{"id":9689,"date":"2023-12-20T16:47:41","date_gmt":"2023-12-20T15:47:41","guid":{"rendered":"https:\/\/silex-app.com\/?p=9689"},"modified":"2024-02-16T15:59:34","modified_gmt":"2024-02-16T14:59:34","slug":"si-achat-public-reponse-fonction-en-pleine-transformation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/silex-app.com\/en\/si-achat-public-reponse-fonction-en-pleine-transformation\/","title":{"rendered":"SI Achat public : la r\u00e9ponse \u00e0 une fonction en pleine transformation"},"content":{"rendered":"

Auteur :<\/div><\/div>
Silex<\/a><\/div><\/div><\/div><\/div>
Cat\u00e9gorie :<\/div><\/div>
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Date :<\/div><\/div>
20\/12\/2023<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Les acheteurs publics sont soumis \u00e0 une pression importante. Ils doivent garantir la conformit\u00e9 des proc\u00e9dures d\u2019achats, tout en r\u00e9duisant les d\u00e9penses. Pour faire face \u00e0 cette complexit\u00e9 croissante, les directions des Achats publics se tournent de plus en plus vers des solutions technologiques. Certaines d\u00e9cident de mettre en place un SI Achat public pour g\u00e9rer leur processus de bout en bout.<\/span><\/p>\n

Votre organisation r\u00e9fl\u00e9chit \u00e9galement \u00e0 utiliser une solution compl\u00e8te pour g\u00e9rer ses achats, mais a du mal \u00e0 y voir clair sur ce que cela implique pour votre fonction ? Cet article vous aidera \u00e0 comprendre les avantages d\u2019utiliser un SI achat public et \u00e0 conna\u00eetre les principales caract\u00e9ristiques de ce type de solution. Mais d\u2019abord nous reviendrons sur les enjeux qui entourent la digitalisation des achats publics. <\/span><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

Digitaliser les achats publics, une transformation n\u00e9cessaire<\/h2>\n

La g\u00e9n\u00e9ralisation de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des achats<\/h3>\n

Entam\u00e9e d\u00e8s 2001, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des achats publics s\u2019est g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e en 2018 avec l\u2019obligation de d\u00e9mat\u00e9rialiser les march\u00e9s sup\u00e9rieurs \u00e0 25.000\u20ac HT, sauf exception. Pourtant, le secteur public reste encore peu digitalis\u00e9 par rapport au secteur priv\u00e9. Une \u00e9tude r\u00e9cente d’Amazon montre que seules 41 % des collectivit\u00e9s utilisent des places de march\u00e9s en ligne contre 53 % des entreprises<\/strong>, et que 24 % des collectivit\u00e9s utilisent encore des catalogues papiers.<\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation du processus achat n\u00e9cessite l\u2019int\u00e9gration d\u2019un syst\u00e8me d\u2019information achat (SIA)<\/a> permettant de centraliser toutes les informations. C\u2019est exactement ce \u00e0 quoi sert un SI Achat public, ou priv\u00e9 d\u2019ailleurs. \u00c0 la diff\u00e9rence pr\u00e8s que les \u00e9tapes varient entre les deux.<\/p>\n

La mise en place d\u2019un SI Achat public vise \u00e0 s\u00e9curiser, acc\u00e9l\u00e9rer et simplifier les processus<\/strong>, permettre un meilleur contr\u00f4le des proc\u00e9dures et des d\u00e9penses, et bien s\u00fbr, assurer le respect des principes de la commande publique que sont la libert\u00e9 d\u2019acc\u00e8s \u00e0 la commande publique, l\u2019\u00e9galit\u00e9 de traitement entre candidats, et la transparence des proc\u00e9dures.<\/p>\n

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\u00c0 noter<\/strong> : le faible niveau de digitalisation entra\u00eene des difficult\u00e9s pour les collectivit\u00e9s qui consacreraient plus de 14 heures par semaine aux achats<\/strong>, contre 6,5 heures<\/strong> hebdomadaires dans les entreprises. La situation s’accentue dans les grandes collectivit\u00e9s qui y consacrent parfois plus 23 heures. R\u00e9sultat, plus de la moiti\u00e9 des collectivit\u00e9s sont insatisfaites de leur processus achats, contre seulement 35 % des entreprises.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

LIVRE BLANC : Tout savoir sur l’IA dans les Achats !<\/h4><\/div>
T\u00e9l\u00e9charger le livre blanc<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div>
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Un contexte achats de plus en plus complexe<\/h3>\n

Outre l\u2019obligation r\u00e9glementaire, les Achats ont \u00e9galement besoin d\u2019outils et de m\u00e9thodes pour s\u2019adapter \u00e0 un environnement de plus en plus complexe.<\/p>\n

D\u2019une part, les march\u00e9s fournisseurs ont \u00e9volu\u00e9. Les crises ont fragilis\u00e9 les fournisseurs et ont multipli\u00e9 les risques. D\u2019autre part, l\u2019explosion du volume de donn\u00e9es<\/strong> a fait \u00e9merger de nouvelles probl\u00e9matiques autour du stockage, du traitement et de l\u2019analyse de donn\u00e9es. La ma\u00eetrise de ces donn\u00e9es peut offrir aux acheteurs des solutions qu\u2019il n\u2019aurait pas \u00e9t\u00e9 possible d\u2019imaginer il y a quelques ann\u00e9es. Cela cr\u00e9e des enjeux autour de la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es et de l\u2019information<\/strong>.<\/p>\n

Pour faire face \u00e0 ce contexte, les acheteurs ont besoin des technologies adapt\u00e9es. Les SI Achats d\u00e9di\u00e9s au secteur public permettent de mieux g\u00e9rer ses donn\u00e9es, mais aussi d\u2019avoir une vision compl\u00e8te sur son environnement fournisseurs.<\/p>\n

La prise en compte croissante du d\u00e9veloppement durable dans les achats publics<\/h3>\n

Les Achats en g\u00e9n\u00e9ral et la commande publique en particulier sont tr\u00e8s attendus sur les questions soci\u00e9tales et environnementales. Une grande partie des r\u00e9ponses aux enjeux climatiques doit venir des Achats<\/strong>. La r\u00e9duction de l\u2019empreinte carbone des achats publics et l\u2019augmentation de la part d\u2019achats responsables font partie des objectifs des organisations publiques. Or, la donn\u00e9e et la connaissance fournisseurs sont indispensables pour dresser le bilan de ses actions<\/strong> en mati\u00e8re d\u2019achats responsables, se fixer des objectifs et mesurer l\u2019efficacit\u00e9 de sa strat\u00e9gie. Un SI Achat public peut faciliter le pilotage de ses strat\u00e9gies d\u2019achats. Gr\u00e2ce aux outils de suivi, les acheteurs pourront d\u00e9montrer que des actions concr\u00e8tes ont \u00e9t\u00e9 mises en place et se d\u00e9fendre en cas de litige.<\/p>\n

SI Achat Public : \u00e0 quels besoins m\u00e9tier r\u00e9pond-il ?<\/h2>\n

Un SI Achat public performant doit r\u00e9pondre \u00e0 vos contraintes m\u00e9tiers. M\u00eame si toutes les organisations ont leurs sp\u00e9cificit\u00e9s, les acteurs de la commande publique doivent suivre des r\u00e8gles communes. Les processus et les missions des acheteurs restent assez semblables d\u2019une structure \u00e0 une autre. Les SI Achats doivent donc couvrir les principales \u00e9tapes du processus.<\/p>\n

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  1. \n

    G\u00e9rer et anticiper les besoins<\/h3>\n<\/li>\n<\/ol>\n

    S\u2019il y a bien une mission commune \u00e0 tous les acheteurs ayant un fort impact sur toute la suite du processus, c\u2019est le recueil et la gestion des besoins. Les acheteurs doivent r\u00e9colter et recenser l\u2019ensemble des besoins<\/strong> en lien avec le prescripteur, les lister pour \u00e9laborer des strat\u00e9gies d\u2019achats adapt\u00e9s<\/strong> et les planifier dans le temps<\/strong>.<\/p>\n

    Tout cela peut prendre un temps consid\u00e9rable \u00e0 faire manuellement. Raison pour laquelle certains services achats ne parviennent pas \u00e0 terminer leur programmation dans les temps voulus, bien qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019un outil strat\u00e9gique pour pr\u00e9parer ses march\u00e9s. Votre futur SI Achat public doit donc comporter un module d\u00e9di\u00e9 \u00e0 cette \u00e9tape.<\/p>\n

    \n

    \ud83d\udca1 Bon \u00e0 savoir<\/strong> : Sur Silex, par exemple, vous pouvez recenser tous vos besoins en collaborant avec les services prescripteurs et identifier facilement des opportunit\u00e9s de mutualisation<\/strong>. Cette programmation vous permettra \u00e9galement de r\u00e9aliser automatiquement votre computation des seuils<\/strong>, par anticipation donc et non \u00e0 posteriori sur les d\u00e9penses engag\u00e9es. Id\u00e9alement le SIA doit vous permettre de g\u00e9rer les strat\u00e9gies d\u2019allotissement<\/strong> et de r\u00e9aliser facilement vos allotissements, \u00e0 l\u2019image de la solution propos\u00e9e par Silex aux acheteurs publics.<\/p>\n<\/blockquote>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

    G\u00e9rez vos processus achats de bout en bout avec Silex !<\/h3><\/div>

    D\u00e9couvrez comment Silex aident les organisations Achats publiques<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>

    Demandez-nous une d\u00e9mo<\/span><\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>

    2. G\u00e9rer et suivre les proc\u00e9dures de march\u00e9s publics<\/h3>\n

    Les proc\u00e9dures aff\u00e9rentes \u00e0 un achat public sont souvent plus longues et lourdes que celles du secteur priv\u00e9. En effet, d\u00e8s la survenance du besoin, des \u00e9tapes r\u00e9glementaires doivent \u00eatre anticip\u00e9s pour anticiper la proc\u00e9dure et le choix contractuel par exemple. Nous l\u2019avons mentionn\u00e9, l\u2019anticipation et la planification sont des facteurs cl\u00e9s de r\u00e9ussite dans les achats. Un bon SIA doit vous permettre de planifier le lancement de vos proc\u00e9dures<\/strong>, les diff\u00e9rentes \u00e9tapes et d\u2019\u00e9tablir un plan de charge<\/strong>. Il est \u00e9galement pr\u00e9f\u00e9rable de privil\u00e9gier un outil permettant de g\u00e9rer les acc\u00e8s de mani\u00e8re \u00e0 collaborer facilement<\/strong> et \u00e0 affecter des responsables \u00e0 chaque \u00e9tape.<\/p>\n

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    \ud83d\udca1Bon \u00e0 savoir <\/strong>: Sur Silex, les utilisateurs disposent d\u2019un outil complet de planification et de gestion des planning leur permettant de collaborer sur leur projet d\u2019achat et d\u2019anticiper toutes les \u00e9tapes de leur proc\u00e9dure. Un responsable est assign\u00e9 \u00e0 chaque \u00e9tape avec les dates d\u2019\u00e9ch\u00e9ances \u00e0 respecter. Le statut indique si l\u2019\u00e9tape ou la t\u00e2che a \u00e9t\u00e9 compl\u00e9t\u00e9e, si elle est en cours de r\u00e9alisation ou en retard. Chacun peut ainsi suivre l\u2019avancement du projet et communiquer directement des informations depuis la plateforme.<\/p>\n

    Par ailleurs, le plan de charge permet \u00e0 l\u2019administrateur de visualiser tous les projets d\u2019achats. Gr\u00e2ce \u00e0 cette vue compl\u00e8te, il peut attribuer plus facilement un responsable \u00e0 chaque projet, une fois qu\u2019une intention d\u2019achat a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9e.<\/p>\n<\/blockquote>\n

    3. Optimiser le sourcing<\/strong><\/h3>\n

    Le sourcing est une des t\u00e2ches les plus chronophages du m\u00e9tier d\u2019acheteur<\/strong>, mais c\u2019est aussi l\u2019une des plus importantes. Le sourcing est un des meilleurs leviers dont les acheteurs disposent pour renforcer leur attractivit\u00e9 et am\u00e9liorer la mise en concurrence, mais il doit \u00eatre bien ex\u00e9cut\u00e9 pour respecter les principes de la commande publique.<\/p>\n

    Les solutions achats publics peuvent aider les acheteurs \u00e0 gagner du temps sur cette \u00e9tape cl\u00e9 en les aidant \u00e0 identifier de nouveaux fournisseurs, \u00e0 s\u2019informer sur les op\u00e9rateurs \u00e9conomiques, \u00e0 demander des renseignements, mais aussi \u00e0 communiquer leurs besoins et \u00e0 am\u00e9liorer la tra\u00e7abilit\u00e9.<\/p>\n

    4. Suivre vos fournisseurs<\/h3>\n

    Selon la taille de votre organisation et de votre base fournisseurs, il peut \u00eatre int\u00e9ressant de g\u00e9rer et analyser ses fournisseurs depuis votre solution Achat. Avoir une meilleure connaissance de vos fournisseurs peut vous aider \u00e0 mieux piloter vos relations<\/strong>, \u00e0 \u00e9valuer votre performance sociale et environnementale<\/strong>, mais aussi \u00e0 piloter le risque<\/strong>.<\/p>\n

    Sur Silex, votre r\u00e9f\u00e9rentiel de fournisseurs est automatiquement enrichi par des donn\u00e9es<\/strong> open data pour vous apporter plus de renseignements (typologie d\u2019entreprise, chiffre d\u2019affaires, participation \u00e0 des consultations de march\u00e9s publics, appartenance \u00e0 l\u2019ESS, etc.). Ce suivi automatis\u00e9 \u00e9vite \u00e9galement d\u2019avoir \u00e0 collecter, traiter et mettre \u00e0 jour toutes ces donn\u00e9es manuellement.<\/p>\n

    5. G\u00e9rer vos contrats et anticiper les \u00e9ch\u00e9ances<\/h3>\n

    Une autre fonctionnalit\u00e9 courante des SI Achats est la gestion des contrats. Les acheteurs doivent pouvoir acc\u00e9der \u00e0 une base centralis\u00e9e des contrats et de g\u00e9rer les cycles de vie de ces derniers, d\u2019anticiper les renouvellements et de partager les informations essentielles avec d\u2019autres utilisateurs.
    \nLa gestion des contrats et des fournisseurs sur une solution unique permet de lier les informations et faciliter la navigation d\u2019une information \u00e0 une autre pour les utilisateurs. Ils pourront ainsi consulter tous les contrats li\u00e9s \u00e0 un fournisseur par exemple.<\/p>\n

    6. Suivre les performances<\/h3>\n

    \u201cCe qui ne peut pas \u00eatre mesur\u00e9, ne peut pas \u00eatre g\u00e9r\u00e9\u201d, c\u2019est en ces termes que Peter Drucker nous rappelle que l\u2019am\u00e9lioration de la performance achats passe obligatoirement par un suivi rigoureux de ses indicateurs. \u00c0 l\u2019\u00e8re des Spaser, m\u00eal\u00e9s \u00e0 de nombreux objectifs \u00e9conomiques, l\u2019outil SI Achat est au c\u0153ur du dispositif et doit \u00eatre adapt\u00e9 pour permettre le bon suivi des principaux indicateurs. Votre syst\u00e8me d\u2019information doit imp\u00e9rativement vous permettre de suivre les donn\u00e9es cl\u00e9s<\/strong> sur vos diff\u00e9rents march\u00e9s et de r\u00e9aliser des reportings<\/strong>. La plupart des solutions int\u00e8grent des tableaux de bords et des cartographies pour suivre en temps r\u00e9el votre activit\u00e9.<\/p>\n

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    \ud83d\udca1Bon \u00e0 savoir :<\/strong> Sur Silex, vous pouvez par exemple suivre l\u2019\u00e9volution de votre base de fournisseurs<\/strong>, les performances de vos projets d\u2019achats en cours ou r\u00e9alis\u00e9s et vous pouvez piloter vos objectifs d\u00e8s votre programmation<\/strong> pour vous assurer que vous prenez la bonne direction. Pour le suivi de performance de vos achats, vous b\u00e9n\u00e9ficiez de deux niveaux d\u2019analyse<\/strong>, l\u2019un op\u00e9rationnel (suivi des gains par cat\u00e9gories, de l\u2019atteinte des objectifs\u2026), l\u2019autre strat\u00e9gique (quels types de structures, o\u00f9 sont-elles r\u00e9parties\u2026). Ces tableaux de bord personnalisables<\/strong> vous permettront de r\u00e9aliser des analyses pointues et de mettre en lumi\u00e8re les points cl\u00e9s.<\/p>\n<\/blockquote>\n

    Quels sont les avantages de la mise en place d’un SI Achat public ?<\/h2>\n

    Fluidifier les processus<\/h3>\n

    L\u2019utilisation d\u2019un SI Achat Public apporte plus de fluidit\u00e9 et de performance op\u00e9rationnelle. Le SIA permet de cr\u00e9er un flux de travail unifi\u00e9 entre les diff\u00e9rents processus et de visualiser l\u2019avancement des projets. Les acheteurs profitent d\u2019une parfaite lisibilit\u00e9 sur leur activit\u00e9 et gagnent en efficacit\u00e9.<\/p>\n

    Profiter d\u2019une vision consolid\u00e9e pour piloter sa politique d\u2019achat<\/h3>\n

    Gr\u00e2ce \u00e0 une vision holistique sur les achats et les fournisseurs, les directions achats gardent le contr\u00f4le sur toute l\u2019activit\u00e9. Les outils d\u2019analyse de donn\u00e9es et de reporting augmentent leur capacit\u00e9 d\u2019analyse pour des prises de d\u00e9cisions plus \u00e9clair\u00e9es<\/strong>. Lors de la r\u00e9alisation d\u2019un SPASER, par exemple, les \u00e9quipes achats sont amen\u00e9es \u00e0 dresser un \u00e9tat des lieux de leurs achats et \u00e0 identifier des opportunit\u00e9s pour d\u00e9velopper les achats responsables.<\/p>\n

    Par exemple, les collectivit\u00e9s qui utilisent Silex, s\u2019appuient sur nos fonctionnalit\u00e9s et nos donn\u00e9es pour construire leur SPASER, chercher des fournisseurs et suivre leurs objectifs plus facilement.<\/p>\n

    Faciliter la collaboration et la gestion de projet<\/h3>\n

    Un SI Achats public peut vous aider \u00e0 anticiper les diff\u00e9rentes \u00e9ch\u00e9ances d\u2019un projet<\/strong>, tout en attribuant certaines t\u00e2ches \u00e0 des collaborateurs internes ou externes \u00e0 l\u2019organisation Achats. De cette mani\u00e8re, chacun sait \u00e0 quel moment intervenir et peut suivre l\u2019avancement du projet. La personne en charge du projet pourra \u00e9galement voir s\u2019il avance comme pr\u00e9vu et identifier les \u00e9tapes qui freinent le processus.<\/p>\n

    \u00c0 travers le SIA, il est \u00e9galement possible de partager des informations<\/strong> que ce soit au sein d\u2019une m\u00eame \u00e9quipe, entre les diff\u00e9rents services achats ou m\u00eame avec d\u2019autres parties prenantes (prescripteurs, service juridique, fournisseurs) ce qui facilite la communication en interne.<\/p>\n

    Contr\u00f4ler les d\u00e9penses<\/h3>\n

    La centralisation des donn\u00e9es achats offre une vue d\u2019ensemble sur les diff\u00e9rents postes de d\u00e9penses. Il devient plus facile d\u2019identifier des opportunit\u00e9s d\u2019optimisation des co\u00fbts<\/strong>, par exemple lorsque des achats peuvent \u00eatre regroup\u00e9s chez le m\u00eame fournisseur. \u00c0 l\u2019inverse, ce niveau d\u2019analyse permet \u00e9galement de pr\u00e9venir des situations de d\u00e9pendances \u00e9conomiques.<\/p>\n

    Accro\u00eetre la conformit\u00e9<\/h3>\n

    Les achats publics sont soumis \u00e0 de nombreuses exigences qui peuvent alourdir le processus. Les services achats doivent \u00e0 la fois assurer la conformit\u00e9 de leurs proc\u00e9dures, mais aussi celle de leur fournisseur en r\u00e9alisant tous les contr\u00f4les n\u00e9cessaires.<\/p>\n

    Avec un SIA adapt\u00e9 \u00e0 la commande publique, vous pouvez faciliter les contr\u00f4les et v\u00e9rifications<\/strong> ainsi que l\u2019acc\u00e8s et le partage de documents pour simplifier le suivi de conformit\u00e9 et \u00e9carter tout risque juridique.<\/p>\n

    Am\u00e9liorer la visibilit\u00e9 des achats<\/h3>\n

    Les organisations Achats publiques ont parfois des difficult\u00e9s \u00e0 communiquer efficacement sur leurs actions<\/strong> car elles manquent de donn\u00e9es et d\u2019\u00e9l\u00e9ments concrets pour d\u00e9montrer leur apport. Elles ont pourtant un r\u00e9el impact. Il est donc dommage de passer \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de cette opportunit\u00e9.<\/p>\n

    Sur un SI Achat Public, toute l\u2019activit\u00e9 doit pouvoir \u00eatre facilement suivie. Il doit faciliter l’acc\u00e8s ces donn\u00e9es<\/strong> et id\u00e9alement int\u00e9grer des outils de visualisation<\/strong> pour mieux les exploiter.<\/p>\n

    En se digitalisant, la fonction Achats peut parvenir \u00e0 plus de transparence et \u00e0 une meilleure communication pour se transformer en une fonction leader dont la valeur ajout\u00e9e est reconnue par les autres directions.<\/p>\n

    Envie d\u2019en savoir plus sur la mani\u00e8re dont Silex aident les organisations publiques \u00e0 g\u00e9rer leur processus achat ? Demandez directement une d\u00e9monstration<\/a> gratuite \u00e0 l\u2019un de nos experts !<\/em><\/p>\n

    Sources :\u00a0<\/strong><\/p>\n