9n\u00e9ralement celle des Achats, doit v\u00e9rifier les \u00e9l\u00e9ments suivants en fonction du type de fournisseur (personne physique ou morale) : nom, pr\u00e9nom, raison sociale, nature de la structure, objet social, chiffre d\u2019affaires, etc.<\/p>\n Une bonne mani\u00e8re d\u2019\u00e9valuer les risques \u00e0 travailler avec un tiers est de se renseigner via les rapports d\u2019Infogreffe sur la sant\u00e9 financi\u00e8re de l\u2019entreprise. Ils contiennent des informations cl\u00e9s sur la rentabilit\u00e9 et la solvabilit\u00e9 des entreprises afin de s\u00e9curiser la contractualisation.<\/p>\n Il est \u00e9galement important de conna\u00eetre les \u00e9ventuels ant\u00e9c\u00e9dents judiciaires du fournisseur. Le Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc) publie tous les actes enregistr\u00e9s au registre du commerce et des soci\u00e9t\u00e9s (RCS), tels que les immatriculations, les cr\u00e9ations d\u2019\u00e9tablissements, les radiations de personnes physiques ou morales, les avis de proc\u00e9dures collectives (liquidation judiciaire, redressement judiciaire, proc\u00e9dure de sauvegarde\u2026).<\/p>\n Il est n\u00e9cessaire de compl\u00e9ter ces informations en effectuant des recherches sur internet et dans les m\u00e9dias notamment pour v\u00e9rifier s\u2019il n\u2019y a pas d\u2019all\u00e9gation, de pol\u00e9mique, de poursuites ou quelconque information qui ternirait la r\u00e9putation du fournisseur, de ses b\u00e9n\u00e9ficiaires ou de ses actionnaires.<\/p>\n Plusieurs sources d\u2019information peuvent \u00eatre utiles pour analyser le risque de corruption dans le pays o\u00f9 est implant\u00e9 le fournisseur s\u2019il est \u00e0 l\u2019\u00e9tranger ou s\u2019il dispose de filiales sur place. En voici quelques-uns : l\u2019indice CPI de perception de la corruption publi\u00e9 par Transparency International, la liste officielle des pays sous sanctions financi\u00e8res et internationales, ou encore le rapport de l\u2019OCDE sur l\u2019application de la convention sur la corruption des agents publics dans les transactions commerciales par les pays signataires.<\/p>\n Certains secteurs sont plus sensibles aux risques de corruption. C\u2019est donc un \u00e9l\u00e9ment \u00e0 prendre en compte dans vos analyses et \u00e0 int\u00e9grer \u00e0 votre cartographie des risques.<\/p>\n Le contr\u00f4le des tiers est tr\u00e8s difficile \u00e0 mettre en place, surtout s\u2019il est g\u00e9r\u00e9 manuellement, mais il est une obligation pour de nombreuses entreprises<\/strong>. En effet, la v\u00e9rification et l\u2019\u00e9valuation des fournisseurs sont une t\u00e2che complexe que les difficult\u00e9s d\u2019acc\u00e8s \u00e0 la donn\u00e9e<\/a> peuvent rendre encore plus laborieuse. N\u00e9anmoins, le processus Know Your Supplier reste indispensable pour r\u00e9duire les risques.<\/p>\n Une des premi\u00e8res \u00e9tapes pour r\u00e9ussir sa mise en place est de cr\u00e9er son r\u00e9f\u00e9rentiel fournisseurs<\/strong>. Toutes les sources d\u2019information disponibles sur vos fournisseurs doivent \u00eatre centralis\u00e9es sur une base de donn\u00e9es unique. Les donn\u00e9es doivent \u00e9galement \u00eatre fiabilis\u00e9es. Ce processus consiste \u00e0 v\u00e9rifier l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la conformit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong>, \u00e0 les consolider dans le but d\u2019assurer leur qualit\u00e9 et am\u00e9liorer la performance du syst\u00e8me.<\/p>\n Pour optimiser ses performances et faciliter le quotidien des utilisateurs, il est recommand\u00e9 d\u2019injecter de la donn\u00e9e \u00e0 son syst\u00e8me d\u2019information fournisseurs en le connectant \u00e0 ses diff\u00e9rentes sources de donn\u00e9es<\/strong>. Les outils actuels permettent de relier plusieurs syst\u00e8mes d\u2019information pour automatiser la mise \u00e0 jour des donn\u00e9es et pouvoir acc\u00e9der en temps r\u00e9el \u00e0 toutes les informations dont vous avez besoin. Cette automatisation permet d\u2019optimiser l\u2019ensemble du processus<\/strong>. Vos collaborateurs sont lib\u00e9r\u00e9s de ces t\u00e2ches manuelles, chronophages et sources d\u2019erreur. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur analyse et la prise de d\u00e9cision.<\/p>\n Pour ne louper aucun changement, vous pouvez mettre en place un syst\u00e8me d\u2019alertes automatis\u00e9es afin d\u2019\u00eatre inform\u00e9 en temps r\u00e9el de tout \u00e9v\u00e9nement ind\u00e9sirable.<\/p>\n La mise en place d\u2019un syst\u00e8me d\u2019information pour g\u00e9rer son processus KYS peut para\u00eetre longue et co\u00fbteuse, mais cela n\u2019a pas toujours raison d\u2019\u00eatre. Chez Silex, nos solutions sont d\u00e9velopp\u00e9es en SaaS et permettent de centraliser et consolider toutes les donn\u00e9es fournisseurs<\/strong> sur un seul outil. Nos solutions sont d\u00e9j\u00e0 connect\u00e9es \u00e0 de nombreuses sources de donn\u00e9es disponibles en open data, auxquels peuvent s\u2019ajouter les informations collect\u00e9es en interne, et celles issues de nos partenaires (donn\u00e9es financi\u00e8res, donn\u00e9es de conformit\u00e9, etc.).<\/p>\nLIVRE BLANC : comment exploiter la donn\u00e9e dans les achats ?<\/h4><\/div>
![](\"https:\/\/silex-app.com\/wp-content\/uploads\/2022\/05\/Whitepaper_Data_v1.png\" "\\"Whitepaper_Data_v1\\"")
<\/span><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Le processus Know Your Supplier dans la l\u00e9gislation<\/h2>\n
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Contr\u00f4le des tiers, une priorit\u00e9 pour les organisations <\/h2>\n
Optimisez la gestion fournisseurs avec la donn\u00e9e !<\/h3><\/div>
Une protection contre quels types de risques ?<\/h2>\n
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Quelles sont les \u00e9tapes d\u2019un bon processus KYS ?<\/h2>\n
1. Identification et \u00e9valuation des fournisseurs pr\u00e9s\u00e9lectionn\u00e9s<\/h3>\n
2. Audit du fournisseur s\u00e9lectionn\u00e9<\/h3>\n
3. V\u00e9rifications des normes et certifications li\u00e9es au secteur d\u2019activit\u00e9<\/h3>\n
4. Mise \u00e0 jour des donn\u00e9es et surveillance en continu<\/h3>\n
Quels sont les \u00e9l\u00e9ments \u00e0 v\u00e9rifier dans le contr\u00f4le des tiers ?<\/h2>\n
Les donn\u00e9es d\u2019identification du fournisseur<\/h3>\n
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La situation financi\u00e8re du fournisseur<\/h3>\n
La r\u00e9putation d\u2019int\u00e9grit\u00e9 et les ant\u00e9c\u00e9dents judiciaires<\/h3>\n
La situation du pays en mati\u00e8re de corruption<\/h3>\n
Le risque sectoriel<\/h3>\n
Comment mettre en place un processus KYS efficient et non chronophage ?<\/h2>\n
Comment Silex vous aide-t-il dans la mise en place du processus KYS ?<\/h2>\n