La mise en place et l’optimisation du processus Achats sont des tâches essentielles dans le métier d’acheteur. Cependant, entre les projets en cours, ceux qu’il faut anticiper et les tâches qui surviennent du jour au lendemain, il peut être difficile de prendre du temps pour chaque étape, et notamment celles les plus en amont du processus. Elles ont pourtant une importance significative car elles permettent de gagner du temps par la suite et de parvenir à une gestion efficace des Achats !
Cet article présente les 6 étapes essentielles du processus d’achats et comment les optimiser.
Quelles sont les 6 étapes du processus d’achat ?
Le processus Achat est souvent défini comme l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise de disposer des biens et services essentiels à la conduite de ses activités. Il se décompose en six étapes clés, stratégiques pour améliorer la performance de l’achat : la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, la phase d’appel d’offres, l’analyse des offres et la sélection des fournisseurs, la négociation et enfin la rédaction et la signature du contrat.
À noter : nous évoquons ici les étapes amont du processus d’achat, c’est-à-dire la phase appelée « source-to-contract », et non les étapes suivant la signature du contrat qui concernent notamment la commande et la facturation.
1. Identification et définition du besoin
La première étape du processus achats en entreprise consiste à définir et préciser le besoin émanant d’un prescripteur interne. Le rôle de l’acheteur est de l’écouter et de cerner les enjeux de ce besoin pour en comprendre toutes les spécificités afin de rédiger un cahier des charges en adéquation avec ses attentes. Si le besoin a été transcrit de manière détaillée dans le cahier des charges, les fournisseurs n’auront qu’à y répondre point par point pour réaliser leurs offres.
Dans certains cas, il est préférable de rédiger un cahier des charges fonctionnel, qui contient moins de spécificités, pour permettre aux fournisseurs potentiels de proposer des solutions différentes pour répondre au besoin. Cette méthode est à privilégier pour stimuler l’innovation, par exemple, ou bien tout simplement pour pouvoir faire son choix parmi un spectre d’offres plus variées.
Un bon cahier des charges doit fixer un cadre aux fournisseurs tout en restant réaliste par rapport à leurs capacités et compétences. Il est donc nécessaire de bien connaître le marché pour qu’il corresponde à l’offre existante. C’est notamment un enjeu important dans la commande publique, car cela peut avoir un impact direct sur le nombre de candidatures aux marchés.
2. Recherche et consultation des fournisseurs
La seconde étape du processus consiste à rechercher les fournisseurs potentiels pouvant répondre au besoin en fonction de la stratégie d’achat qui a été décidée. Cette étape peut être rapide si l’entreprise a déjà travaillé avec un fournisseur compétent pour répondre à ce besoin. Sinon, il faut procéder à un sourcing pour trouver de nouveaux fournisseurs.
Le sourcing consiste à explorer les possibilités du marché en fonction de différents critères pour réaliser une présélection des fournisseurs potentiels. Il permet également d’étudier la structure du marché, le positionnement de chaque fournisseur et leurs rapports de force. Pour pouvoir réaliser l’évaluation et la comparaison des fournisseurs, l’acheteur doit d’abord collecter et analyser de nombreuses informations. Pour cela, il peut effectuer une demande d’informations directement auprès des fournisseurs.
À ce stade, les critères de sélection peuvent inclure :
- zone géographique
- santé financière de l’entreprise
- type d’entreprise (PME, ETI, etc.)
- critères RSE (ex : appartenance à l’ESS)
- vérification des certifications, labels, etc.
La demande des certifications durant cette étape du processus achat, telle que la norme ISO 9001, permet de vérifier la capacité de l’entreprise à s’inscrire dans une démarche qualité pour répondre au mieux aux besoins de ses clients. Veillez également à vérifier les homologations des fournisseurs avant de lancer l’appel d’offres.
Ces contrôles permettent de détecter au plus tôt certains signaux d’alarme, et ainsi d’éviter de préqualifier un fournisseur à risque, ou qui ne correspond pas à vos critères.
3. Lancement de l’appel d’offres
Après avoir sélectionné vos fournisseurs, vous pouvez passer à la phase de l’appel d’offres. La personne ou l’équipe en charge doit suivre le bon déroulement de la procédure et s’assurer que les fournisseurs aient bien compris le besoin. Il peut s’agir de l’acheteur lui-même ou du service prescripteur, par exemple.
Le dossier d’appel d’offres doit notamment contenir les éléments suivants :
- les termes qui régissent l’appel d’offres et la date de dépôt du dossier ;
- le cahier des charges à compléter ;
- les termes et conditions de la contractualisation ;
- un questionnaire visant à recueillir les informations nécessaires sur les fournisseurs ;
- des annexes, si nécessaire.
L’appel d’offres est une étape essentielle pour la gestion des achats. Il existe d’ailleurs des solutions permettant d’automatiser et de simplifier cette phase du processus achat. Elles vous aideront à suivre plus facilement la procédure, à assurer une meilleure traçabilité et à analyser les offres.
4. Analyse des offres et sélection des fournisseurs
Après réception des candidatures, vous pourrez analyser les offres et choisir votre futur fournisseur. Pour choisir la meilleure offre, il faut prendre en compte plusieurs éléments tels que le coût d’acquisition, la qualité du produit ou du service fourni, les capacités d’innovation, les délais de livraison ou de mise à disposition, la fiabilité du fournisseur et des différentes parties prenantes dans la chaîne d’approvisionnement pour éviter les risques de rupture d’approvisionnement. Les critères à prendre en compte sont définis en amont avec le service prescripteur ou utilisateur.
5. Négociation (qualité, coût, délais)
La négociation avec le fournisseur est déterminante pour réussir l’achat et établir une relation pérenne avec son fournisseur. Cette négociation porte principalement sur l’achat lui-même et le triptyque QCD (qualité-coûts-délais).
La préparation est cruciale pour réussir une négociation. Par ailleurs, le rapport de force avec le fournisseur aura un impact important sur celle-ci. Définissez vos priorités et objectifs, identifiez vos leviers pour négocier. Veillez également à définir au préalable des seuils à ne pas franchir pour obtenir un accord acceptable.
La négociation peut être abordée dans son ensemble ou bien être traitée point par point. Chaque point de la négociation doit être soutenu par un argumentaire, reposant sur des données et des faits, pour inciter le fournisseur à améliorer son offre. L’acheteur doit faire en sorte de diriger l’entretien tout au long de la négociation et être le premier à intervenir pour s’assurer de mener les discussions. Pour finir, il devra récapituler l’ensemble des points qui ont été négociés et réaliser un compte rendu que les deux parties devront signer.
6. Contractualisation et signature du contrat
La sélection du fournisseur et la négociation aboutissent naturellement à la phase de contractualisation. Cette étape sert à établir le contrat ou le bon de commande entre le fournisseur et l’entreprise. Plus simple que les étapes précédentes, il est tout de même conseillé de rester vigilant pour reprendre tous les éléments négociés précédemment et ne pas commettre d’oubli qui pourrait nuire à la relation commerciale.
Avant de finaliser le contrat, il faut également aborder les clauses plus techniques (remises annuelles, conditions du service après-vente, pénalités), mais aussi les points qui serviront en cas de litige, comme les conditions de rupture du contrat ou la juridiction compétente. Le contrat doit également contenir des informations relatives à l’identité de l’entreprise et du fournisseur, l’objet du contrat, le prix, la qualité requise, etc. Vous pouvez joindre une copie du cahier des charges en annexe. Après réception par chacune des parties, la signature du contrat scellera la relation commerciale.
Pourquoi optimiser son processus achats ?
L’optimisation du processus achat permet d’améliorer la performance achat et de faciliter la mise en œuvre des stratégies d’achats. Lorsque leur processus est bien rodé, les équipes Achats peuvent mieux prévenir les risques, réaliser plus de gains d’achats et assurer plus facilement la conformité en rapport les réglementations. Elles apportent donc une réelle valeur ajoutée à leur organisation. À l’inverse, l’absence d’un processus clair et défini peut être un facteur de ralentissement et de désorganisation.
La première étape pour mettre en place ou réévaluer son processus achats consiste à réaliser un audit complet. Suite à cela, vous pourrez savoir quelles étapes vous devez améliorer et chercher les solutions possibles, et notamment les logiciels achats qui vous permettront de vous aider dans cette tâche.
Pour réaliser cet audit, il faut suivre et évaluer certaines étapes du processus et mettre en place des indicateurs de performance achats ou KPI (key performance indicators) qui permettront de suivre les progrès réalisés. Le retour sur investissement (ROI) peut être un bon indicateur à suivre, par exemple. Il calcule le volume d’économies réalisées grâce au travail des achats rapportés à l’investissement que la fonction a reçu.
Questions fréquentes
Quelle différence entre le processus d’achats et d’approvisionnement ?
En prenant la définition commune du processus achats, citée plus haut, on peut se demander quelle est la différence avec le processus d’approvisionnement. L’ensemble du processus achats peut être séparé en deux phases :
- le processus amont de l’achat qui correspond à toutes les étapes que nous avons décrites, de la recherche à la contractualisation des fournisseurs ;
- la phase aval ou phase d’approvisionnement qui commence après la contractualisation et comprend seulement deux étapes : la commande, et le suivi
- de la réception et du contrôle des factures. On parle également de la phase procure-to-pay.
Le processus d’approvisionnement entraîne des problématiques différentes sur la gestion des stocks et la gestion des processus d’autorisation des dépenses, par exemple. La comptabilité est également impliquée lors de ces étapes d’approvisionnement, car elle effectue l’enregistrement des opérations d’achats et le paiement des fournisseurs.
De nombreuses solutions proposent d’automatiser les tâches procure-to-pay, telles que l’émission de bons de commande ou le paiement des factures. Elles font gagner du temps et réduisent le risque d’erreur sur ces étapes indispensables, mais à faible valeur ajoutée. Il existe également de plus en plus de solutions achats qui permettent d’optimiser les étapes du processus amont de l’achat, tels que le sourcing et la préqualification des fournisseurs.
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