La définition et la mise en œuvre de stratégies d’achats font partie du quotidien des acheteurs. De nombreux facteurs, tels que le type d’achats, leur importance sur l’activité ou encore la structure du marché, vont avoir un impact important sur le choix de ces stratégies. Comment savoir quelle est la meilleure stratégie pour améliorer les performances de votre organisation ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Dans cet article, nous vous donnons les étapes clés pour concevoir et mettre en place une stratégie d’achat efficace en fonction de votre segmentation fournisseurs.
Qu’est-ce qu’une stratégie d’achat ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, revenons d’abord sur la définition des stratégies d’achats. Au sein d’une entreprise ou de tout autre type de structure, la stratégie d’achats vise à améliorer la performance globale des achats en restant aligné aux objectifs de l’organisation. Elle englobe tous les éléments et étapes du processus d’achat, du choix du fournisseur, à la négociation du contrat, en passant par la relation avec les fournisseurs et la méthode d’approvisionnement.
La réduction des coûts peut être un des principaux objectifs de la stratégie, mais ce n’est pas le seul. Les stratégies d’achats visent à améliorer la résilience des chaînes d’approvisionnement à travers la sélection des fournisseurs, la définition d’objectifs commerciaux et l’utilisation de certains leviers d’achats pour obtenir le maximum de gain d’achats.
La mise en place de stratégies d’achats responsables, les achats d’innovation ou encore l’optimisation des processus d’approvisionnement peuvent également faire partie des objectifs de la politique d’achat globale.
Comment élaborer une stratégie d’achat ?
1. Créer une nomenclature par catégorie d’achats
La première étape pour élaborer un plan d’achat consiste à créer une nomenclature des achats. Pour cela, il est nécessaire de reprendre toutes les dépenses de l’organisation et de les classer en famille d’achats homogènes de biens ou de prestations. Grâce à cette nomenclature, vous pourrez voir quelles sont vos familles d’achats les plus importantes.
2. Réaliser une matrice de Kraljic et définir des stratégies pour chaque catégorie
Le choix de la stratégie appropriée pour chaque catégorie dépend de plusieurs facteurs. Pour vous aider à établir des stratégies d’achats pertinentes, vous pouvez vous appuyer sur la méthode de la matrice de Kraljic. Elle permet de classer en quatre grandes catégories les achats selon leur impact sur l’activité (la profitabilité) et leur niveau de criticité.
- Les achats stratégiques concernent les ressources essentielles pour assurer la continuité de l’activité. Ils représentent une faible part des fournisseurs dans le portefeuille fournisseurs, mais concernent généralement des ressources rares ou issues de marchés restreints où il y a peu d’alternatives possibles.
- Les achats critiques représentent un risque faible pour l’activité de l’entreprise, mais concernent des marchés où il y a peu de concurrence, conférant ainsi un avantage aux fournisseurs concernés ;
- Les achats leviers ont un impact important sur l’activité mais représentent très peu de risques en matière d’approvisionnement. L’acheteur est en position de force par rapport aux fournisseurs ;
- Les achats simples ont un très faible impact sur l’activité et sont faciles à se procurer.
Voici à quoi ressemble la matrice :
Chaque organisation peut ensuite modifier et affiner cette catégorisation pour l’adapter à son activité. Il existe d’ailleurs différents modèles de segmentation orientés sur d’autres critères, tels que la performance des fournisseurs.
3. Définir ses objectifs et sa stratégie par catégorie
Les objectifs que vous pouvez suivre dépendent à la fois de la catégorie du fournisseur, mais aussi de la stratégie de votre organisation. Sur ce segment d’achat, est-il plus important de réduire les coûts ou de sécuriser les approvisionnements et la relation avec le fournisseur ? Sur quels segments d’achats y a-t-il des opportunités pour développer une stratégie d’achats responsables ? Quels sont les fournisseurs ayant un fort potentiel d’innovation ?
La relation et le rapport de force avec les fournisseurs varient selon leur catégorie. Vous devrez adopter une stratégie différente pour chacun d’eux.
Quelles sont les différentes stratégies d’achats possibles ? Vous trouverez ici quelques éléments de réponse pour commencer à mettre en place votre stratégie.
1/ Quelle stratégie pour les achats stratégiques ?
Comme ces achats ont un fort impact sur l’activité, entretenir des relations fortes et durables avec ces fournisseurs est clé pour l’avenir de votre organisation.
Cela demande généralement un investissement en termes de temps pour construire et diriger cette relation qui est basée sur des intérêts mutuels. Pour améliorer l’engagement et la coopération à long terme, les partenaires stratégiques peuvent développer l’innovation de produit ou de processus.
2/ Quelle stratégie pour les achats critiques ?
Les achats critiques n’ont pas d’impact majeur sur la profitabilité mais se situent dans des marchés limités où il existe peu d’alternatives. Par exemple, sur un marché oligopolistique, les fournisseurs vont pouvoir aligner leur prix.
La gestion de ce type de fournisseurs peut absorber beaucoup de temps des acheteurs qui ont peu de leviers pour négocier et doivent surtout réussir à limiter les dommages. Les stratégies peuvent consister à sécuriser les stocks et approvisionnements, à mettre en place des solutions de back-ups et à soigner sa relation fournisseur.
Une autre stratégie peut consister à développer des innovations produit qui obligeraient à remplacer le matériau par un autre et à changer de fournisseur.
3/ Quelle stratégie pour les achats leviers ?
Ici l’acheteur est en position de force car le fournisseur peut aisément être substitué par un autre. C’est un avantage considérable pour réduire les coûts, mais cela peut également être l’occasion de développer le potentiel d’innovation de son fournisseur. Par ailleurs, à vouloir trop faire baisser les prix, on peut mener le fournisseur à mettre la clé sous la porte et donc se retrouver en risque de rupture d’approvisionnement.
4/ Quelle stratégie pour les achats simples ?
Ne représentant pas de risques et n’ayant aucun impact sur la profitabilité, les achats simples, tels que les fournitures de bureau, peuvent vite devenir une épine dans le pied de l’acheteur. L’objectif est alors de réduire le temps et la charge administrative liés à ces achats en trouvant les moyens de se les procurer facilement et rapidement. Les catalogues ou les enchères en ligne sont des pratiques courantes pour gérer facilement ces achats, et en rediriger la responsabilité directement vers les utilisateurs.
4. Segmenter les fournisseurs
Pour finir, il ne vous reste plus qu’à classer vos différentes familles de dépenses et vos fournisseurs dans les catégories que vous avez définies avec la matrice de Kraljic. Demandez-vous s’ils sont stratégiques ou non pour votre organisation. Quelle est la structure du marché dans lequel le fournisseur se situe ? Quel est son positionnement ? Pouvez-vous facilement remplacer ce fournisseur par un concurrent ? Y a-t-il des facteurs de risque sur ces approvisionnements ? Une fois votre segmentation réalisée, vous saurez exactement quoi faire pour atteindre vos objectifs.
Questions fréquentes
Quels sont les différents leviers d’achats ?
Pour améliorer la performance de vos achats et réduire vos coûts, les acheteurs peuvent se servir de plusieurs leviers. En voici quelques exemples.
1. La standardisation
La standardisation des caractéristiques produits permet de réduire le nombre de références que vous achetez. Acheter en plus grande quantité sur moins de références permet d’améliorer votre pouvoir de négociation.
2. La globalisation
La réduction du nombre de sources d’approvisionnement et donc l’augmentation du volume auprès d’un ou plusieurs fournisseurs, vous permet également de négocier plus facilement.
3. Un cahier des charges fonctionnel VS technique
Le cahier des charges technique décrit précisément les caractéristiques du produit ou service souhaité, alors que le cahier des charges fonctionnel décrit l’utilisation finale souhaitée, ce qui laisse plus de liberté dans les réponses proposées par les fournisseurs et la possibilité de recevoir des offres plus variées.
4. Sourcing de fournisseurs alternatifs
Le sourcing permet d’identifier de nouvelles sources d’approvisionnement pour challenger ses fournisseurs historiques. C’est également un moyen efficace de mettre en concurrence les fournisseurs pour réduire les coûts, stimuler l’innovation et obtenir des produits et services de meilleure qualité.
