Le sourcing fournisseurs est une étape incontournable du processus achats qui peut avoir un fort impact sur la performance des organisations. Les acheteurs qui maîtrisent bien le processus de sourcing peuvent en tirer de nombreux bénéfices. Alors en quoi consiste exactement le sourcing fournisseurs ? Quels sont ses avantages ? Comment faire du sourcing pour améliorer ses performances ? Dans cet article, nous revenons sur les fondamentaux du sourcing et les solutions pour améliorer l’efficacité de cette étape hautement stratégique du cycle d’achat.
Sourcing fournisseurs : définition
Dans les achats, le sourcing consiste à rechercher de nouveaux fournisseurs pour répondre à un besoin d’une entreprise ou d’une organisation. Il comprend la recherche et l’évaluation de fournisseurs puis la sélection de partenaires potentiels pouvant répondre au besoin.
Le sourcing fournisseurs peut être opéré manuellement à travers des recherches sur différents canaux, mais il existe également des solutions achats (lien homepage) qui accélèrent et simplifient ce processus. Cette étape permet aux acheteurs de choisir un fournisseur en adéquation avec la stratégie d’achats qui a été décidée en amont.
Comment faire du sourcing fournisseurs ?
La méthode et les outils employés pour faire du sourcing fournisseurs peuvent varier d’une organisation à une autre. Cependant, certaines étapes sont indispensables pour rendre la démarche de sourcing fournisseurs efficace et atteindre ses objectifs (optimisation des coûts, objectifs RSE, réduction du risque…). De manière générale, il est impératif de réaliser un sourcing exhaustif, basé sur des informations fiables et à jour pour pouvoir évaluer les fournisseurs sur des critères de sélection et choisir celui qui y répond le mieux.
Selon les spécificités de l’achat, les acheteurs peuvent utiliser des méthodologies différentes pour faire du sourcing. Il n’existe pas de recette magique. Cependant, les étapes suivantes nous paraissent essentielles pour améliorer la prise de décision :
1. Définition du besoin
Pour assurer une bonne gestion du processus d’achat, l’acheteur doit comprendre et analyser le besoin avec le service prescripteur. Cette étape lui permettra d’évaluer les enjeux autour de l’achat et les critères à évaluer lors de la sélection des fournisseurs, mais aussi de préparer une première ébauche du cahier des charges qu’il pourra adapter par la suite.
Aujourd’hui, l’approche privilégiée pour réaliser le cahier des charges consiste à rester sur un cahier des charges fonctionnel pour laisser la possibilité à davantage de fournisseurs de répondre en proposant des solutions différentes et innovantes.
2. Étude du marché fournisseurs
L’analyse de l’offre du marché est également une étape cruciale pour améliorer son sourcing fournisseurs. Après avoir clarifié le besoin, l’acheteur le met en rapport avec l’offre existante marché et la capacité des opérateurs économiques à répondre à ses attentes. Cette analyse lui permettra, en lien avec le prescripteur, d’adapter si nécessaire la définition du besoin afin d’élaborer un cahier des charges concordant davantage avec la réalité du marché.
Pour réaliser son analyse de marché, l’acheteur peut s’appuyer sur diverses sources (recherches internet, connaissance propre du marché, historique fournisseurs, bouche-à-oreille, entretiens avec des fournisseurs potentiels). Il peut également effectuer une veille en amont du lancement de la procédure, et se rendre sur des salons et forums spécialisés pour mieux comprendre le marché et connaître ses acteurs principaux.
3. Recherche des fournisseurs à l’aide de la donnée
La base fournisseurs interne permet d’identifier si des fournisseurs ayant déjà travaillé avec l’organisation peuvent déjà répondre à votre besoin. Ensuite, les acheteurs peuvent utiliser divers leviers pour élargir leurs recherches et identifier des acteurs qu’ils n’avaient pas repérés jusque-là.
Pour mener une stratégie de sourcing performante, il est essentiel d’identifier tous les acteurs d’un secteur, les différents types d’acteurs qui sont présents et leur positionnement sur le marché. L’idée lors de cette étape est d’obtenir un panel le plus large possible, et d’évaluer la structure du marché. Qui sont les leaders du marché ? Qui sont les nouveaux entrants et les acteurs les plus innovants ?
Nous conseillons d’effectuer ces recherches sur différents canaux pour obtenir le plus d’informations possibles :
- solution de sourcing
- bases de données
- recherches internet
- place de marché BtoB
- annuaires
- forums et salons professionnels
- bouche-à-oreille et réseau
4. Évaluation et préqualification des fournisseurs
L’évaluation des fournisseurs doit se faire grâce aux données qui ont été récoltées lors des recherches et lors de la demande de renseignement ou request for information (RFI). L’acheteur peut ainsi évaluer les différents fournisseurs sur les critères qui ont été préétablis afin de réduire la sélection et proposer une shortlist de candidats aux prescripteurs.
Comment recruter un fournisseur ?
Pour obtenir plus d’informations sur les candidats potentiels et faire le bon choix de fournisseur, il est possible d’effectuer une demande de renseignements (RFI). Lors de la phase de sourcing fournisseurs, les candidats reçoivent un questionnaire ainsi qu’une liste de documents à renvoyer. Cette étape du sourcing servira à réaliser l’évaluation des fournisseurs de manière plus approfondie. L’évaluation des fournisseurs les plus pertinents se fait sur la base de critères de sélection, tels que :
- Prix et tarifs
- Qualité du produit ou du service (respect des normes, spécificités techniques, labels, certifications) ;
- Capacité du fournisseur à proposer une solution innovante ;
- Services associés (assistance technique, service après-vente, dépannage, autres prestations, etc.) ;
- Solvabilité et santé financière de l’entreprise ;
- Absence d’affaires ou de procédures judiciaires en cours ;
- Réputation et fiabilité ;
- Conformité avec la législation et adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
Pour que la prise de contact se passe bien, il est nécessaire d’expliquer clairement votre projet, vos attentes, ainsi que les contraintes principales du projet. N’oubliez pas de préciser le délai maximum pour renvoyer les documents. Vous pouvez trouver des exemples en ligne de mails pour contacter des fournisseurs potentiels lors du processus de sourcing. Suite au sourcing et à l’évaluation, vous pourrez effectuer le référencement du ou des fournisseurs sélectionnés.
Quelles solutions pour améliorer son sourcing fournisseurs ?
Les outils de sourcing historiques ne proposent pas de fonctionnalités permettant de découvrir de nouveaux fournisseurs. Ils permettent néanmoins d’automatiser certaines tâches liées au processus d’achat, aux appels d’offres et à la contractualisation des fournisseurs. On parle également d’outils d’e-sourcing mais pas de sourcing fournisseurs.
Une partie du sourcing fournisseurs peut être réalisée via des catalogues et des sites spécialisés s’il s’agit d’achats non stratégiques, comme les achats de fournitures.
Cependant, lorsqu’il s’agit d’achats stratégiques ou complexes, le sourcing peut devenir une tâche longue et fastidieuse. Heureusement, les nouvelles technologies permettent de faciliter et d’accélérer cette phase du processus tout en améliorant son efficacité. C’est notamment ce que nous proposons chez Silex. Notre plateforme de sourcing fournisseurs collecte et met à jour en temps réel des données sur des millions de fournisseurs pour permettre aux acheteurs de prendre les meilleures décisions.
Pourquoi faire du sourcing fournisseurs ?
Cela peut paraître une évidence, mais toutes les organisations dépendent de leurs fournisseurs. D’après une étude américaine, les dépenses fournisseurs représentent en moyenne 70 % des dépenses des entreprises, et 60 % de leurs revenus. Autrement dit, pour chaque dollar ou euro gagné, 70 % est réinvesti dans la chaîne d’approvisionnement (supply chain)*. Le sourcing est intrinsèquement lié à la création de valeur, car le rôle de la fonction Achat est avant tout d’optimiser la gestion de ces dépenses pour en tirer le plus de profit.
Face à la hausse de facteurs de perturbations (hausse des prix, crises politiques, crise climatique, etc.), le rôle des Achats devient chaque jour plus stratégique dans les entreprises et organisations. Le sourcing est en mesure d’apporter les solutions pour répondre aux différents enjeux de la fonction Achats tels que :
- anticiper et gérer les risques ;
- intégrer des critères RSE dans la politique d’achats ;
- limiter l’impact de la hausse des prix ;
- développer l’innovation ;
- sécuriser les chaînes d’approvisionnement ;
- pérenniser et stabiliser les relations avec les fournisseurs.
Depuis qu’elle est entrée dans le code de la commande publique en avril 2016, la pratique du sourcing est également fortement encouragée dans les achats publics. L’utilisation du sourcing facilite la préparation des passations des marchés publics et améliore la performance de l’achat. Elle permet également d’appliquer les principes de la commande publique :
- transparence des procédures ;
- égalité de traitement entre les candidats ;
- liberté d’accès aux marchés publics.
À travers cette démarche, les acheteurs publics ont l’opportunité d’améliorer leur connaissance des marchés fournisseurs et d’encourager les opérateurs économiques à répondre à leurs consultations pour éviter les appels d’offres infructueux.
Quels sont les avantages du sourcing dans les Achats ?
1. Faire des économies d’achats
Les professionnels des achats peuvent recourir à de nombreux leviers pour optimiser la valeur de l’argent dépensé. Le premier est évidemment la réduction des coûts. L’étude américaine montre qu’une réduction de 10 % des dépenses fournisseurs peut mener en moyenne à une augmentation de 27 % à 32 %* de l’EBITDA**, l’équivalent de l’excédent brut d’exploitation. La réduction des dépenses fournisseurs serait même plus rentable que la réduction du coût de la main-d’œuvre dans les mêmes proportions.
2. Élargir son panel pour réduire les risques
Le sourcing est également utilisé pour diversifier les panels fournisseurs, ce qui présente plusieurs avantages. Disposer d’un catalogue de fournisseurs diversifié permet de minimiser les risques de rupture d’approvisionnement, car il est plus facile de trouver rapidement une alternative. Ainsi, dès qu’un problème survient sur la chaîne d’approvisionnement, le service achat peut réagir rapidement et faire appel à un autre fournisseur. Élargir sa base fournisseurs permet également de limiter le risque de dépendance à un seul fournisseur.
Par ailleurs, faire jouer la concurrence est un des leviers de négociation les plus efficaces pour obtenir une réduction des prix ou de meilleurs délais de livraison, par exemple.
3. Faire des achats innovants
Les services et directions Achats qui souhaitent stimuler l’innovation ont également tout intérêt à développer une démarche de sourcing exhaustive pour permettre aux fournisseurs de faire des propositions différentes et plus innovantes.
4. Développer des relations fournisseurs plus durables
L’objectif du sourcing est de faire le choix le plus avantageux en évaluant les fournisseurs sur plusieurs critères comme les prix, les délais de livraison, les critères RSE pour faire des achats responsables, et tout autre avantage apportés par les fournisseurs. Bien choisir ses partenaires dès le départ permet de bâtir des relations fournisseurs plus pérennes. Plus le fournisseur est conforme aux attentes et à la stratégie d’achat, moins il y a de risques d’incidents ou de litiges par la suite. Lors de la phase de sourcing, il est également indispensable de vérifier la conformité des fournisseurs à la réglementation afin de respecter l’obligation de vigilance.
Pour en savoir plus sur les avantages du sourcing fournisseurs intelligent et découvrir des exemples concrets, vous pouvez consulter nos cas clients en pdf ou sur notre site.
*27 % d’augmentation pour les entreprises de l’indice boursier britannique FTSE 350 et 32 % d’augmentation pour les entreprises du classement américain Fortune 500 companies;
** EBITDA = Bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement
Sources :
https://proximagroup.foleon.com/research-report/the-state-of-spend/our-findings-fortune-500/
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