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Comment pratiquer le sourcing dans les marchés publics ?

Date :
02/02/2023

Consacré dans la réforme de la commande publique mise en vigueur le 1er avril 2016, le sourcing, ou sourçage en français, est devenu une étape incontournable pour préparer la passation des marchés publics. L’utilisation du sourcing en marchés publics vise à élargir la concurrence et à améliorer la connaissance du marché fournisseurs. Cependant, cette pratique reste encadrée pour respecter les principes de la commande publique, notamment la liberté d’accès des opérateurs économiques aux marchés publics et l’égalité de traitement entre les candidats.

Les enjeux du sourcing dans la commande publique

Contexte réglementaire et définition du sourcing

Le sourcing n’a pas toujours été une pratique courante dans les achats publics. Il a longtemps entraîné certaines craintes, comme celle de fausser la concurrence et le principe d’égalité de traitement en transmettant des informations aux candidats. Depuis, la situation a changé et le sourcing fournisseurs est dorénavant encouragé pour préparer le lancement de procédures dans les marchés publics. La pratique du sourcing s’installe peu à peu dans la commande publique, et les organisations achats les plus matures l’ont déjà mis en place de manière quasi systématique.

Mais en quoi consiste exactement le sourcing dans les marchés publics ? Selon la définition de la direction des Achats de l’Etat (DAE), le sourcing opérationnel dans les marchés publics offre aux acheteurs publics la possibilité « d’effectuer des consultations ou réaliser des études de marché, de solliciter des avis ou d’informer les opérateurs économiques du projet et de ses exigences ».

Avantages et objectifs du sourcing dans les achats publics

Réalisé en amont du projet d’achat, le sourcing permet d’améliorer la connaissance du marché afin de rapprocher l’expression du besoin des capacités des fournisseurs. Cette pratique peut permettre d’éviter les appels d’offres infructueux et générer une émulation des opérateurs économiques autour des marchés publics. Voici les principaux objectifs du sourcing dans les achats publics :

  • définir son besoin de manière plus précise pour adapter sa stratégie d’achat ;
  • connaître les opportunités du marché et identifier tous les acteurs susceptibles de répondre aux besoins, dont les nouveaux entrants ;
  • communiquer son besoin aux opérateurs économiques et leur donner envie de répondre à travers des actions de marketing achat ;
  • améliorer la concurrence en incitant les fournisseurs à répondre et en levant les contraintes, notamment techniques, qui pourraient empêcher certains fournisseurs de répondre à la consultation.

Par ailleurs, la commande publique a également des objectifs de performance économique et peut utiliser le sourcing comme un levier pour réduire ses coûts d’achats.

La commande publique est de plus en plus soumise à de nouvelles obligations pour développer un achat public durable et socialement responsable (Spaser, clauses sociales et environnementales, Loi Agec), et les acheteurs publics ont besoin de moyen pour les mettre en œuvre. Le sourcing est un excellent levier pour développer sa politique d’achats responsables en facilitant l’identification d’acteurs pouvant répondre à ce type de critères.

Pour améliorer l’efficacité de votre démarche de sourcing, vous pouvez vous référer au guide consacré au sourcing opérationnel dans l’achat public de la DAE. Ce guide propose également une boîte à outils dans laquelle les acheteurs pourront piocher lors de leur procédure. Nous vous donnons ici quelques conseils et les étapes à suivre pour mettre en place une méthode efficace pour réaliser votre sourcing fournisseurs.

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Comment réaliser son sourcing pour préparer une passation de marché public ?

Voici les recommandations de la DAE pour pratiquer le sourcing dans les marchés publics, que nous avons ici simplifié en 5 grandes étapes.

1. Veille stratégique pour identifier les acteurs du marché

La première étape du sourcing opérationnel consiste à réaliser une veille sur le marché et d’établir un état de l’art pour comprendre l’offre disponible et la manière dont le marché est structuré, ainsi que les rapports de force entre fournisseurs. Grâce à cette veille, l’acheteur pourra définir les premières orientations stratégiques de sa politique d’achat, ce qui lui permettra également d’identifier les axes sur lesquels travailler pour rendre son marché attractif.

La veille doit de préférence être réalisée plusieurs mois avant le lancement de la consultation. L’acheteur identifie les acteurs qui la composent et leur positionnement sur le marché. On les sépare généralement en trois catégories :

  • leader du marché ;
  • acteurs innovants ;
  • challengers et nouveaux entrants.

La stratégie et les objectifs peuvent également découler de cette veille. Si la stratégie d’achat se tourne vers un achat innovant, par exemple, et qu’il n’y a qu’un seul fournisseur pour répondre au besoin, la mise en concurrence serait alors inutile.

Pour compléter sa veille, la DAE recommande également de procéder à un parangonnage ou « benchmark » qui consiste à rencontrer des organisations aux besoins comparables ou des clients des fournisseurs potentiels identifiés. Ces rencontres sont l’occasion d’échanger autour des bonnes pratiques et problématiques pouvant éventuellement surgir, mais aussi de comprendre quels sont les avantages et inconvénients des stratégies d’achats adoptées.

2. Sélection du panel fournisseur à rencontrer

Après avoir recueilli et analysé le besoin auprès du prescripteur et réalisé sa veille, l’acheteur peut sélectionner des fournisseurs à rencontrer. Pour créer un panel varié et représentatif de l’ensemble de l’offre, l’acheteur peut choisir des fournisseurs et des structures de taille et de nature différente. Il peut inclure dans son panel des PME, des ETI, des grands groupes, mais aussi des entreprises du secteur de l’économie sociale et solidaire ou de l’insertion lorsque le marché s’y prête, par exemple.

Si des structures pertinentes ont déjà été repérées lors de la phase de veille, en raison de leur caractère innovant ou autre, celles-ci doivent également être intégrées. D’autres acteurs du marché intervenant sur la chaîne d’approvisionnement peuvent également faire partie du panel (distributeurs, constructeurs, producteurs…)

En ce qui concerne les achats complexes, il peut être utile de lancer à un appel à compétences en communiquant les grands axes du projet d’achat. L’objectif est de recueillir des informations complémentaires pour commencer à analyser le marché et identifier d’autres fournisseurs potentiels pour élargir le panel.

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3. Proposition du panel aux prescripteurs et cadrage des échanges

Avant d’organiser les rencontres avec les fournisseurs, l’acheteur peut proposer son panel au prescripteur et s’appuyer sur son expertise métier pour élaborer le questionnaire afin d’orienter les échanges dans le bon sens. Il faut alors convenir des informations qui doivent être obtenues et des questions à poser à chaque fournisseur :

  • chiffre d’affaires
  • effectifs
  • résultats
  • capacités d’innovation
  • stratégie de commercialisation
  • spécificités techniques
  • etc.

4. Organisation et déroulement des échanges

Les échanges doivent être orientés vers le besoin. Acheteur et prescripteur doivent donc en avoir saisi les principaux enjeux. Les informations recueillies doivent permettre d’adapter la stratégie d’achat pour que l’offre et la demande puissent coïncider et permettre à davantage de fournisseurs potentiels de répondre à la consultation. Ces échanges ne visent pas à écouter des présentations commerciales mais à évaluer le potentiel des fournisseurs à répondre aux besoins et comprendre les contraintes qui pourraient peser sur leur participation à la consultation.

L’acheteur doit consacrer le même temps à chaque fournisseur rencontré et veiller à révéler le même niveau d’information à chacun. Afin d’assurer la transparence et la traçabilité des échanges, il faut également produire un compte rendu de chaque entretien.

5. Exploitation des résultats pour rapprocher l’expression du besoin du marché fournisseur

Les éléments recueillis vont permettre d’analyser à nouveau le besoin et de définir définitivement le cahier des charges avant le lancement de la consultation. Cette étape permet d’identifier et d’analyser :

  • les coûts et contraintes qui pourraient freiner certains opérateurs économiques à répondre et qui pourraient être levés ;
  • les facteurs de risques liés aux fournisseurs (santé financière, risque d’approvisionnement, risque de litige, propriété intellectuelle) ;
  • le potentiel d’innovation du marché sur ce segment.

Le besoin doit être réévalué en prenant en compte les nouveaux éléments disponibles, et notamment les éléments qui freinent les candidatures ou bien ceux qui pourraient être intégrés à la définition du besoin :

  • les contraintes qui engendrent des coûts supplémentaires chez les fournisseurs ;;
  • les innovations technologiques ou organisationnelles ;
  • les éléments innovants ou les procédés participant à l’amélioration de la performance environnementale qui n’ont pas encore été intégrés au projet d’achat ;
  • les éléments, comme la part de main-d’œuvre, qui permettent d’intégrer des critères d’insertion sociale au marché.

Les erreurs à éviter pour réussir son sourcing

Le sourcing est fortement recommandé pour améliorer la performance de l’achat public, mais il doit obéir à certaines règles pour respecter les principes de la commande publique. Tous les candidats doivent recevoir le même niveau d’information. Cela veut dire que si vous avez partagé certaines informations à un fournisseur lors d’un entretien, les autres doivent également la recevoir.

Par ailleurs, certaines informations ne doivent pas être divulguées. Seuls les éléments permettant de comprendre le besoin de l’organisation et les grandes lignes du projet d’achats peuvent être révélés. Elles comprennent notamment :

  • volumétrie (quantité, budget) ;
  • durée du projet ;
  • calendrier prévisionnel ;
  • périmètre géographique ;
  • etc.

L’acheteur public doit consacrer le même temps à chaque candidat. Si un fournisseur demande à le rencontrer, l’acheteur peut accepter mais en veillant à respecter le principe d’égalité entre les différents concurrents. Par ailleurs, la traçabilité des échanges est également indispensable pour assurer la transparence de la procédure et une trace écrite devra être conservée après chaque entretien.

Pour finir, au moment de réaliser sa procédure de passation de marché, l’acheteur ne doit pas favoriser un candidat en raison de spécificités et d’exigences techniques qu’il serait le seul à pouvoir remplir.

Sources :

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