Les acheteurs publics sont soumis à une pression importante. Ils doivent garantir la conformité des procédures d’achats, tout en réduisant les dépenses. Pour faire face à cette complexité croissante, les directions des Achats publics se tournent de plus en plus vers des solutions technologiques. Certaines décident de mettre en place un SI Achat public pour gérer leur processus de bout en bout.
Votre organisation réfléchit également à utiliser une solution complète pour gérer ses achats, mais a du mal à y voir clair sur ce que cela implique pour votre fonction ? Cet article vous aidera à comprendre les avantages d’utiliser un SI achat public et à connaître les principales caractéristiques de ce type de solution. Mais d’abord nous reviendrons sur les enjeux qui entourent la digitalisation des achats publics.
Digitaliser les achats publics, une transformation nécessaire
La généralisation de la dématérialisation des achats
Entamée dès 2001, la dématérialisation des achats publics s’est généralisée en 2018 avec l’obligation de dématérialiser les marchés supérieurs à 25.000€ HT, sauf exception. Pourtant, le secteur public reste encore peu digitalisé par rapport au secteur privé. Une étude récente d’Amazon montre que seules 41 % des collectivités utilisent des places de marchés en ligne contre 53 % des entreprises, et que 24 % des collectivités utilisent encore des catalogues papiers.
La dématérialisation du processus achat nécessite l’intégration d’un système d’information achat (SIA) permettant de centraliser toutes les informations. C’est exactement ce à quoi sert un SI Achat public, ou privé d’ailleurs. À la différence près que les étapes varient entre les deux.
La mise en place d’un SI Achat public vise à sécuriser, accélérer et simplifier les processus, permettre un meilleur contrôle des procédures et des dépenses, et bien sûr, assurer le respect des principes de la commande publique que sont la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement entre candidats, et la transparence des procédures.
À noter : le faible niveau de digitalisation entraîne des difficultés pour les collectivités qui consacreraient plus de 14 heures par semaine aux achats, contre 6,5 heures hebdomadaires dans les entreprises. La situation s’accentue dans les grandes collectivités qui y consacrent parfois plus 23 heures. Résultat, plus de la moitié des collectivités sont insatisfaites de leur processus achats, contre seulement 35 % des entreprises.
Un contexte achats de plus en plus complexe
Outre l’obligation réglementaire, les Achats ont également besoin d’outils et de méthodes pour s’adapter à un environnement de plus en plus complexe.
D’une part, les marchés fournisseurs ont évolué. Les crises ont fragilisé les fournisseurs et ont multiplié les risques. D’autre part, l’explosion du volume de données a fait émerger de nouvelles problématiques autour du stockage, du traitement et de l’analyse de données. La maîtrise de ces données peut offrir aux acheteurs des solutions qu’il n’aurait pas été possible d’imaginer il y a quelques années. Cela crée des enjeux autour de la sécurité des données et de l’information.
Pour faire face à ce contexte, les acheteurs ont besoin des technologies adaptées. Les SI Achats dédiés au secteur public permettent de mieux gérer ses données, mais aussi d’avoir une vision complète sur son environnement fournisseurs.
La prise en compte croissante du développement durable dans les achats publics
Les Achats en général et la commande publique en particulier sont très attendus sur les questions sociétales et environnementales. Une grande partie des réponses aux enjeux climatiques doit venir des Achats. La réduction de l’empreinte carbone des achats publics et l’augmentation de la part d’achats responsables font partie des objectifs des organisations publiques. Or, la donnée et la connaissance fournisseurs sont indispensables pour dresser le bilan de ses actions en matière d’achats responsables, se fixer des objectifs et mesurer l’efficacité de sa stratégie. Un SI Achat public peut faciliter le pilotage de ses stratégies d’achats. Grâce aux outils de suivi, les acheteurs pourront démontrer que des actions concrètes ont été mises en place et se défendre en cas de litige.
SI Achat Public : à quels besoins métier répond-il ?
Un SI Achat public performant doit répondre à vos contraintes métiers. Même si toutes les organisations ont leurs spécificités, les acteurs de la commande publique doivent suivre des règles communes. Les processus et les missions des acheteurs restent assez semblables d’une structure à une autre. Les SI Achats doivent donc couvrir les principales étapes du processus.
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Gérer et anticiper les besoins
S’il y a bien une mission commune à tous les acheteurs ayant un fort impact sur toute la suite du processus, c’est le recueil et la gestion des besoins. Les acheteurs doivent récolter et recenser l’ensemble des besoins en lien avec le prescripteur, les lister pour élaborer des stratégies d’achats adaptés et les planifier dans le temps.
Tout cela peut prendre un temps considérable à faire manuellement. Raison pour laquelle certains services achats ne parviennent pas à terminer leur programmation dans les temps voulus, bien qu’il s’agisse d’un outil stratégique pour préparer ses marchés. Votre futur SI Achat public doit donc comporter un module dédié à cette étape.
💡 Bon à savoir : Sur Silex, par exemple, vous pouvez recenser tous vos besoins en collaborant avec les services prescripteurs et identifier facilement des opportunités de mutualisation. Cette programmation vous permettra également de réaliser automatiquement votre computation des seuils, par anticipation donc et non à posteriori sur les dépenses engagées. Idéalement le SIA doit vous permettre de gérer les stratégies d’allotissement et de réaliser facilement vos allotissements, à l’image de la solution proposée par Silex aux acheteurs publics.
2. Gérer et suivre les procédures de marchés publics
Les procédures afférentes à un achat public sont souvent plus longues et lourdes que celles du secteur privé. En effet, dès la survenance du besoin, des étapes réglementaires doivent être anticipés pour anticiper la procédure et le choix contractuel par exemple. Nous l’avons mentionné, l’anticipation et la planification sont des facteurs clés de réussite dans les achats. Un bon SIA doit vous permettre de planifier le lancement de vos procédures, les différentes étapes et d’établir un plan de charge. Il est également préférable de privilégier un outil permettant de gérer les accès de manière à collaborer facilement et à affecter des responsables à chaque étape.
💡Bon à savoir : Sur Silex, les utilisateurs disposent d’un outil complet de planification et de gestion des planning leur permettant de collaborer sur leur projet d’achat et d’anticiper toutes les étapes de leur procédure. Un responsable est assigné à chaque étape avec les dates d’échéances à respecter. Le statut indique si l’étape ou la tâche a été complétée, si elle est en cours de réalisation ou en retard. Chacun peut ainsi suivre l’avancement du projet et communiquer directement des informations depuis la plateforme.
Par ailleurs, le plan de charge permet à l’administrateur de visualiser tous les projets d’achats. Grâce à cette vue complète, il peut attribuer plus facilement un responsable à chaque projet, une fois qu’une intention d’achat a été créée.
3. Optimiser le sourcing
Le sourcing est une des tâches les plus chronophages du métier d’acheteur, mais c’est aussi l’une des plus importantes. Le sourcing est un des meilleurs leviers dont les acheteurs disposent pour renforcer leur attractivité et améliorer la mise en concurrence, mais il doit être bien exécuté pour respecter les principes de la commande publique.
Les solutions achats publics peuvent aider les acheteurs à gagner du temps sur cette étape clé en les aidant à identifier de nouveaux fournisseurs, à s’informer sur les opérateurs économiques, à demander des renseignements, mais aussi à communiquer leurs besoins et à améliorer la traçabilité.
4. Suivre vos fournisseurs
Selon la taille de votre organisation et de votre base fournisseurs, il peut être intéressant de gérer et analyser ses fournisseurs depuis votre solution Achat. Avoir une meilleure connaissance de vos fournisseurs peut vous aider à mieux piloter vos relations, à évaluer votre performance sociale et environnementale, mais aussi à piloter le risque.
Sur Silex, votre référentiel de fournisseurs est automatiquement enrichi par des données open data pour vous apporter plus de renseignements (typologie d’entreprise, chiffre d’affaires, participation à des consultations de marchés publics, appartenance à l’ESS, etc.). Ce suivi automatisé évite également d’avoir à collecter, traiter et mettre à jour toutes ces données manuellement.
5. Gérer vos contrats et anticiper les échéances
Une autre fonctionnalité courante des SI Achats est la gestion des contrats. Les acheteurs doivent pouvoir accéder à une base centralisée des contrats et de gérer les cycles de vie de ces derniers, d’anticiper les renouvellements et de partager les informations essentielles avec d’autres utilisateurs.
La gestion des contrats et des fournisseurs sur une solution unique permet de lier les informations et faciliter la navigation d’une information à une autre pour les utilisateurs. Ils pourront ainsi consulter tous les contrats liés à un fournisseur par exemple.
6. Suivre les performances
“Ce qui ne peut pas être mesuré, ne peut pas être géré”, c’est en ces termes que Peter Drucker nous rappelle que l’amélioration de la performance achats passe obligatoirement par un suivi rigoureux de ses indicateurs. À l’ère des Spaser, mêlés à de nombreux objectifs économiques, l’outil SI Achat est au cœur du dispositif et doit être adapté pour permettre le bon suivi des principaux indicateurs. Votre système d’information doit impérativement vous permettre de suivre les données clés sur vos différents marchés et de réaliser des reportings. La plupart des solutions intègrent des tableaux de bords et des cartographies pour suivre en temps réel votre activité.
💡Bon à savoir : Sur Silex, vous pouvez par exemple suivre l’évolution de votre base de fournisseurs, les performances de vos projets d’achats en cours ou réalisés et vous pouvez piloter vos objectifs dès votre programmation pour vous assurer que vous prenez la bonne direction. Pour le suivi de performance de vos achats, vous bénéficiez de deux niveaux d’analyse, l’un opérationnel (suivi des gains par catégories, de l’atteinte des objectifs…), l’autre stratégique (quels types de structures, où sont-elles réparties…). Ces tableaux de bord personnalisables vous permettront de réaliser des analyses pointues et de mettre en lumière les points clés.
Quels sont les avantages de la mise en place d’un SI Achat public ?
Fluidifier les processus
L’utilisation d’un SI Achat Public apporte plus de fluidité et de performance opérationnelle. Le SIA permet de créer un flux de travail unifié entre les différents processus et de visualiser l’avancement des projets. Les acheteurs profitent d’une parfaite lisibilité sur leur activité et gagnent en efficacité.
Profiter d’une vision consolidée pour piloter sa politique d’achat
Grâce à une vision holistique sur les achats et les fournisseurs, les directions achats gardent le contrôle sur toute l’activité. Les outils d’analyse de données et de reporting augmentent leur capacité d’analyse pour des prises de décisions plus éclairées. Lors de la réalisation d’un SPASER, par exemple, les équipes achats sont amenées à dresser un état des lieux de leurs achats et à identifier des opportunités pour développer les achats responsables.
Par exemple, les collectivités qui utilisent Silex, s’appuient sur nos fonctionnalités et nos données pour construire leur SPASER, chercher des fournisseurs et suivre leurs objectifs plus facilement.
Faciliter la collaboration et la gestion de projet
Un SI Achats public peut vous aider à anticiper les différentes échéances d’un projet, tout en attribuant certaines tâches à des collaborateurs internes ou externes à l’organisation Achats. De cette manière, chacun sait à quel moment intervenir et peut suivre l’avancement du projet. La personne en charge du projet pourra également voir s’il avance comme prévu et identifier les étapes qui freinent le processus.
À travers le SIA, il est également possible de partager des informations que ce soit au sein d’une même équipe, entre les différents services achats ou même avec d’autres parties prenantes (prescripteurs, service juridique, fournisseurs) ce qui facilite la communication en interne.
Contrôler les dépenses
La centralisation des données achats offre une vue d’ensemble sur les différents postes de dépenses. Il devient plus facile d’identifier des opportunités d’optimisation des coûts, par exemple lorsque des achats peuvent être regroupés chez le même fournisseur. À l’inverse, ce niveau d’analyse permet également de prévenir des situations de dépendances économiques.
Accroître la conformité
Les achats publics sont soumis à de nombreuses exigences qui peuvent alourdir le processus. Les services achats doivent à la fois assurer la conformité de leurs procédures, mais aussi celle de leur fournisseur en réalisant tous les contrôles nécessaires.
Avec un SIA adapté à la commande publique, vous pouvez faciliter les contrôles et vérifications ainsi que l’accès et le partage de documents pour simplifier le suivi de conformité et écarter tout risque juridique.
Améliorer la visibilité des achats
Les organisations Achats publiques ont parfois des difficultés à communiquer efficacement sur leurs actions car elles manquent de données et d’éléments concrets pour démontrer leur apport. Elles ont pourtant un réel impact. Il est donc dommage de passer à côté de cette opportunité.
Sur un SI Achat Public, toute l’activité doit pouvoir être facilement suivie. Il doit faciliter l’accès ces données et idéalement intégrer des outils de visualisation pour mieux les exploiter.
En se digitalisant, la fonction Achats peut parvenir à plus de transparence et à une meilleure communication pour se transformer en une fonction leader dont la valeur ajoutée est reconnue par les autres directions.
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Sources :
