Face à la hausse des prix, les directions des entreprises comptent plus que jamais sur leurs acheteurs pour les aider à réduire leurs coûts d’achats et rester à flot. Pour parvenir à acheter à plus bas coûts, les Achats doivent revoir leur stratégie et ont tout intérêt à miser sur le sourcing fournisseurs. Cette étape essentielle du processus achat est un levier majeur de performance économique et de compétitivité, mais reste encore insuffisamment exploitée dans de nombreuses organisations. Le point sur les avantages du sourcing pour réduire les coûts d’achat et les étapes essentielles pour réussir son sourcing.
3 façons d’utiliser le sourcing pour réduire ses coûts d’achats
1. Stimuler la concurrence dans les panels pour faire des économies d’achats
Le sourcing facilite l’identification de nouveaux fournisseurs pour renforcer la mise en concurrence et générer des économies d’achat. En effet, l’augmentation du nombre de fournisseurs répondant à un appel d’offres est un facteur important pour réduire les coûts d’achats. Même avec peu de candidats, la mise en concurrence permet de générer des économies très importantes, par rapport à un achat n’ayant reçu qu’une seule offre. Ainsi, en recevant deux ou trois offres sur une demande d’achat, il est possible d’obtenir une réduction du prix de l’ordre de 30 % voire 50 % dans certains cas.
Prenons l’exemple d’un de nos clients du secteur public. Les acheteurs avaient des difficultés à identifier un concurrent pour renouveler un des marchés publics de la collectivité. L’utilisation du sourcing intelligent a permis d’identifier un fournisseur alternatif qui a remplacé le titulaire existant. Grâce à cela, ils ont réussi à réduire le coût d’achat de la prestation de manière considérable et réalisé plus d’un million d’euros d’économie.
Les études réalisées dans le secteur public confirment que le sourcing génère des gains économiques grâce au renforcement de la concurrence. Même sur des panels déjà très élargis, chaque nouveau concurrent apporte en moyenne 3,4 % de réduction supplémentaire sur le coût d’achat (Jan Pavel, 2013).
Par ailleurs, les technologies d’intelligence artificielle décuplent le potentiel du sourcing en accélérant le processus et en améliorant son efficacité. Le cabinet de conseil McKinsey rapporte que les entreprises misant sur ce type de technologie obtiennent en moyenne jusqu’à 10 % de réduction des coûts sur leurs achats. À titre d’exemple, la solution de sourcing intelligent que nous proposons chez Silex permet d’identifier 2 à 10 fois plus de fournisseurs potentiels, par rapport à un sourcing effectué sans solution.
2. Éviter le risque de dépendance fournisseur
Régulièrement challenger ses fournisseurs existants aide à se protéger de plusieurs types de risques et à être plus réactif en cas de problème. Par exemple, en cas de difficultés d’approvisionnement, vous pourrez faire appel à des fournisseurs de substitution identifiés grâce au sourcing.
C’est également un bon moyen de limiter le risque de dépendance à un seul fournisseur. En effet, l’identification de nouvelles sources d’approvisionnement offre un nouveau levier pour reprendre en main la négociation des prix avec son fournisseur actuel.
En cas d’absence totale de concurrence, un changement de stratégie doit être envisagé. Le sourcing peut alors servir à rechercher des produits de substitution moins coûteux ou pour lesquels l’offre est plus large, afin de changer de fournisseur.
3. Réduire les coûts cachés
Les achats non stratégiques, ou achats de classe C, représentent une faible part des dépenses mais composent généralement plus de la moitié de la base fournisseurs et représentent près de 70 % des coûts cachés. Ces dépenses indirectes viennent en grande partie des coûts administratifs engendrés par la gestion des fournisseurs, la logistique et la gestion des commandes.
Ces achats ne sont généralement pas perçus comme une priorité par les entreprises et font rarement l’objet d’un sourcing. Or, elles pourraient facilement parvenir à réduire leurs coûts sur ces achats en pratiquant le sourcing. Si une demande d’achat reçoit au moins 5 propositions durant un appel d’offres, cet achat a 70 % de chance d’être acquis à un prix inférieur qu’auparavant.
En parallèle, il est essentiel de rationaliser ces achats ainsi que son portefeuille fournisseurs pour optimiser les coûts, mais aussi d’adopter des stratégies de massification des achats pour faire des économies d’échelle.
Quelle méthodologie pour mettre en place et optimiser son sourcing ?
Maintenant que nous avons vu comment le sourcing peut avoir un impact sur la réduction des coûts d’achats, voyons quelle méthode mettre en place pour optimiser son sourcing. En suivant ces étapes du sourcing fournisseurs, vous vous assurez d’obtenir des résultats cohérents avec votre besoin.
Étape 1 : Définition du besoin
Pour toute procédure de sourcing fournisseurs, il est essentiel de bien cerner le besoin de l’entreprise ou du service prescripteur afin d’établir un cahier des charges et des critères de sélection précis. Selon le type d’achat, les enjeux peuvent être différents. Si dans beaucoup de cas l’objectif principal du sourcing est d’obtenir le coût d’achat le plus faible, dans d’autres, le sourcing est utilisé pour le développement de l’innovation ou la sécurisation de la chaîne d’approvisionnement qui priment.
Étape 2 : Choisir et prioriser ses critères de sélection
La définition des critères sur lesquels vous allez choisir votre fournisseur dépend en grande partie du type d’achat et de ses enjeux. Si vous avez déjà défini vos catégories d’achats selon leur impact sur l’activité et leur niveau de risque, vous pouvez définir plus facilement votre stratégie et vos objectifs. Cela déterminera également vos critères de sélection de fournisseurs et vous aidera à les prioriser.
Par exemple, sur les achats stratégiques, la qualité du produit ou la pérennité de la relation avec le fournisseur peuvent être plus importantes que le coût de l’achat lors du sourcing.
Étape 3 : Collecter et analyser les données fournisseurs
Les objectifs et critères de sélection serviront de lignes directrices durant le sourcing. Pour étendre l’exhaustivité du sourcing, il est important de se servir des différents canaux à votre disposition (solution de sourcing, annuaires, places de marché, réseau professionnel, etc.). Cette étape va vous permettre d’évaluer les capacités des fournisseurs à répondre à votre besoin et à vos attentes, que cela soit en termes de coûts d’achats, de qualité, de risques, ou autre.
Étape 4 : Préqualifier les fournisseurs et constituer son panel
La préqualification des fournisseurs en fonction des critères prédéfinis permet de constituer une liste de fournisseurs potentiels. Cette étape peut être complétée par une demande de renseignements et la réalisation de contrôles type avant d’effectuer son choix final.
Comment réduire les coûts d’achat ?
Le sourcing n’est pas l’unique solution pour réduire les coûts d’achats. Voici différents leviers et stratégies possibles pour améliorer la performance économique des achats :
1. Massifier ses achats
Cela consiste à regrouper plusieurs achats auprès d’un seul fournisseur pour faire des économies d’échelle.
2. La négociation
C’est également un élément clé pour faire des économies. Pour qu’elle soit efficace, il faut disposer de certains leviers (possibilité de commander en large quantité, existence de fournisseurs alternatifs, garantie de bonnes conditions de paiement, etc.).
3. Réduire son portefeuille fournisseurs
C’est particulièrement vrai sur les achats de classe C, car la gestion des fournisseurs engendre également un coût pour l’organisation.
4. Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
En effet, les coûts de gestion liés aux commandes, aux factures et aux données fournisseurs engendrent des coûts cachés, même s’ils n’ont pas d’impact direct sur les coûts d’achats. L’automatisation permet d’économiser un temps qui pourra être utilisé sur des tâches plus stratégiques.
5. Miser sur la qualité
Privilégier la qualité au prix permet d’éviter des coûts ultérieurs liés à l’entretien ou à la réparation de produits non conformes, endommagés ou obsolètes.
6. Réduire les frais indirects de l’achat
Le coût global de possession permet d’évaluer le véritable coût de l’achat en prenant en compte les frais liés aux services associés, à la maintenance, au remplacement et au recyclage. Cela vous permettra d’anticiper les éventuelles dépenses que vous pouvez minimiser.
7. Miser sur le sourcing intelligent
Comme nous l’avons vu, le sourcing est un élément clé du processus achat. Il peut faire gagner en temps et en efficacité sur toute la suite du processus. Cependant, il est parfois difficile d’avoir de la visibilité sur l’offre, ce qui peut rendre le sourcing long et complexe. Si les acheteurs manquent de temps et de moyens, l’étape du sourcing sera tout simplement éliminée, ce qui limite la possibilité de réduire les coûts d’achats.
L’accès à de la donnée fiable et à jour est clé. Grâce à la centralisation des données, à l’automatisation et au progrès de l’intelligence artificielle, il est possible d’augmenter ses capacités de sourcing. Notre solution de sourcing intelligent améliore et accélère cette phase du processus. Notre plateforme de données de la solution est connectée en temps réel à différentes sources de données pour enrichir les informations sur les fournisseurs. D’autre part, l’intelligence artificielle facilite les recherches et fait gagner un temps précieux lors de la collecte d’informations et la phase de préqualification.
Nous espérons que cet article vous aura permis d’identifier de nouveaux leviers de réduction des coûts. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions et comment elles peuvent vous aider à améliorer votre performance achats, n’hésitez pas à nous contacter pour être mis en relation avec un de nos experts.
Sources :
- *https://silex-app.com/cas-clients/region-sud/
- https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/with-artificial-intelligence-find-new-suppliers-in-days-not-months
- Do E-Auctions Realy Improve the Efficiency of Public Procurement? The Case of the Slovak Municipalities, Jan Pavel, Emilia Sičáková-Beblavá, 2013
