Les achats indirects engendrent un grand nombre de transactions qui rendent leur gestion complexe. Les services Achats ont donc tout intérêt à digitaliser cette part des achats pour réduire leurs coûts, réduire les délais de traitement, mais aussi pour améliorer la définition de stratégies pertinentes pour ces catégories d’achats.
Qu’est-ce que les achats indirects et pourquoi les optimiser ?
Les achats indirects concernent l’acquisition de biens et services servant au bon fonctionnement de l’entreprise mais qui n’entrent pas directement dans la production ou le cœur de métier. Ils représentent parfois plus de la moitié du volume total des achats, avec un volume de dépenses pouvant représenter jusqu’à 25 % du chiffre d’affaires, voire plus dans certains secteurs. Leur part dans les comptes d’une entreprise est donc loin d’être négligeable.
La digitalisation des achats indirects apporte de nombreux bénéfices, rapidement observables sur ces catégories d’achats, et s’avère donc être une stratégie gagnante pour toute entreprise. En effet, ces achats peuvent accaparer beaucoup de temps aux acheteurs, car ils concernent souvent des volumes faibles mais un nombre élevé de références très variées. De plus, ils font parfois entrer en jeu de nombreuses parties prenantes, ce qui les rend encore plus complexes à gérer. Les processus qui les encadrent (s’il y en a) ont aussi tendance à être moins bien appliqués, ce qui peut donner lieu à des achats « sauvages », non suivis et mal maîtrisés.
Sans oublier tous les désagréments qui peuvent s’ajouter (retard de livraison, erreur de commande, erreur comptable, fraudes, vols, etc.) et entraîner des pertes financières qui s’accumulent. Or, la digitalisation des achats indirects induit une meilleure maîtrise des dépenses. Et comme nous allons le voir, en optimisant vos processus achats, vous pouvez également gagner en performance sur d’autres aspects.
Les avantages de la digitalisation des achats indirects
Les nouvelles solutions achat digitalisées permettent en effet de reprendre le contrôle sur les dépenses et les fournisseurs. Elles simplifient et accélèrent les différentes étapes du processus achats, ainsi que la collecte et l’analyse des données sur les achats indirects.
La digitalisation des processus pour gérer les achats indirects peut vous apporter de nombreux avantages. Par exemple :
- améliorer la maîtrise de vos dépenses et éliminer les coûts cachés ;
- élaborer des stratégies d’achats pour chaque catégorie et rationaliser vos achats grâce à une meilleure visibilité sur vos dépenses et votre base fournisseurs ;
- identifier les segments d’achats pouvant faire l’objet d’un achat responsable (ex : contractualisation d’un ESAT sur certains marchés) ;
- gagner du temps et réduire les risques d’erreur grâce à l’automatisation des tâches ;
- faciliter le suivi et le pilotage de vos achats grâce à la collecte et la centralisation de la donnée.
La digitalisation des achats indirects permettra à vos équipes d’accéder facilement à des données précieuses sur leurs marchés pour suivre et piloter leurs achats, et améliorer la prise de décision. En disposant d’une meilleure visibilité sur les achats, les acheteurs pourront établir de nouvelles stratégies. Cela permet, par exemple, de mutualiser les achats, réduire le nombre de fournisseurs et les coûts cachés liés à la gestion de ces achats (commandes, factures, etc.).
La digitalisation des achats permet également d’encadrer les pratiques d’achat. Il faudra alors veiller à développer ou mettre en place des solutions simples à utiliser pour faciliter l’adoption des utilisateurs finaux. Améliorer la gestion de cette part des achats contribue à améliorer la performance globale, notamment en ciblant les coûts cachés. La mise en place d’une solution Achats digitalisée s’avère donc être un levier d’optimisation stratégique pour toutes les organisations.
Chez Silex, nos solutions permettent d’optimiser les étapes les plus stratégiques de l’achat pour améliorer la performance. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez à pas nous contacter.
