Ponctuées par des crises et des perturbations successives, ces dernières années ont marqué une accélération de la transformation digitale des entreprises. La flexibilité, la résilience et l’agilité sont devenues des nécessités lorsqu’il faut pouvoir travailler et collaborer vite, bien et parfois à distance. La digitalisation est devenue la condition sine qua non de la performance.
Alors que la plupart des départements des entreprises ont déjà amorcé leur transformation digitale pour gagner en efficacité (RH, Marketing, Finance, Logistique, etc.), les directions Achats ne sont pas toujours les mieux loties. Or, en maintenant le statu quo les organisations se privent d’un formidable levier de performance qui pourrait renforcer leur positionnement. Retour sur les raisons principales de digitaliser son processus achats.
Qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
À force d’être employé, le terme de digitalisation a fini par être galvaudé. Car qu’entend-on lorsque l’on parle de digitalisation des processus achats ? Si l’on en revient à la définition la plus neutre, la digitalisation des achats, c’est le processus qui consiste à mettre la technologie au service de l’optimisation et de l’automatisation des achats. Elle est basée sur l’utilisation d’applications et de systèmes qui permettent de capter, consolider et gérer toutes les données liées aux achats et aux fournisseurs dans une organisation.
Les géants des logiciels et de la digitalisation, ainsi que quelques solutions spécialisées, ont déjà pris leur part de marché dans les achats depuis plusieurs années. Tous les responsables achats ont déjà entendu parler ou utilisé des solutions qui permettent d’automatiser les tâches liées à l’approvisionnement, ou des systèmes plus larges, plus complexes et souvent peu flexibles appelés SI Achats. La plupart de ces systèmes permettent en effet d’automatiser les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, mais si l’on vous parle aujourd’hui de digitalisation des Achats, c’est parce que ses enjeux ne s’arrêtent pas là.
Pourquoi les Achats doivent se digitaliser ?
Les technologies qui évoluent en permanence sont aujourd’hui en mesure d’apporter des bénéfices pouvant soutenir la croissance des Achats dans les organisations. Passé d’une fonction opérationnelle à une fonction stratégique, les achats ont pour objectif de maintenir et d’accélérer la croissance des entreprises, et d’assurer leur pérennité en réduisant les risques.
Une transformation digitale réussie permet de centraliser l’information, sécuriser les approvisionnements, mais aussi d’éliminer la paperasse, d’uniformiser les processus, tout en évitant les risques d’erreurs et en assurant le respect des réglementations. Digitaliser son processus achats, c’est garantir à ses acheteurs les conditions de réussite de leurs actions et permettre à votre organisation de s’adapter à l’évolution des Achats. Sans digitalisation, il n’y a ni efficacité, ni gains, ni innovations possibles.
Voici donc 5 raisons de ne plus attendre pour digitaliser son processus achats.
Raison n°1 : Gagner en productivité
La première raison de digitaliser ses achats, et la plus évidente, c’est d’éliminer la gestion manuelle et chronophage des tâches qui empêchent les Achats d’améliorer leur productivité. En automatisant ces tâches simples et répétitives, mais inévitables, vos collaborateurs pourront se concentrer sur la partie de leur travail qui apporte une réelle valeur ajoutée. De plus, l’automatisation permet de réduire le risque d’erreurs qui peuvent également ralentir les processus.
La collecte et le traitement des données par une solution leur permettront de passer plus de temps sur l’analyse des dépenses et à la conception de stratégies d’achats. L’automatisation du sourcing grâce au progrès de l’intelligence artificielle permet également de réduire de 90 % le temps consacré à cette tâche. C’est la différence entre une fonction Achats qui occupe une place stratégique en participant pleinement à la croissance de l’entreprise et un service Achats resté sur un modèle purement opérationnel.
Raison N°2 : Mesurer son impact et mettre en valeur l’existant
Sans suivi, il est impossible d’évaluer l’impact réel des achats sur la performance et d’identifier les axes d’amélioration. Mais aujourd’hui, seuls 20 % des décideurs font confiance à leurs données, ce qui fait de la qualité de la donnée une des priorités des organisations. D’ailleurs, celles qui parviennent à maîtriser la donnée sont en moyenne 22 % plus profitables.
La digitalisation permet de bâtir un socle de connaissances solides et d’évaluer les actions concrètes et stratégies menées. Grâce à une base d’informations dynamique, vous pouvez suivre et piloter vos achats en temps réel. Les outils d’analyse de données permettent aux services Achats de pouvoir communiquer et montrer leurs résultats. Le pilotage de la performance donne ainsi plus de visibilité aux achats auprès des directions. Cela est également un élément crucial dans la commande publique qui a une obligation de transparence.
Par exemple, si vous achetez auprès de fournisseurs de l’ESS, ces outils vous permettront d’évaluer la part que cela représente sur vos achats et d’identifier des leviers pour développer davantage vos achats responsables. Cela vous aidera également à mesurer les économies réalisées que ce soit en changeant de fournisseur, en rationalisant vos achats ou en ayant employé une autre stratégie. La digitalisation donne donc l’opportunité de valoriser tout le travail et les progrès réalisés.
Raison N°3 : Établir des stratégies performantes et améliorer la résilience et l’agilité
Les perturbations qui ont eu lieu, et ont suivi l’année 2020, ont mis en évidence le besoin d’agilité et de réactivité. La digitalisation des achats renforce la résilience des entreprises et leur procure plus d’agilité. Elles seront beaucoup plus aptes à réagir efficacement face aux fluctuations des marchés et de la demande des consommateurs. Il est donc indispensable de disposer des bons logiciels dans son organisation et de correctement les intégrer pour simplifier la phase de transition de l’entreprise et améliorer sa capacité d’adaptation aux transformations.
La digitalisation permet d’améliorer la prise de décision grâce à la donnée et offre plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses et les fournisseurs. Elle permet également de créer et piloter ses stratégies d’achats plus efficacement grâce à la connaissance fournisseurs. Certaines solutions digitales dans les achats vous permettent également d’anticiper vos besoins, comme sur Silex où vous pouvez collecter et anticiper les besoins de vos clients internes et prescripteurs. Toutes ces informations sont centralisées et peuvent être partagées entre collaborateurs. Il est ainsi plus facile d’élaborer une stratégie pour chaque catégorie d’achat, d’analyser le marché fournisseurs grâce au sourcing et d’identifier les potentiels leviers d’achats qui pourront être mis en œuvre pour améliorer la performance.
Raison N°4 : Une simplicité d’usage et un déploiement rapide qui garantissent un bon rendement
Les ERP disposant une brique achat ou les solutions Achats tout en un offrent des fonctionnalités intéressantes mais aussi parfois beaucoup plus de complexité. Longues et coûteuses à mettre en place, ces solutions ne sont pas adaptées à tous les besoins. Heureusement, les nouvelles plateformes d’achat offrent beaucoup plus de flexibilité. Accessibles en mode SaaS, certaines solutions sont plus faciles à déployer, à configurer et à paramétrer. Ces systèmes achats nouvelle génération tendent à offrir un retour sur investissement beaucoup plus rapide. Les résultats obtenus permettent ainsi de compenser en une courte période de temps le coût initial de la solution.
Raison N°5 : Améliorer la maturité des Achats et de toute l’organisation pour maintenir son avantage concurrentiel
S’engager dans la transformation digitale de ses achats signifie plus qu’automatiser des tâches répétitives et se débarrasser des documents imprimés. Cela entraîne un changement de paradigme et de culture plus large dans l’entreprise. C’est embrasser l’innovation, le changement et expérimenter de nouvelles solutions.
La digitalisation permet aux achats de moins se concentrer sur les tâches administratives et transactionnelles pour intégrer davantage les données et les analyser, ce qui va également avoir un impact sur la manière de travailler. D’après le cabinet de conseil Kearney, 70 % des économies d’achats seront réalisées grâce à la data analytics d’ici 2025, et les acheteurs seront composés en grande partie de Data Analysts.
Demain, les capacités d’analyse et à générer des insights pertinents seront la plus grande force de la fonction Achats. Les équipes Achats les plus agiles seront capables de guider leur organisation dans un marché en constante évolution et à répondre à leurs demandes. Les Achats ne seront plus cloisonnés mais intégrés à la chaîne de valeur de toute l’organisation et pourront démontrer leur performance tout en aidant leur organisation à passer à la vitesse supérieure et à dépasser leurs concurrents. À l’inverse, ne pas franchir le cap de la digitalisation risque de fragiliser l’organisation tout entière et de réduire sa compétitivité.
Nous espérons que cet article vous aura livré quelques clés de compréhension sur la transformation digitale des achats et ses avantages. Si vous avez un projet de digitalisation de vos processus Achats, n’hésitez pas à nous contacter pour poser vos questions ou programmer une démonstration avec un de nos experts.
Sources :
