L’utilisation de systèmes d’information achats (SI Achats) centralisés, parfois appelés solutions source-to-pay, a longtemps été la norme dans les achats. Mais, avec l’arrivée de nouveaux acteurs spécialisés sur le marché et l’évolution rapide des technologies, il devient nécessaire d’adopter une approche plus souple en fonction de ses besoins.
Mais, qu’est-ce qui caractérise un SI Achats ? Quelles sont les alternatives possibles au SI Achats traditionnel ou suite e-achat ? Comment choisir la solution achats la plus adaptée à vos besoins ?
SI Achats : de quoi parle-t-on ?
Définition d’un SI Achats
Un système d’information achats (SI Achats) est une solution logicielle de digitalisation visant à répondre aux différents besoins métiers des services achats. Il permet de collecter, traiter et centraliser un certain nombre d’informations sur les achats pour faciliter le suivi et la collaboration, mais aussi d’automatiser et optimiser les processus pour parvenir à une gestion plus efficace des achats.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un SI Achats ?
Les SI Achats classiques ont pour principale vocation de dématérialiser les tâches et processus accomplis par les acheteurs. Leur mise en place permet de centraliser la donnée achats, d’automatiser certains processus achats, d’harmoniser les pratiques au sein de l’organisation, mais aussi d’avoir une vision globale sur les dépenses et les fournisseurs. Un SI Achats peut inclure des fonctionnalités telles que :
- gestion des demandes
- e-sourcing fournisseurs ou gestion des appels d’offres (RFx)
- gestion des contrats
- gestion des commandes et facturation
- gestion des dépenses
- gestion des fournisseurs (conformité, performance…)
- gestion de la performance achats
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et chaque solution a ses propres spécificités. Certains éditeurs proposent d’ailleurs des fonctionnalités adaptées au secteur public, ou à certains secteurs économiques particuliers, comme le BTP, pour s’adapter à leurs contraintes.
SI Achats : modèle full-suite, best-of-breed ou hybride ?
Les SI achats comprennent diverses briques du processus d’achat et d’approvisionnement, mais tous les SI achats ne se valent pas. Le choix du modèle que vous choisissez d’adopter aura un impact très important sur la réussite de votre transformation digitale.
Certains éditeurs proposent des solutions « full-suite » qui couvrent les différentes étapes du processus source-to-pay de manière plus ou moins approfondie. Les solutions intégrées type « full-suite » ont l’avantage d’être assez complètes, ce qui évite les difficultés d’intégration, mais elles sont souvent plus longues et coûteuses à mettre en place. On a souvent opposé ces solutions aux solutions dites « best-of-breed » qui proposent des applications répondant plus efficacement à une ou plusieurs tâches/étapes du processus.
Aujourd’hui, de plus en plus de solutions achats adoptent un modèle hybride. Elles bâtissent la colonne vertébrale d’un SI Achats en additionnant plusieurs briques fonctionnelles, tout en conservant des outils experts sur certains processus métiers ou certains secteurs. Leur déploiement est souvent plus rapide, et leur simplicité d’usage facilite l’adoption par les utilisateurs.
Pourquoi mettre en place un système d’information ?
L’objectif de la digitalisation des achats est d’apporter des solutions aux nombreux enjeux opérationnels et stratégiques de la fonction achats. Cela passe parfois par la mise en place d’un SI achats qui permet de structurer l’organisation et ses processus, mais aussi d’optimiser des tâches stratégiques.
La dimension opérationnelle
L’un des premiers objectifs d’un outil SI achats est d’optimiser les différents processus achats grâce à la digitalisation et à l’automatisation pour augmenter la productivité et maximiser la valeur ajoutée de la fonction Achats. La solution sert de support pour les diverses tâches et actions que doit accomplir l’acheteur. Le SIA permet d’assurer l’harmonisation et la conformité des procédures, mais aussi de faciliter la collaboration et le partage d’informations au sein de l’organisation.
La dimension stratégique
La digitalisation des achats permet de structurer et faire gagner la fonction en maturité. Cette évolution marque un tournant pour la fonction achats qui passe d’un rôle opérationnel à un rôle beaucoup plus stratégique. Les directions achats peuvent s’appuyer sur leur SI Achats pour piloter, coordonner et avoir de la visibilité sur l’ensemble de l’activité, même dans un contexte de décentralisation.
Grâce à la centralisation des données, les acheteurs peuvent plus facilement apporter des réponses sur des aspects économiques, juridiques et financiers, mais aussi sur des aspects liés à la RSE, à l’innovation et la gestion des risques.
Les avantages du SI Achats
Mettre en place en place un SI Achats présente de nombreux avantages pour la fonction Achats :
- Améliorer l’accès à l’information et la visibilité sur les achats
- Libérer du temps grâce à l’automatisation
- Identifier de nouveaux leviers de réduction des coûts
- Identifier des facteurs de risques chez les fournisseurs
- Améliorer la collaboration interne au sein des équipes achats et avec les services prescripteurs
- Réduire les risques d’erreur
- Renforcer la traçabilité et la transparence de la fonction Achats
- Harmoniser les pratiques d’achats et garantir le respect des procédures
- Améliorer la définition et le suivi de la stratégie d’achats
- Assurer la conformité des procédures et le respect des réglementations
Les limites du SI Achats
Les solutions achats intégrées ont eu dû mal à se renouveler et à suivre les évolutions technologiques. Leurs infrastructures complexes et peu flexibles ne peuvent pas s’adapter à tous les besoins, et l’approche « full-suite » est devenue incompatible avec l’environnement actuel marqué par de nombreuses disruptions. Pour dégager une réelle valeur ajoutée, il faut se tourner vers des solutions qui vont au-delà de la simple dématérialisation des processus. En effet, les services achat qui choisissent des solutions qui ne sont pas connectées à de la donnée sont rapidement limités.
Pour faire face à cette complexité croissante et rester performante, la fonction Achats doit explorer les possibilités offertes par les nouveaux acteurs du marché. Pour cela, elle peut conserver une solution pilier type ERP pour piloter son activité, mais elle peut y greffer des solutions de niche permettant de dégager de la valeur ajoutée sur des tâches stratégiques.
Comment choisir sa solution Achats ?
1/ Faire un état des lieux
Vous pouvez vous tourner vers un SI Achats unique pour digitaliser vos achats, mais ce n’est pas la seule solution. L’objectif est avant tout de trouver la ou les solutions adaptées à vos besoins.
Avant de vous lancer dans vos recherches, réalisez un état des lieux de vos achats et de vos processus.
- Comment est organisée la fonction aujourd’hui ? Qui sont les parties prenantes ?
- Quels sont les processus déjà mis en place et ceux qui pourraient être améliorés ?
- Quels sont les priorités et les principaux objectifs des achats ?
- À quelles problématiques le SI Achats doit-il répondre (harmoniser les pratiques, faciliter la collaboration, simplifier l’accès aux informations et le suivi, accélérer les processus, etc.) ?
- Qui utilisera la solution (acheteurs, services prescripteurs, fournisseurs) ?
- Quelles sont les contraintes du projet (organisation décentralisée, déploiement auprès d’un grand nombre d’utilisateurs, centralisation des données, etc.)
2/ Définir ses objectifs
En installant un SI Achats ou une autre solution achats, votre objectif est-il d’améliorer la productivité, d’améliorer le suivi et le pilotage des achats, de sécuriser les procédures, ou tout cela en même temps ? Si vous en avez plusieurs, classez-les par ordre de priorité.
La mise en place de nouveaux outils doit avant tout rendre vos équipes plus efficaces et plus performantes pour atteindre leurs objectifs (ex : réduire les coûts, approfondir les relations fournisseurs, optimiser la gestion des achats simples, développer l’innovation…).
3/ Étudier les différents types de solutions existantes
1. Les ERP pour gérer les process dans leur globalité
Les ERP (Enterprise Ressource Planning) sont un ensemble de solutions logicielles permettant de digitaliser les processus de l’entreprise, que ce soit au niveau de la comptabilité, de la logistique, des ressources humaines, de la vente, du marketing et bien sûr des achats. Elles sont donc beaucoup moins spécialisées que les solutions précédentes. Cependant, elles permettent de relier la partie achats à d’autres modules tels que la gestion des stocks, la comptabilité ou la logistique. Elles peuvent également être associées à des solutions spécialisées sur certaines étapes du processus.
2. Les solutions P2P pour les étapes transactionnelles
Les solutions procure-to-pay permettent de dématérialiser et de gérer les étapes liées à l’approvisionnement. Cela inclut la gestion des sous-traitants, la gestion des commandes, ainsi que le traitement des factures et des paiements. Ce type de logiciel permet de mieux suivre les dépenses, de fluidifier les flux administratifs et financiers, de faciliter le travail de la comptabilité et de réduire les délais de traitement des commandes et des paiements.
3. Les solutions Source-to-contract (S2C)
Les solutions S2C aident les acheteurs à gérer plusieurs phases du processus et à centraliser leurs données achats pour faciliter la collaboration et le suivi des procédures. On y retrouve les solutions d’e-sourcing ou de sourcing stratégiques permettant de gérer différents aspects des projets de sourcing, dont la phase de consultation (Request for Information), la gestion de l’appel d’offres (Request for Proposal), mais aussi les demandes de devis (Request for Quotation).
L’automatisation et l’analyse de données permettent aux services Achats de gagner un temps considérable, de mieux suivre et piloter leur performance et de générer d’importantes économies.
Par ailleurs, ils existent des solutions ou SI achats dédiés au secteur public proposant des modules adaptés pour piloter leur activité et leur performance.
4. Les solutions achats spécialisées
Certaines solutions optimisent uniquement des tâches et étapes spécifiques du processus. Elles ont moins de fonctionnalités, mais sont plus efficaces. Lorsqu’elles exploitent la donnée, elles peuvent apporter une très forte valeur ajoutée. Ces solutions peuvent couvrir des cas d’usage variés tels que l’analyse des dépenses, le sourcing fournisseurs ou l’analyse des contrats.
Par ailleurs, de nombreux acteurs spécialisés, tels que Silex, ont commencé à étendre leur couverture fonctionnelle pour couvrir les phases critiques de l’achat sur la phase dite « source-to-contract ».
4/ Définir les critères de sélection
Pour faciliter le processus de sélection, vous pouvez définir des critères de sélection et de comparaison entre les solutions. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :
- Fonctionnalités : répondent-elles aux besoins des utilisateurs et de votre organisation ?
- Expérience utilisateur : est-elle simple, ergonomique ?
- Accessibilité : faut-il une longue formation pour apprendre à utiliser la solution ? Risque-t-il d’y avoir un problème d’adoption ? Quels sont les moyens mis en place pour l’éviter ?
- Intégration et le déploiement : la solution s’intègre-t-elle facilement à votre environnement ? Combien de temps faut-il pour la déployer ?
- Scalabilité : la solution peut-elle s’adapter à la croissance de votre organisation ?
- Niveau de personnalisation : la solution est-elle facilement paramétrable ? Peut-elle s’adapter à vos besoins et à vos spécificités ?
- Sécurité : la solution est-elle fiable ? Les données sont-elles sécurisées et de quelle manière ? Demandez à votre équipe technique de faire les vérifications nécessaires.
- Références de l’entreprise : qui sont les clients de l’entreprise ? Sont-ils satisfaits ? Utilisent-ils la solution depuis longtemps ?
- Prix : la solution entre-t-elle dans le budget prévu ? Pouvez-vous faire des concessions ou des ajustements ? Quel est le retour sur investissement estimé ?
- Support et accompagnement : quels sont les services additionnels proposés ? Bénéficiez-vous d’un support réactif en cas de difficultés éventuelles ?
- Innovation et technologie : sur quelles technologies la solution s’appuie-t-elle ? Propose-t-elle des mises à jour régulières ?
Il ne faut pas sous-estimer l’impact de la mise en place d’un SI Achats sur l’organisation des achats. Comme pour toute solution digitale, il faudra bien définir les attentes et objectifs attendus pour réussir son déploiement et en tirer le maximum de bénéfices.
Conclusion : vers un écosystème composé de solutions multiples ?
Les solutions achats full-suite ou hybrides offrent des perspectives intéressantes, mais nécessitent une connexion avec des sources de données externes pour apporter une valeur ajoutée supplémentaire à la dématérialisation des processus.
Spend Matters et le cabinet de conseil Kearney constatent la fin du modèle du SI Achats full-suite au profit du modèle best–of-breed. Mais, ce modèle présente aussi ses limites car il nécessite d’interconnecter plusieurs solutions entre elles pour avoir un processus unifié. Un outil principal pourra alors être utilisé auquel seront ajoutées des applications spécialisées pour couvrir certaines étapes critiques pour l’organisation utilisatrice. Quoi qu’il en soit, la réussite d’un projet de digitalisation des achats dépend en grande partie de la création et de la maintenance d’une plateforme de données pertinentes.
Une autre approche se dessine également. Des acteurs spécialistes comme Silex ont pu profiter de la souplesse et de l’évolution des technologies pour évoluer. Nous proposons aujourd’hui une solution plus complète sans sacrifier ce qui a fait notre valeur ajoutée dès le début : la donnée fournisseurs et le sourcing. Ces éléments ont toujours fait partie et restent au cœur de notre solution.
Vous avez également un projet de digitalisation des achats ? N’hésitez pas à consulter notre site ou à faire appel à notre équipe pour en savoir plus sur nos solutions.
Sources :
- https://spendmatters.com/2022/06/28/how-best-of-breed-partnerships-can-rescue-procurement-technology/
- https://www.kearney.com/service/procurement/article/-/insights/the-new-playbook-for-digital-transformation-in-procurement
- https://www.axys-consultants.com/blog/blog/feuille-de-route-digitale-achats-regle-dor-2-erp-full-suite-ou-best-of-breed
