Aujourd’hui, la digitalisation des achats reste une priorité pour de nombreuses organisations car elle engendre de nombreux bénéfices : augmentation de la productivité, amélioration de la visibilité sur les achats, optimisation du pilotage stratégique, qualité de la donnée, etc. Mais, le processus de transformation digitale est encore loin d’être achevé dans la plupart des organisations. En quoi consiste la digitalisation des achats ? Quels objectifs sert-elle ? Et comment réussir sa transformation digitale ?
Qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
La digitalisation des achats est un processus qui consiste à mettre les avancées technologiques au service des objectifs de la fonction Achats. Elle commence par l’automatisation de certaines tâches et processus chronophages ou répétitifs jusqu’à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour réaliser des tâches plus complexes comme l’analyse de très grands volumes de données en très peu de temps.
Les outils de la digitalisation donnent aux acheteurs les moyens de réduire considérablement leur charge de travail et leur apportent les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions. Grâce à la digitalisation, les équipes achats accomplissent bien plus de tâches qu’auparavant et gagnent en performance.
Pourquoi parle-t-on de la digitalisation du processus d’achat ?
La digitalisation des achats concerne avant tout la digitalisation des tâches et étapes du processus achats les plus chronophages et apportant le moins de valeur ajoutée, tels que la collecte, la saisie et le traitement de données ou la gestion des contrats. Les acheteurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à réaliser des analyses et à établir des stratégies d’achats plus pertinentes.
Quel est le but de la digitalisation ?
L’un des principaux enjeux de la digitalisation des achats est de faire monter la fonction en maturité en simplifiant le travail des collaborateurs et améliorant la productivité. L’élimination des tâches automatisables liées à la gestion des achats est un levier majeur de performance car il permet aux acheteurs de se concentrer sur la création de valeur.
D’autre part, la digitalisation des achats permet de standardiser les pratiques et les méthodes de travail pour fluidifier le processus, optimiser les différentes étapes et réduire les risques d’erreur.
L’accès et la qualité de la donnée, la visibilité sur les achats et l’amélioration du contrôle sur les fournisseurs sont également des objectifs clé de la transformation digitale. En digitalisant les achats, les équipes peuvent appuyer leurs décisions et leurs stratégies sur les données vérifiées, et suivre plus efficacement les résultats de leurs actions afin d’adopter des actions correctrices si nécessaires. Ils bénéficient également d’informations clés, au bon moment pour suivre et gérer de manière optimale leurs relations fournisseurs.
La digitalisation offre aux acheteurs tous les outils et les informations nécessaires pour mieux maîtriser les coûts, se protéger des risques et à améliorer la résilience de leurs organisations.
Comment digitaliser la fonction achat ?
1. Faire un état des lieux de son processus achats
Pour réussir son projet de digitalisation des achats, il est essentiel de savoir d’où l’on part. La première étape consiste donc à réaliser un audit complet du processus achats, de le découper en étape, d’y intégrer les solutions existantes, les canaux et moyens de communication utilisés, mais aussi de connaître le rôle de chaque partie prenante notamment sur les process de validation.
Cet état des lieux permet d’identifier les points de friction et d’évaluer l’impact de la digitalisation. Le chargé de projet peut ainsi évaluer le niveau de digitalisation de son organisation et le comparer avec les possibilités actuelles offertes par l’automatisation pour digitaliser chaque tâche. Ainsi, il pourra évaluer quelles sont les meilleures opportunités.
2. Délimiter le périmètre du projet et les objectifs
Chaque organisation évolue dans un contexte propre, et doit déterminer les objectifs de la transformation digitale des achats à la fois au global, mais aussi pour chaque étape du processus visée par la digitalisation. Il faut exprimer clairement les besoins et les contraintes à respecter grâce à l’étude des pratiques existantes. Il est néanmoins important de garder une certaine souplesse puisqu’il faut également être prêt à adapter ses pratiques aux solutions qui seront retenues. Il faut donc se poser quelques questions avant de se lancer. Quelles sont les priorités ? Sur quels éléments est-il possible de faire des concessions ? Quels doivent être les atouts indispensables de la solution ?
3. Définir des KPI pour mesurer les résultats
Que vous soyez au début ou déjà plus avancée dans votre processus de digitalisation des achats, il faut définir des indicateurs de performance pour évaluer l’impact de la transformation. Il est conseillé d’évaluer différents aspects de la digitalisation. Cela peut être l’efficacité de la solution mise en place, par exemple, le gain temps observé dans la gestion de certaines procédures. Il est également conseillé de mesurer l’adoption de la solution mise en place, mais aussi les performances obtenues grâce à la digitalisation des achats (économies d’achats, réduction des risques, etc.).
4. Réaliser une roadmap pour avancer par étape
Il est généralement plus simple d’avancer étape par étape dans la digitalisation pour que la transformation se fasse en douceur et pour s’assurer d’avoir certains prérequis avant de passer à l’étape suivante. Généralement, les directions achats commencent par digitaliser leur processus procure-to-pay car cette phase est plus simple à automatiser et offre un retour sur investissement rapide.
Elles peuvent ensuite digitaliser les étapes amont du processus achat afin de mieux contrôler chaque étape et avoir une meilleure visibilité sur l’activité. Cela ne signifie pas pour autant que toutes les étapes sont automatisées, certaines peuvent encore nécessiter un effort humain. Les directions achats peuvent alors utiliser différents types de solution pour automatiser ces tâches et finalement intégrer des outils d’analyse et de visualisation de données (data analytics). Durant ce processus, il faut mesurer le rapport coût/bénéfice obtenu et calculer le ROI. Ce suivi vous permettra d’ajuster et améliorer votre projet pour faire évoluer la fonction achats en continu.
5. Accompagner le changement
La réussite d’un projet de digitalisation des achats ne repose pas uniquement sur les outils choisis, mais aussi en grande partie sur l’adoption et l’instauration de bonnes pratiques. Il faut s’assurer que les outils sont correctement utilisés et que les collaborateurs sont impliqués et suivent les nouvelles pratiques. Pour cela, il faut mettre l’accent sur les bénéfices attendus pour faciliter l’adoption de ces nouvelles solutions et accompagner ses équipes à l’aide de formation sur la digitalisation des achats et les nouveaux outils.
Quels sont les outils de la digitalisation ?
La digitalisation des achats repose sur différents types d’outils et de technologies utilisés pour améliorer la performance de la fonction achat. Il est important de connaître leurs atouts et leurs spécificités pour comprendre quels objectifs elles vont pouvoir remplir et comment elles vont aider votre organisation.
RPA (Robotic Process Automation)
L’automatisation est le but de tout projet de digitalisation. Les technologies d’automatisation robotisée des processus utilisent des règles définies pour exécuter des tâches autrement réalisées par des humains utilisant le logiciel. Les tâches concernées sont relativement simples et répétitives. Le logiciel n’a pas de choix ou de décisions à prendre. La règle s’applique de la même manière à chaque fois. Cela libère les acheteurs de tâches indispensables mais qui n’apportent pas de valeur comme l’envoi et la validation de factures.
L’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle offre aujourd’hui la possibilité d’automatiser des tâches encore plus complexes, notamment grâce au machine learning. Cette branche de l’intelligence artificielle donne aux ordinateurs la capacité d’apprendre à partir de la donnée. Les applications de ces technologies dans les achats incluent notamment l’analyse des contrats pour vérifier la conformité ou encore d’analyse des dépenses, ce qui permet de gagner un temps considérable sur ces tâches chronophages et d’améliorer la performance des achats.
Blockchain
La blockchain est une technologie plutôt utilisée dans les approvisionnements mais qui représente un véritable atout pour les organisations achats. Ce sont des bases de données permettant le stockage et la transmission en permanence d’informations sur les transactions. Il permet à différentes parties prenantes d’accéder en toute sécurité à des données clés sur les biens et services. Les solutions basées sur la blockchain offrent une meilleure traçabilité des transactions, tout améliorant la maîtrise des approvisionnements mais aussi de la conformité.
Analyse et visualisation de données
L’analyse de données peut être utilisée pour avoir une meilleure connaissance et visibilité sur l’activité achats et les fournisseurs. Les acheteurs peuvent également tirer profit des outils de data visualisation pour visualiser facilement les informations dont ils ont besoin et en dégager des bénéfices tels l’identification de nouvelles opportunités de réduction des coûts ou de sources potentielles de risques, ou encore pour améliorer leur pouvoir de négociation.
Prochaine étape : choisir sa solution de digitalisation
Après avoir déterminé les objectifs et la roadmap du projet, les directions achats doivent étudier les différents types de solution disponibles. Il existe une grande variété de logiciels achats, parfois complémentaires, pour répondre aux besoins croissant en digitalisation des directions achats. Il convient alors de connaître les différents types de solutions proposées (ERP, SI Achats, solution de niche spécialisées «best-of-breed»), ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients. Pour choisir les solutions les plus performantes, vous devez savoir de quoi vous avez besoin et quels sont les atouts et fonctionnalités que la solution doit absolument avoir.
Nous espérons que cet article vous aura apporté des informations utiles sur la marche à suivre pour digitaliser les achats. Silex propose une suite achat complète basée sur la donnée pour digitaliser l’ensemble du processus amont de l’achat. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre site ou contactez-nous pour programmer une démonstration.
