La mise en place d’une méthode de sourcing fournisseurs est une excellente manière d’harmoniser les procédures au sein des équipes achats et de répondre à des enjeux stratégiques pour les organisations tels que l’optimisation des coûts, la recherche d’innovation, les achats responsables ou encore la gestion des risques. Quand et comment faire du sourcing de manière efficace ? Voici la démarche à suivre pour identifier et prospecter de nouveaux fournisseurs, étape par étape.
Pourquoi faire du sourcing fournisseurs ?
Dans les achats, le sourcing fournisseurs consiste à rechercher, évaluer et sélectionner des fournisseurs potentiels pour répondre à un besoin donné. La méthode utilisée pour faire du sourcing fournisseurs reste sensiblement la même entre les organisations, mais les moyens et outils mis en œuvre peuvent différer.
Le principal objectif du sourcing est de diversifier son panel fournisseurs, notamment dans le but de réaliser des économies d’achats en faisant jouer la concurrence. La mise en place d’une méthode de sourcing fournisseurs peut également servir d’autres objectifs de la stratégie d’achats (ex : innovation, RSE), et permettre de se prémunir contre certains risques (ex : dépendance fournisseurs, fermeture d’une usine de production d’un sous-traitant).
Plus l’achat est stratégique, plus l’étape du sourcing fournisseurs est importante. Cependant, même sur certains achats de classe C, le sourcing revêt un intérêt dans une optique d’optimisation des coûts, car ces petites dépenses représentent souvent un coût caché pour les entreprises.
Bon à savoir
Le code de la commande publique a inscrit le sourcing, ou “sourçage” en français, dans les prérogatives des acheteurs. Réaliser un sourcing fournisseurs exhaustif est donc indispensable pour balayer l’ensemble de l’offre et assurer le respect du principe d’égalité de traitement des candidats dans les marchés publics.
Pour quels achats réaliser un sourcing ?
Pour mettre en place une méthode de sourcing fournisseurs efficace, il faut d’abord bien connaître la nature et les différents types d’achats de son entreprise. Ils peuvent être classés par domaines et grandes familles d’achats afin de créer une nomenclature plus précise et pouvoir réaliser une cartographie des achats.
À partir de là, il sera plus simple d’analyser le portefeuille d’achats et de classer les fournisseurs ou les biens et services achetés en utilisant la méthode ABC. Inspirée de la loi de Pareto, cette méthode permet de séparer en trois catégories les achats selon leur impact économique :
- la catégorie A correspond au 20 % des achats qui représentent 80 % des dépenses
- la catégorie B correspond au 30 % des achats qui représentent 15 % des dépenses
- la catégorie C correspond au 50 % des achats qui représentent 5 % des dépenses
Cette analyse permet de faire émerger les achats et fournisseurs les plus stratégiques du panel, afin de définir les priorités et d’établir des stratégies de sourcing appropriées.
Quelle méthode pour un sourcing fournisseurs efficace ?
Pour réaliser un sourcing, les acheteurs professionnels doivent effectuer des recherches en fonction de la demande qui a été formulée, localiser des fournisseurs susceptibles de répondre, les évaluer selon des critères de sélection pour faire leur choix final ou faire une sélection plus réduite avant de lancer un appel d’offres.
Mais, comment être sûr de bien choisir ? Nous vous présentons ici une méthodologie pour réaliser un sourcing fournisseurs efficace, étape par étape.
Sourcing : les grandes étapes pour identifier et sélectionner des fournisseurs
1 – Clarifier son besoin
Le sourcing est un processus qui commence avant même la recherche et la découverte de fournisseurs. La définition du besoin et des critères de recherche est une étape essentielle de la méthode de sourcing fournisseurs. Une fois le besoin recueilli auprès du prescripteur et les enjeux de l’achat bien identifiés, l’acheteur peut élaborer une liste de critères et d’exigences à prendre en compte dans ses recherches :
- produits ou services recherchés ;
- capacités de production ;
- zone géographique ;
- budget ;
- normes, labels, certifications.
Ces critères devront également être pris en compte lors de l’étape de préqualification des fournisseurs et de la constitution du panel.
2 – Rechercher des fournisseurs
Si l’achat concerne un produit ou un service déjà acheté, l’acheteur peut commencer sa procédure de repérage, aussi appelée scouting, en recherchant des opérateurs dans sa base fournisseurs. Il pourra compléter cette liste en recherchant de nouveaux fournisseurs à travers plusieurs sources.
Quels sont les moyens pour trouver un nouveau fournisseur ? Les acheteurs peuvent utiliser différents outils et solutions complémentaires pour effectuer leur sourcing :
- recherches internet
- annuaires spécialisés
- base de données
- forums et salons professionnels
- bouche-à-oreille et réseau
- place de marché BtoB
- solutions de sourcing
Nous vous conseillons d’utiliser plusieurs sources pour faire vos recherches. Les solutions technologiques spécialisées dans le sourcing permettent de gagner du temps, mais en effectuant une veille sur différents canaux, vous augmentez les chances d’élargir votre panel et d’obtenir des résultats encore plus précis.
3 – Collecter les informations et analyser le marché
Avant dernière étape pour mettre en place une méthode de sourcing fournisseurs efficace, le recueil et l’analyse des informations du marché. Cette démarche de marketing achat permet d’évaluer les capacités du marché à répondre aux besoins et exigences qui ont été définies en amont, et d’adapter son cahier des charges en conséquence. Cela peut notamment être l’occasion d’identifier des solutions innovantes qui n’avaient pas été identifiées jusqu’à présent.
Pour réaliser cette analyse, l’acheteur peut s’appuyer sur les données de son historique fournisseurs, ses propres connaissances du marché, faire appel à ses confrères ou encore utiliser des outils de recherche et de préqualification des fournisseurs.
L’acheteur peut être amené à effectuer une demande de renseignement auprès de plusieurs fournisseurs pour avoir un aperçu sur leur situation. Le RFI est également un bon moyen de juger la motivation d’un fournisseur à travailler avec l’entreprise. Voici les principaux renseignements à collecter :
- les informations générales sur l’entreprise (localisation, nombre de salariés, années d’expérience) ;
- les informations capacitaires (ex : capacité de production, délais de livraison) ;
- les informations légales et juridiques (statuts, liens capitalistiques) ;
- les informations financières (chiffre d’affaires, résultat net) ;
- Les données sur les qualifications du fournisseur ;
- Les labels, certifications ou brevets liés à l’innovation ou à la RSE pour voir si le fournisseur est en adéquation avec la stratégie d’achat.
4 – Préqualifier les fournisseurs et constituer son panel
Après avoir réalisé cette analyse et précisé son besoin, l’acheteur peut passer à la phase de préqualification et de sélection des fournisseurs pour conserver ceux qui correspondent le plus aux critères définis dans la stratégie d’achat. Cette short-list constitue le nouveau panel de fournisseurs potentiels qui seront sollicités lors de la procédure d’appel d’offres ou Request For Quotation (RFQ).
Comment approcher un fournisseur ?
La prospection des fournisseurs peut se faire dès les phases préliminaires du sourcing pour collecter des informations. Il faut alors leur communiquer votre besoin de manière claire et précise afin qu’il puisse vous répondre. Avoir un cahier des charges bien rédigé à cette étape est essentiel pour ne pas décourager les fournisseurs potentiels.
Dans certains cas, il suffit de comparer des offres avant de passer à la négociation, mais l’acheteur doit tout de même fournir quelques informations au préalable pour que le fournisseur puisse répondre, telles que :
- les objectifs du projet ;
- le volume de commande ;
- les délais de livraison souhaités ;
- les critères de qualité ;
- les normes à respecter ;
- les critères d’évaluation ;
- les informations d’envoi ;
- la date limite pour répondre.
Il est également indispensable de se renseigner sur les frais et la politique d’expédition, les méthodes et délais de paiement, le temps de traitement des commandes, la politique en cas de produits défectueux ou de retours, et bien sûr demander les homologations et les renseignements fiscaux sur l’entreprise avant de signer tout contrat.
Les logiciels et outils de sourcing fournisseurs
Le sourcing étant l’étape la plus en amont du processus d’achat, elle est aussi celle ayant le plus d’impact sur la performance globale de l’achat. La mise en place d’une méthode de sourcing fournisseurs est donc indispensable pour améliorer la performance. Cependant, le sourcing a encore du mal à se généraliser au sein des organisations Achats car il prend souvent beaucoup de temps aux acheteurs.
Choisir une solution dédiée au sourcing fournisseurs permet de gagner du temps sur cette étape mais aussi d’en améliorer son efficacité. Encore nouvelles et peu nombreuses sur le marché des logiciels achats, les solutions dédiées au sourcing fournisseurs peuvent aider les acheteurs à identifier des fournisseurs plus rapidement en fonction de leurs critères de recherche. Alliées à la donnée, elles permettent d’obtenir des résultats plus précis et conformes aux attentes qui ont été formulées. En revanche, les outils historiques du marché ne couvrent pas cette étape de l’achat.
Notre solution de sourcing, qui s’appuie sur une large base de données, a notamment permis à nos utilisateurs de réaliser d’importantes économies, de trouver plus facilement des fournisseurs locaux ou encore de développer des achats plus responsables. Vous pouvez retrouver ces exemples sur l’utilisation du sourcing et en savoir plus sur ces avantages en consultant nos cas clients.
Sources :