Toutes les organisations dépendent de leurs fournisseurs et de leur capacité à livrer en temps et en heure les biens et services dont ils ont besoin pour assurer leur activité. Bien connaître ses fournisseurs et entretenir des relations durables avec eux peut paraître une évidence. Pourtant, de nombreuses organisations sont confrontées à des difficultés dûes à l’absence de stratégie vis-à-vis de leurs fournisseurs et d’une gestion inefficace des données les concernant.
Dans cet article, nous reviendrons sur les principes de la gestion des fournisseurs, et sur l‘importance de créer un système efficace pour gérer ses partenaires. Nous vous livrerons également quelques conseils pour améliorer la gestion de vos fournisseurs et ainsi soutenir la performance de votre organisation.
Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est un ensemble de processus, d’outils et de bonnes pratiques visant à optimiser la gestion des informations et des relations fournisseurs pour en tirer une plus grande valeur ajoutée et limiter les risques.
Par définition, la gestion des fournisseurs consiste à identifier, référencer, qualifier, collaborer, suivre et évaluer les fournisseurs. La gestion des fournisseurs permet d’établir et de maintenir des relations pérennes avec les fournisseurs, de les piloter tout au long de la relation, et d’assurer le suivi de conformité et de performance. À noter que ces tâches sont à distinguer de la gestion des commandes fournisseurs ou de la gestion des factures fournisseurs, même si ces éléments peuvent entrer en compte dans les critères d’évaluation.
Quel est le but de la gestion des fournisseurs ?
La gestion des fournisseurs est devenue une nécessité pour garantir la continuité de l’activité étant donné que les dépenses fournisseurs représentent plus de 50 % du chiffre d’affaires. La mise en place de procédures achats et fournisseurs efficaces garantit la stabilité de l’activité et des approvisionnements. Assurer un suivi fiable et continu des fournisseurs permet aux équipes Achats d’atteindre leurs objectifs et de prémunir leurs organisations de différents risques.
Pourquoi est-ce devenu un enjeu crucial ?
Alors que les organisations ont des réseaux de fournisseurs de plus en plus complexes à gérer, elles dépendent encore trop souvent de processus manuels longs et coûteux, comme la saisie manuelle de données qui augmente le risque d’erreur et crée des ralentissements. Or, l’amélioration des relations fournisseurs est devenue un sujet stratégique dans un contexte géopolitique et socio-économique qui accroît les risques et la fragilité des chaînes d’approvisionnement.
Avec l’importance grandissante de la RSE, qui inclut les questions de conformité et de surveillance fournisseurs (Loi Sapin II), toutes les organisations sont concernées. L’amélioration des processus de gestion des fournisseurs favorise la résilience et l’agilité des organisations, permet d’identifier des leviers pour optimiser la performance économique, mais aussi de se prémunir des principaux risques financiers, juridiques et économiques.
La consolidation d’une base de données fournisseurs constitue également un outil de pilotage essentiel qui améliore la visibilité, la transparence, l’efficacité économique et les performances en matière de développement durable, dans les organisations publiques ou privées.
Quels sont les avantages d’une gestion des fournisseurs efficace ?
Optimiser les processus et améliorer la visibilité
Utiliser une solution de gestion des fournisseurs contribue à l’amélioration globale de la productivité et à la fluidité des processus. La constitution d’une base unique de fournisseurs permet de gérer tous ses fournisseurs en même temps depuis une seule interface, de pouvoir gérer facilement les accès et le partage d’informations ainsi que de faciliter la mise à jour et la sécurisation des données.
Les logiciels de gestion des fournisseurs facilitent la collaboration et la gestion des processus de vérification pour garantir la conformité, par exemple, en détectant une information ou un document manquant. L’intégration de fonctionnalités de gestion des contrats aide également à anticiper l’arrivée à expiration d’un contrat pour déclencher la procédure de renouvellement. Tandis que l’activité et la performance sont suivies en temps réel pour faciliter l’évaluation des fournisseurs.
2. Gérer les risques
Un bon système de gestion des fournisseurs doit vous permettre de collecter en temps réel des informations sur les fournisseurs pour évaluer s’il y a des risques à établir ou à poursuivre une relation commerciale avec eux et mettre en place des mesures préventives ou correctives. Le système doit également inclure l’évaluation et le pilotage de la performance des fournisseurs. L’application d’une segmentation des fournisseurs basée sur les différents niveaux de risque pourra aider votre organisation à identifier les différents facteurs de risques pour mieux les traiter.
L’analyse et la visualisation de données vous permettront de suivre de manière dynamique la conformité et la performance de vos fournisseurs. Certaines solutions achats, telles que celle proposée par Silex, vous permettent de recevoir des alertes et des notifications en cas d’informations manquantes ou de changement chez un fournisseur.
3. Réduire les coûts
En s’appuyant sur un système solide de gestion des fournisseurs, les équipes achats peuvent identifier des opportunités d’optimisation des coûts, en facilitant la visualisation des principales sources de dépenses. Certaines dépenses sont-elles inutiles ? Est-ce que certains achats pourraient être regroupés auprès du même fournisseur ? Par ailleurs, améliorer la connectivité et la collaboration avec les fournisseurs permet d’atteindre un meilleur niveau d’efficacité tout au long de la chaîne de valeur.
4. Optimiser ses relations fournisseurs
Les procédures de gestion des fournisseurs visent également à mettre en place une véritable stratégie de gestion des relations fournisseurs, appelée Supplier Relationship Management (SRM) en anglais. L’analyse approfondie des fournisseurs permet de les segmenter et de les classer par ordre de priorité. Vous pourrez ainsi identifier vos partenaires les plus stratégiques pour établir des relations pérennes et de confiance avec eux. Toutefois, n’oubliez pas d’entretenir de bonnes relations avec tous vos fournisseurs, même les moins stratégiques, car ils jouent également un rôle clé dans le succès de votre entreprise.
5. Assurer la conformité
L’accès à la donnée et le partage d’information, ainsi que l’accélération des processus de vérification garantissent la conformité aux différentes normes et réglementations et d’éviter des litiges.
6. Améliorer la performance en développant la collaboration et l’innovation
Le suivi de la performance permet de mettre en œuvre des stratégies d’accompagnement et de trouver de nouvelles solutions pour améliorer la productivité. Le développement d’une collaboration étroite avec les fournisseurs est également l’occasion de créer plus de valeur ajoutée à travers des améliorations de processus ou des innovations de produits et de services.
Comment gérer efficacement les fournisseurs ?
1. Consolider une base de données unique
La première étape pour gérer efficacement ses fournisseurs est de constituer une base unique de fournisseurs, c’est-à-dire centraliser toutes les données dont vous disposez sur eux. En effet, la donnée est le pilier sur lequel tout votre système doit être basé pour être efficace. Beaucoup d’organisations disposent de données dispersées à travers différents systèmes et disposent d’informations incomplètes sur leurs fournisseurs. Il faut donc créer un référentiel fournisseurs unique permettant de centraliser, de rationaliser et d’automatiser la collecte de données pour éviter la saisie manuelle.
Dans de nombreuses structures, il est encore nécessaire de passer par plusieurs outils et bases de données pour trouver l’information voulue. La mise à disposition d’un socle de données unique facilitera l’accès aux informations fournisseurs et permettra à vos collaborateurs de gagner un temps précieux. Cette étape est indispensable pour améliorer la connaissance fournisseurs au sein de votre organisation et d’optimiser ses achats en les digitalisant.
2. Traiter et enrichir ses données de sources externes
De nombreuses organisations disposent de données partielles ou obsolètes sur leurs fournisseurs. Or, la mise à jour manuelle des données est à la fois longue et coûteuse, mais aussi peu efficace et source d’erreur. Pour éviter cette situation, il faut mettre en place une gouvernance des données robuste permettant de traiter et d’analyser correctement les données.
Grâce à des connexions à des sources externes, les données pourront être enrichies automatiquement et en temps réel. Ainsi, vous disposerez toujours d’informations fiables et à jour sur vos fournisseurs.
3. Suivre et évaluer
Grâce à des tableaux de bord et à la visualisation de données de votre système de gestion des fournisseurs, vous parviendrez à une visibilité globale et à une compréhension fine de votre environnement fournisseurs. Pour cela, vous devrez mettre en place et suivre des indicateurs de performance (KPI) qui faciliteront la mesure de la performance pour évaluer la création de valeur et identifier d’éventuels problèmes.
Avec cette visibilité stratégique sur la base fournisseurs, vous pourrez réaliser des analyses plus approfondies, et dégager des informations pertinentes pour piloter vos objectifs et votre stratégie. Votre équipe Achats aura ainsi tous les outils nécessaires pour identifier les opportunités du marché, mais aussi identifier les risques et les coûts indésirables.
Silex fournit des solutions axées sur la donnée pour optimiser la gestion des fournisseurs et bénéficier d’une visibilité à360° sur sa base de fournisseurs. De grands groupes, tels que Axa France, mais aussi des collectivités publiques, utilisent déjà nos solutions pour gérer leur base fournisseurs, mieux maîtriser les risques et gagner en efficacité. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour que l’un de nos experts réponde à vos questions.
