De toutes les nouvelles technologies, l’intelligence artificielle représente l’opportunité la plus intéressante pour les Achats. Aujourd’hui, les IA sont capables de comprendre, d’apprendre et d’évoluer. Leur utilisation dans le contexte des achats peut apporter à votre organisation des bénéfices allant bien au-delà du gain de temps et d’énergie pour les équipes.
La capacité de traitement et d’analyse de gros volume de données, ainsi que l’automatisation peut améliorer différents aspects et étapes du processus achats. L’objectif de l’IA pour les organisations est d’aider à la prise de décision, mais aussi d’améliorer l’allocation des ressources et l’efficacité opérationnelle. Les acheteurs peuvent profiter des nouvelles applications de l’IA pour résoudre des problèmes complexes et améliorer l’efficacité de leurs actions.
Quels bénéfices l’intelligence artificielle peut-elle apporter à votre organisation Achats ?
Selon une étude d’Axys Consultant, seuls 15 % des directeurs achats ont déjà mis en place des applications de l’IA, et 43 % disent avoir commencé à se pencher sur le sujet. Même si l’intelligence artificielle reste relativement nouvelle dans les achats, ses bénéfices apparaissent déjà clairement. Elle est plus efficace, plus rapide et élimine les risques d’erreurs humaines. Son utilisation apporte de l’innovation et de l’agilité à une fonction souvent empêtrée dans la lourdeur des procédures, et limitée par le manque de ressources pour traiter efficacement la donnée.
1. Optimisation des processus achats
Le gain de temps et d’efficacité dans les processus opérationnels est l’un des bénéfices les plus attendus de l’IA dans les achats. D’ailleurs, de nombreuses applications permettent déjà de libérer les acheteurs et responsables approvisionnement de tâches manuelles et répétitives. Les bénéfices sont immédiatement ressentis :
- une productivité accrue ;
- une accélération du cycle de l’achat ;
- une réduction de la charge administrative.
Résultats, les collaborateurs peuvent traiter plus rapidement plus de demandes tout en ayant plus de temps pour se concentrer sur les activités à valeur ajoutée : définition et mise en œuvre des stratégies d’achats, sourcing de fournisseurs, innovation, analyse des catégories d’achats, etc.
2. Une meilleure qualité et exploitation de la donnée
Le métier d’acheteur a toujours été intrinsèquement lié à la gestion de la donnée, mais les capacités humaines atteignent rapidement leur limite lorsqu’il s’agit d’exploiter une grande quantité d’informations. L’IA s’avère être le meilleur assistant de l’acheteur pour traiter rapidement et efficacement d’importants volumes de données. Dans un environnement imprévisible, cette compétence devient indispensable.
L’IA permet de gagner un temps précieux en segmentant les informations, en évaluant la qualité et la véracité des données, et en faisant des rapprochements pour extraire les informations les plus pertinentes. L’IA s’avère le meilleur allié des acheteurs lors de la digitalisation de la fonction achats.
Cela peut être particulièrement utile dans la gestion des fournisseurs ou la classification des données de dépenses. Par exemple, l’IA peut notamment identifier des écarts de prix entre deux articles identiques mais référencés sous des noms différents dans deux bases de données distinctes. Cette analyse peut aider les achats à évaluer des sources de gains potentiels. Selon une étude de Deloitte, les projets utilisant l’IA pour classifier (automatiquement) les dépenses obtiennent un taux de précision de 97 % en moyenne.
3. Aide à la prise de décision
L’intelligence artificielle utilise des algorithmes et des outils d’analyse complexes pour analyser en temps réel de vaste quantité de donnée. Elles peuvent identifier des fournisseurs potentiels en analysant les données du marché fournisseurs ou encore recommander un fournisseur plutôt qu’un autre lors d’un appel d’offres. Elle peut donc être une aide précieuse à la décision, bien que la supervision humaine reste nécessaire. À la fin, c’est bien à l’acheteur de trancher, car les IA ne disposent pas des qualités humaines permettant de prendre en compte l’éthique, la morale ou encore l’empathie dans le processus de décision.
Le rôle de l’acheteur consiste alors notamment à fournir à l’IA ses critères et contraintes, de lui indiquer les bonnes sources à utiliser et les informations à vérifier. Comprendre le fonctionnement des IA et savoir les utiliser peut devenir un atout dans les achats.
L’accès et l’analyse des informations en temps réel sont essentiels dans un environnement qui évolue continuellement. Les organisations achats utilisant l’IA augmenteront leur capacité à adapter rapidement leur stratégie en prenant des décisions basées sur l’analyse de données.
4. Réduction des coûts
L’un des bénéfices majeurs et les plus recherchés de l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les achats est la baisse des coûts. L’IA facilite le travail de l’acheteur en l’aidant entre autres à :
- analyser ses catégories d’achats pour identifier de nouveaux leviers d’optimisation des dépenses
- identifier de nouvelles sources d’approvisionnement plus économiques
- optimiser ses panels et sa base fournisseurs
- effectuer un sourcing plus efficace et améliorer la mise en concurrence pour obtenir des réductions
- obtenir des informations précieuses sur les fournisseurs pour faciliter la négociation
- éviter les achats sauvages en automatisant les processus
L’utilisation de l’IA appliquée au sourcing fournisseurs permet d’obtenir des gains économiques de l’ordre de 5 % à 10 %. Dans certains cas, la participation d’un seul fournisseur supplémentaire à l’appel d’offres suffit à faire réduire le prix de près de moitié selon le bien ou service acheté.
5. Renforcer la compétitivité
En utilisant l’IA dans votre organisation, vous pourrez prendre de l’avance sur vos concurrents et améliorer votre compétitivité, car l’optimisation du processus achat a des répercussions positives sur toute l’activité. La fonction Achats devient plus agile et plus résistante aux changements, tout en étant capable d’apporter rapidement les solutions les plus performantes. Grâce à l’IA, les Achats peuvent réaliser des économies, choisir des fournisseurs plus responsables et qui présentent moins de facteurs de risques, anticiper les évolutions du marché et les facteurs de perturbations, et ainsi démontrer leur expertise. L’IA devient ainsi un véritable levier stratégique pour piloter l’activité achats, apporter de la valeur ajoutée et maximiser les profits.
Deux exemples concrets pour tirer un maximum de profit de l’IA
Gestion du risque
L’IA peut améliorer le suivi des fournisseurs et détecter de potentielles incohérences, des mécanismes de fraudes ou des problèmes liés à la conformité. Elle peut également évaluer les facteurs de risques concernant le fournisseur grâce à l’analyse de données. L’IA sécurise votre activité achats et permet de prendre rapidement les mesures nécessaires pour se protéger contre les risques financiers, juridiques, opérationnels ou encore réputationnels.
Chez Silex, notre solution de gestion des fournisseurs permet à nos utilisateurs de centraliser, enrichir et mettre à jour en temps réel toutes leurs données fournisseurs pour assurer un suivi dynamique et un meilleur contrôle des fournisseurs. À travers cette source unique d’information, nos utilisateurs disposent d’une visibilité 360° sur leurs fournisseurs. La solution dispose également de fonctionnalités pour mieux détecter et maîtriser les risques, notamment par la réception d’alertes.
Sourcing fournisseurs
Le sourcing et la découverte fournisseurs font partie des cas d’usage où l’IA apporte le plus de valeur ajoutée. Cette tâche est longue, complexe et fastidieuse à réaliser sans outil. Il peut également être difficile de trouver les sources pertinentes pour rechercher des fournisseurs et obtenir des informations claires et fiables sur eux. Le sourcing, et tout particulièrement la constitution des panels de fournisseurs face à des besoins toujours plus contraignants, est un travail de longue haleine, car les données peuvent être dispersées ou difficilement vérifiables. Il est généralement nécessaire de combiner plusieurs méthodes de recherche pour réaliser un sourcing exhaustif et identifier les prestataires potentiels. Dans les faits, les acheteurs ont rarement assez de temps pour s’y consacrer.
Notre solution de sourcing basée sur l’IA et la donnée permet aux acheteurs de gagner un temps précieux sur cette phase de l’achat, et d’identifier des fournisseurs qu’ils n’auraient pas pu trouver autrement. Silex collecte et met à jour en temps réel des données provenant de l’open data, enrichies par des sources de données additionnelles pour faciliter la phase de préqualification et aider les acheteurs à sélectionner les fournisseurs les plus pertinents. Disponible en mode SaaS, cette solution est rapide à déployer et peut facilement se connecter avec vos outils existants.
Silex simplifie vos procédures d’achats et centralise toutes les données nécessaires pour un meilleur contrôle et pilotage de votre activité. Pour en savoir plus, demandez une démo.
Sources :
- https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/with-artificial-intelligence-find-new-suppliers-in-days-not-months
- https://www.axys-consultants.com/blog/achats/etude-acheteur-augmente
- https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/ca/Documents/deloitte-analytics/ca-en-omniaai-supplychain-pov-aoda.pdf
