La fonction Achats, longtemps cantonnée à un rôle de « cost killer », est aujourd’hui reconnue comme une fonction stratégique. Représentant en moyenne plus de la moitié du chiffre d’affaires, les achats ont un impact majeur sur la performance. Cependant, de nombreux facteurs peuvent nuire à une gestion efficace des achats.
Dans cet article, nous vous donnerons quelques clés pour identifier et remédier aux difficultés qui peuvent alourdir les processus, freiner vos collaborateurs et réduire la performance achats.
Gestion des achats : définition
La gestion des achats est l’ensemble de processus, d’opérations et de méthodes employés pour acquérir tous les biens, services et matériaux nécessaires à l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. Elle nécessite l’implication de plusieurs parties prenantes tels que les services achats, juridiques, financiers et parfois techniques.
Pour assurer une bonne gestion des achats, il faut mettre en place de processus et des politiques d’achats efficaces, mais il n’y a pas de méthode unique. En effet, la gestion des achats dans une entreprise industrielle pourra être très différente de celle d’une entreprise de services ou d’une organisation publique. Les services achats ont également beosins de solutions de pilotage des achats pour digitaliser et optimiser les étapes clés du processus achats.
Bon à savoir : La gestion des achats et des approvisionnements sont parfois pris en charge par les mêmes équipes, mais aujourd’hui ces deux fonctions ont plutôt tendance à être séparées. La gestion des achats et des stocks sont donc des sujets à ne pas confondre.
Comment améliorer la gestion des achats ?
1. Comprendre l’impact de la gestion des achats
Plus une entreprise grandit, plus ses besoins augmentent, plus les achats deviennent importants et complexes à gérer. En l’aidant à maîtriser ses coûts et à faire croître ses marges, la fonction Achats joue un rôle stratégique pour soutenir la croissance et la pérennité d’une entreprise. L’optimisation de la gestion des achats est donc un enjeu primordial.
Selon le cabinet BCG Consulting Group, les entreprises qui font de la gestion des achats et des fournisseurs une de leur priorité sont plus résilientes et plus performantes que les autres. D’après le cabinet, les entreprises ayant intégré le chef du département Achats au comité de direction entre 2000 et 2020 ont obtenu de bien meilleures performances et mieux surmonté les crises que leurs concurrentes durant cette période. Or, celle-ci a été traversée par des crises importantes (crise financière de 2008, pandémie, guerre commerciale entre la Chine et les Etats-Unis, etc.). En améliorant les performances de la fonction Achats, c’est toute l’organisation qui en profite.
2. Mettre en place un processus achats efficace
Une gestion efficace des achats nécessite la mise en place d’un bon processus achats. Si les étapes restent plus ou moins les mêmes partout, les méthodes et outils utilisés peuvent être très différents. Malheureusement, de nombreux facteurs peuvent ralentir et complexifier les processus et devenir un frein à toute l’organisation.
L’objectif est de simplifier au maximum le processus en réduisant la réalisation de tâches répétitives et en facilitant l’accès et le partage d’informations. En effet, encore beaucoup d’acheteurs manquent de temps pour se concentrer sur les tâches les plus importantes, car occupés à gérer des petites tâches plus administratives, indispensables mais peu stratégiques.
Avant de définir son processus achat, il est important de faire un état des lieux des procédures de gestion des achats pour comprendre comment fonctionne le service achats.
- Quels sont les objectifs et priorités de la fonction achats
- Comment les achats participent-ils à l’atteinte des objectifs de l’organisation ?
- Quels sont les éventuels problèmes ou facteurs de risques que les Achats doivent gérer ?
- Quels sont les rôles et responsabilités de chaque partie prenante ? Comment et à quelle étape doivent-ils intervenir ?
Vous devrez également comprendre la typologie de vos achats, la manière dont ils sont achetés et dont les décisions sont prises. Il est également important d’identifier les étapes les plus stratégiques et celles qui sont le plus chronophages.
Grâce à ce bilan, vous pourrez identifier les points de friction, les axes d’amélioration et commencer à identifier les solutions qui pourraient répondre à ces besoins.
3. Définir une politique d’achat globale avec des stratégies d’achats pertinentes
La bonne gestion des achats repose en grande partie sur l’efficacité des processus, mais ce n’est pas le seul facteur important. Pour améliorer leurs performances, les acheteurs ont également besoin d’une vision claire sur les objectifs et les priorités. Une politique d’achats doit donc avoir été préalablement définie. Cette feuille de route guidera la fonction Achats au quotidien en lui permettant de garder en vue les objectifs de l’entreprise.
Une politique d’achat peut, par exemple, définir les orientations stratégiques liées à la RSE avec des objectifs concrets. Les acheteurs savent alors qu’ils doivent intégrer les achats responsables dans leurs pratiques et devront identifier les leviers pour y parvenir. La politique d’achats peut intégrer plusieurs axes liés aux relations fournisseurs, aux risques ou encore à l’innovation. Elle doit être cohérente avec la stratégie globale de l’entreprise et ses valeurs.
Cette politique se décline ensuite dans les stratégies d’achats qui sont établies en fonction des différentes catégories d’achats. Pour définir ces catégories, les acheteurs doivent utiliser plusieurs outils tels que les analyses de Pareto ou la matrice de Kraljic. Ces analyses permettent de classer les achats selon leur importance et leur criticité. Par exemple, est-ce que ce bien est issu d’un marché qui présente des facteurs de risques (peu de fournisseurs, risque de rupture d’approvisionnement, etc.) ? Le cas échéant, il faudra établir un plan d’action pour sécuriser les approvisionnements et nouer des relations pérennes avec le fournisseur.
4. Digitaliser ses achats
Mettre en place un processus, définir des objectifs et suivre des stratégies d’achats, vous aidera certainement à mieux gérer vos achats, mais cela sera beaucoup plus difficile sans les solutions adaptées. Devoir se reposer sur des fichiers Excel pour planifier et réaliser ses tableaux de bord achats n’est pas viable sur le long terme. La digitalisation des processus achats est indispensable à toute organisation dont les achats se complexifient.
La mise en place d’une solution achats pour digitaliser le processus achats améliore la productivité et facilite le suivi de l’activité et de la performance, même dans une organisation achat complexe et décentralisée. En se digitalisant, la fonction achats gagne maturité, améliore ses processus et dispose de plus d’outils pour gérer la mise en œuvre et le suivi des stratégies d’achats.
5. Intégrer un logiciel de gestion des achats
L’utilisation des nouvelles technologies est incontournable pour parvenir à une gestion des achats efficace. La plupart des directions achats et des éditeurs ont commencé par digitaliser les tâches les plus simples et répétitives, notamment sur la phase procure-to-pay. Aujourd’hui, les acheteurs ont davantage besoin de solutions pour piloter leur activité et gérer les phases amont de l’achat. Pour choisir la solution adaptée, il faut d’abord définir ses besoins, ses critères et ses contraintes afin de savoir vers quel type de solution se tourner.
Il existe plusieurs types de solutions sur le marché :
- Les SI Achats classiques ou suite e-achat (logique « full-suite » ) : elles permettent de structurer le processus et couvrent les tâches principales du processus.
- Les solutions spécialisées (dites « best-of-breed » ) : elles offrent des réponses plus efficaces sur des étapes et tâches spécifiques du processus.
- Les solutions hybrides : il s’agit souvent de solutions spécialisées (comme Silex avec le sourcing fournisseurs) ayant élargi leur couverture fonctionnelle pour offrir une solution achats plus complète sur les étapes amont de l’achat.
Les logiciels achats ont beaucoup évolué ces dernières années. Les solutions achats en SaaS sont plus rapides à déployer et peuvent s’intégrer plus facilement aux solutions existantes, tel qu’un ERP ou un SI Achat, pour centraliser les données achats. En effet, la création de valeur viendra avant tout des données dont vous disposez, de leur accessibilité et de leur qualité.
C’est pour cette raison que la donnée a toujours été au cœur des solutions Silex. Nous exploitons des données provenant de sources multiples pour faciliter l’identification de nouveaux fournisseurs, mais aussi pour enrichir les informations dont disposent nos utilisateurs sur leurs fournisseurs. Ils disposent ainsi de toutes les informations pertinentes au bon moment pour définir et mettre en œuvre leur stratégie.
Pour en savoir plus sur nos solutions achats, n’hésitez pas à consulter notre site ou à nous contacter pour parler à l’un de nos experts.
Sources :
