Qu’importe l’industrie, le choix des fournisseurs est stratégique dans la vie de n’importe quelle organisation. Mais, trouver un fournisseur qui répond à la fois aux exigences de la direction en termes de coût, de qualité, de délais de livraison et même de critères environnementaux ou sociaux peut rapidement devenir un casse-tête pour les acheteurs.
Quelles qualités faut-il rechercher chez un fournisseur ? Quelles vérifications faut-il effectuer avant de s’engager ? Quelles sont les étapes les plus importantes du processus de sélection des fournisseurs ? Cet article présente quelques conseils pour faciliter le processus de sélection et la prise de décision lors du sourcing.
5 conseils pour bien choisir ses fournisseurs
1. Bien comprendre et définir le besoin en lien avec le prescripteur
L’acheteur a un rôle double car il doit assurer la satisfaction du prescripteur, tout en veillant à choisir un fournisseur qui répond aux exigences et aux valeurs de son organisation. La définition du besoin est donc une étape clé du processus d’achat. Il est donc important de travailler avec le prescripteur pour comprendre précisément les enjeux de son besoin ou projet.
Pour faciliter la procédure de sélection des fournisseurs, le besoin doit être exprimé de manière juste et précise. Le sourcing et les connaissances de l’offre existante de l’acheteur permettront d’évaluer si la demande est bien en adéquation avec la réalité du marché. Si ce n’est pas le cas, le prescripteur sera amené à redéfinir son besoin par rapport à l’offre existante. Par ailleurs, la définition initiale du besoin, avant la phase de sourcing, peut également avoir un impact important sur la capacité à identifier des innovations sur le marché.
2. Mettre en concurrence les fournisseurs
Il est communément admis que la mise en concurrence est un levier majeur de performance achat. Même pour les achats de faibles montants ou considérés comme non stratégiques, le sourcing et la mise en concurrence permettent de réaliser des économies sur le coût global d’acquisition.
Toute nouvelle demande d’achat doit donc idéalement faire l’objet d’un sourcing pour identifier des fournisseurs potentiels. C’est d’autant plus vrai dans le cadre des marchés publics où le sourcing et la mise en concurrence sont vivement encouragés pour éviter les marchés infructueux. Cela est même obligatoire pour certaines procédures, car ce sont des vecteurs de performance de la commande publique.
Le sourcing permet également de comparer les fournisseurs sur différents critères de sélection comme la qualité, la fiabilité, les services associés, ou encore sur l’adéquation avec les valeurs de l’organisation. Cette comparaison permet de bien choisir un fournisseur pour une entreprise ou une organisation.
3. Procéder à une vérification rigoureuse des fournisseurs
Il est préférable d’effectuer les vérifications de conformité avant de s’engager avec un fournisseur. Cette phase de qualification permet d’homologuer le fournisseur et comprend plusieurs types de vérifications :
- la vérification sur la capacité de production (capacité de produire dans les quantités et les délais demandés) ;
- la vérification sur la démarche qualité du fournisseur ;
- les vérifications sur la santé financière et la capacité commerciale du fournisseur (ex : solvabilité, ratio d’endettement, marge) ;
- les vérifications légales et juridiques de la société (authenticité du statut social, légalité de l’activité, etc.)
- les vérifications de conformité et anticorruption en lien avec la loi sapin 2 et l’obligation de vigilance.
Dans ce cadre, l’organisation Achat peut être amenée à demander plusieurs types de certifications et de documents, tels que :
- la norme ISO 9001 qui permet de vérifier l’engagement dans une démarche qualité ;
- la certification BSCI, Business Social Compliance Initiative sur le respect de conditions de travail conformes aux droits internationaux ;
- la certification RGPD sur la protection des données ;
- divers labels et certifications RSE.
C’est une étape très administrative mais essentielle pour assurer le bon déroulement du processus d’achat. Elle aide les organisations Achat à choisir les bons fournisseurs et à établir des relations saines dès le départ avec eux.
L’examen de tous ces éléments est également indispensable pour se prémunir de certains risques (risque de dépendance économique du fournisseur, risque de rupture d’approvisionnement, risques RSE, etc.). Enfin, cela permet de travailler avec des fournisseurs fiables et en adéquation avec les valeurs de l’organisation.
4. Rencontrer les fournisseurs
Entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs est plus que jamais un vecteur de pérennité et de croissance pour les entreprises. Aujourd’hui, il est devenu crucial de sortir du fameux triptyque coût-qualité-délai pour choisir ses fournisseurs, et de les considérer comme de véritables partenaires stratégiques.
Pour cela, il faut commencer par le processus de sélection. La rencontre avec le fournisseur permet d’approfondir l’évaluation du candidat. C’est l’occasion de vérifier qu’il est réellement en accord avec les valeurs et le code de conduite de votre organisation, sur le côté éthique et RSE notamment.
Il est préférable de préparer cet entretien en amont pour n’oublier aucun sujet important. Alors, quelles sont les questions à poser à un fournisseur ? La liste peut être longue mais voici quelques exemples de questions incontournables :
- Quels sont ses tarifs ? Qu’est-ce qu’ils incluent ?
- Comment se déroule le processus de production ?
- Qui sont ses sous-traitants ? Où se trouvent-ils ?
- Quels sont les délais moyens d’exécution ?
- Quel est le minimum de commande ?
- Quelles sont les conditions de paiement proposées ?
- Quelles sont les conditions de livraison ?
- Existe-t-il des clauses particulières ?
- Quelles sont les garanties sur les produits ou services fournis ?
5. Demander des retours d’expérience à leurs clients
Pour vérifier la fiabilité et la réputation d’une entreprise, rien de tel que de demander l’avis à ses clients. Vous pouvez facilement vérifier les références du fournisseur et contacter les entreprises citées. Vous pouvez également faire appel à votre réseau et interroger vos confrères sur la réputation de ce fournisseur.
Profitez de ces échanges pour poser beaucoup de questions sur la qualité des produits, les délais de livraison, la qualité de la relation commerciale et de la communication avec le fournisseur, les éventuels problèmes qu’ils ont pu rencontrer en tant que client, etc.
Questions fréquentes
Comment évaluer la qualité d’un fournisseur ?
L’évaluation des fournisseurs est une tâche qui doit être effectuée régulièrement. Pour estimer si un partenaire commercial donne pleinement satisfaction, il est possible de reprendre les mêmes critères que ceux utilisés pour choisir un fournisseur comme :
- le coût du bien ou du service acheté ;
- le respect des délais de livraison ;
- l’expertise du fournisseur ;
- le respect des normes et standards ;
- la qualité de la relation client ;
- la qualité des marchandises ou services fournis ;
- les services associés ;
- etc.
Il existe plus d’une méthode pour sélectionner les fournisseurs et les évaluer. Une pratique courante consiste à réaliser une grille de sélection des fournisseurs ou un tableau multicritères pour faciliter le choix d’un fournisseur ou son évaluation. Il faut donc définir ses critères en amont et leur importance afin de les pondérer ou les hiérarchiser. Ensuite, chaque fournisseur pourra être évalué selon cette grille.
Comment référencer un fournisseur ?
Le référencement des fournisseurs permet de créer une base de données contenant toutes les informations importantes sur les fournisseurs d’une entreprise. Cette base de données peut être constituée et mise à jour en interne. Il est également possible d’enrichir ces bases de données en temps réel en la connectant avec différentes sources de données.
Le référencement des fournisseurs est à la fois essentiel pour maintenir de bonnes relations avec ses partenaires mais également pour anticiper et gérer les risques. C’est notamment ce que nous proposons chez Silex. Nos utilisateurs peuvent importer leur base fournisseurs et la connecter avec toutes les données disponibles sur Silex. Ils bénéficient ainsi d’un référentiel fournisseur unique et continuellement mis à jour, dans lequel ils retrouvent des informations précieuses telles que les données financières, les données de conformité, mais aussi les contrats, le volume et le montant des commandes, et bien plus encore.
Nous espérons que cet article vous aura apporté des informations utiles pour bien choisir vos fournisseurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions de sourcing et de gestion fournisseurs, n’hésitez à nous contacter pour être mis en relation avec l’un de nos experts.
