L’IA fait depuis longtemps parler d’elle dans les Achats, mais encore peu de directions Achats ont commencé à mettre en place des outils qui l’utilisent. Un des principaux freins est lié au manque de retour d’expérience et de connaissance sur les applications concrètes. Pourtant, ils perçoivent les bénéfices que cela pourrait apporter à leur organisation, notamment en termes d’optimisation des processus, d’exploitation de la donnée ou de réduction des coûts.
Dans cet article vous retrouverez quatre exemples concrets des usages de l’IA, mais d’abord retour sur les objectifs de son utilisation.
Quels objectifs remplit l’IA dans les achats ?
L’usage de l’intelligence artificielle a de nombreux avantages pour les services Achats. Elle permet de remédier au manque de ressources et de mener à plus de performance, notamment dans une conjoncture économique difficile. Nous allons voir comment.
Améliorer l’efficacité des processus
Le processus achat est à la fois complexe et nécessite de traiter un grand volume de données, souvent dispersées. L’IA peut réaliser automatiquement les tâches les plus chronophages, et plus efficacement en réduisant le risque d’erreurs.
Optimiser le traitement et l’analyse des données
Les IA sont capables d’analyser de grands volumes de données, faisant d’elles des outils puissants au service des équipes achats. Grâce à l’exploitation des données, les acheteurs peuvent mieux maîtriser les risques, optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs, améliorer leur performance achat, développer des stratégies plus efficaces et s’adapter aux conditions fluctuantes des marchés.
Améliorer la gestion des fournisseurs et des projets d’achats
Grâce à ces avancées, les acheteurs peuvent suivre de manière étroite l’avancée des procédures, et réduire les risques liés au retard de paiement, aux fraudes, etc. Par exemple, l’analyse automatique des données permet de détecter lorsqu’un contrat arrive à échéance pour lancer la procédure de renouvellement. Par ailleurs, un meilleur suivi des fournisseurs permet d’améliorer la relation fournisseurs et de détecter d’éventuels signaux de risques.
Comment utiliser l’IA dans les Achats : les cas d’usage
1. Analyse des catégories de dépenses
Le cabinet de conseil Gartner a identifié l’analyse des catégories de dépenses comme l’un des cas d’usage les plus probants de l’IA dans les achats. Beaucoup d’organisations peinent encore à connaître réellement où sont allouées leurs dépenses. L’IA peut les aider à les analyser et à les rationaliser. En s’appuyant sur ces analyses, les équipes achats peuvent identifier et mieux maîtriser les achats dits sauvages, rationaliser la gestion des dépenses, identifier des hausses de prix pour changer de stratégie de sourcing, ou encore identifier plus facilement les catégories de dépenses qui représentent un risque plus important.
2. Sourcing fournisseurs
Nous parlons régulièrement du sourcing fournisseurs car c’est effectivement un des cas d’usage où l’IA apporte le plus de valeur ajoutée. En effet, cette tâche stratégique est complexe et fastidieuse, mais l’usage des technologies permet d’y consacrer beaucoup moins de temps. Les services achats peuvent ainsi étendre la pratique du sourcing à plus de projets d’achats, notamment les achats stratégiques mais pas seulement.
Les IA, telles que celles utilisées chez Silex, peuvent analyser une grande quantité de données et fournir une liste de fournisseurs potentiels, répondant aux critères précisés par l’acheteur, en seulement quelques minutes. Les services achats peuvent ainsi rapidement obtenir un panel fournisseurs et accèdent à des informations précieuses pour faire leur choix, telles que des données sur la santé financière des fournisseurs, des données juridiques, mais aussi des données liées à la conformité, à l’innovation ou encore à la RSE.
3. Analyse des contrats
L’analyse des contrats est également levier important pour générer de valeur. L’IA peut analyser automatiquement tous les contrats, détecter d’éventuelles anomalies, des clauses abusives et des problèmes de conformité, libérant les équipes Achats et Juridiques et en réduisant le risque d’erreur.
Les équipes achats peuvent aller encore plus loin en exploitant les capacités de l’IA pour étudier l’impact d’une nouvelle clause dans les contrats, mais aussi pour anticiper les renouvellements ou justement empêcher un contrat de se renouveler automatiquement.
4. Risques fournisseurs
L’intelligence artificielle a également un rôle crucial à jouer dans la gestion du risque fournisseurs. Aujourd’hui, certaines IA peuvent détecter en temps réel n’importe quel changement qui survient chez un fournisseur et évaluer si ce dernier peut générer ou amplifier un risque existant. Les organisations achats peuvent ainsi éviter de poursuivre une relation commerciale qui pourrait leur porter préjudice.
Les acheteurs peuvent détecter rapidement des manquements du fournisseur, des disruptions sur la chaîne d’approvisionnement ou des problèmes financiers qui pourraient avoir des répercussions et recevoir automatiquement des alertes. Par exemple :
- des dépenses anormales
- des irrégularités de prix
- des suspicions de fraude
- des erreurs contractuelles
La gestion du risque, qui est devenu un enjeu majeur, est une application de l’IA qui devrait se développer de plus en plus au sein des services Achats qui souhaitent maintenir leurs performances.
Et ChatGPT dans tout ça ?
ChatGPT a suscité beaucoup d’engouement et de fascination à son arrivée, ainsi que certaines craintes, mais il s’est rapidement fait une place dans le monde du travail. D’ailleurs, les achats peuvent tirer parti de ChatGPT, même si l’outil possède également quelques limites.
Il est possible d’utiliser ChatGPT pour rechercher de nouveaux fournisseurs en complément de votre process de sourcing. Vous pouvez, par exemple demander à l’IA de vous renseigner sur la réputation et les avis qu’une entreprise a suscité en ligne. L’IA pourra collecter des informations provenant de sources diverses telles que des articles de presse ou des avis laissés par des clients. Si l’outil peut vous aider dans vos recherches, il faut tout de même prendre ces informations avec des pincettes, car ChatGPT ne donne pas ses sources aux utilisateurs et peut fournir des informations erronées ou obsolètes. Par ailleurs, ChatGPT n’est pas un outil de sourcing et ne peut donc pas assurer la traçabilité, le suivi et le pilotage de sourcing tel qu’une solution dédiée le ferait.
Au-delà du sourcing, ChatGPT peut également apporter une aide dans la rédaction de documents tels qu’un cahier des charges, des ébauches des dossiers d’appels d’offres ou de contrats. L’outil peut également aider à créer des rapports et des analyses personnalisées. Il est cependant conseillé d’être vigilant quant aux informations fournies au modèle de langage pour éviter la fuite de données.
Ayant toujours eu à cœur d’intégrer les dernières innovations technologies de manière pertinentes répondre aux attentes de ses utilisateurs, Silex travaille actuellement sur l’intégration de ChatGPT à ses solutions.
Aujourd’hui, Silex collecte des données certifiées et mises à jour en temps réel sur des millions d’entreprises pour aider les acheteurs à prendre les meilleures décisions d’achats. Pour en savoir plus sur nos différentes solutions, n’hésitez pas à nous contacter.
