Il existe de nombreuses solutions achats sur le marché pour répondre aux besoins des directions achats, mais il peut être difficile de s’y retrouver entre tous les éditeurs. Quels sont les différents types de solutions ? Et comment choisir la meilleure pour répondre à ses besoins ? Silex fait le point sur les différents types de logiciel de gestion des achats et leurs avantages.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des achats ?
Les logiciels de gestion des achats permettent de gérer les processus achats, mais d’une solution à l’autre ou d’une structure à l’autre les fonctionnalités et les objectifs de ce type de solution peuvent varier. De manière générale, les logiciels achats servent à automatiser et optimiser différentes tâches liées aux achats et aux approvisionnements pour gagner en productivité :
- sourcing
- gestion des demandes d’achats
- gestion des appels d’offres
- gestion des contrats
- suivi des fournisseurs
- gestion des factures
- gestion des budgets
- gestion des commandes
- etc.
Le processus achats étant composé de nombreuses étapes, les logiciels achats ne les couvrent pas forcément toutes en même temps. On distingue traditionnellement les logiciels d’approvisionnement qui couvrent la partie aval du processus, des logiciels achats, comme Silex, qui couvrent toute la phase amont de l’achat.
Voyons maintenant quels sont les différents types de logiciels de gestion des achats et leurs avantages.
Comment bien choisir son logiciel de gestion des achats ?
Pour bien choisir son logiciel de gestion des achats, il faut d’abord définir ses objectifs. Faites-le schéma du processus et des différentes parties impliquées (juridique, finance, achat, prescripteur). Puis, listez les tâches essentielles que le logiciel doit couvrir. Cet outil sera-t-il uniquement utilisé par les Achats ? Aura-t-il une utilité pour une autre fonction? Faites une étude de marché en regardant les différents éditeurs sur le marché, et en comparant leurs offres et leurs atouts.
Lorsque vous rédigerez votre cahier des charges pour votre logiciel de gestion des achats, classez vos différents besoins par ordre de priorité. Prenez également en compte l’avis et les besoins des futurs utilisateurs pour faire évoluer ce cahier des charges. Les échanges avec différents éditeurs vous aideront également à nourrir votre réflexion.
La mise en place d’une solution achat demande un investissement, car il n’existe pas de logiciel de gestions des achats gratuits. Mais en choisissant la bonne solution vous obtiendrez rapidement un retour sur investissement.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion des achats ?
Selon vos objectifs, vous pouvez choisir entre différents types d’outils d’achats. Chacun peut avoir sa valeur ajoutée pour accélérer et faciliter certaines étapes du processus achats. Selon le segment couvert, il existe plus ou moins d’éditeurs présents sur le marché. Voici un petit tour d’horizon pour y voir plus clair
Les solutions Procure-to-pay
Ce type de logiciel de gestion des achats couvre des tâches à faible valeur ajoutée mais indispensables pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Les directions Achats, Finance ou métiers utilisent fréquemment ce type de solutions pour fluidifier leurs process, et accélérer l’exécution de certaines tâches tout en assurant un meilleur suivi des procédures grâce à la collecte d’informations.
Lors du processus de dématérialisation des achats, les services achats et approvisionnement commence généralement par la phase procure-to-pay qui est moins complexe à digitaliser. C’est pour cette raison que les services Achats qui souhaitent moderniser leurs pratiques commencent généralement par ces étapes.
Voici des exemples de fonctions que les logiciels d’approvisionnement peuvent couvrir :
- les demandes de devis
- la gestion des catalogues
- la gestion des commandes
- la gestion des livraisons
- la réception et la gestion des factures
- etc.
Les solutions source-to-contract ou S2C
Ces solutions peuvent couvrir plusieurs tâches et étapes du processus amont de l’achat. Les logiciels de gestion achats type S2C peuvent être séparés en trois grandes catégories. Il existe également des solutions dites « full suite » qui couvrent presque toutes les étapes et tâches que nous allons présenter, en étant plus ou moins performantes sur chacun de ses modules.
La couverture fonctionnelle de ces solutions comprend généralement :
- l’e-sourcing ou le sourcing stratégique qui concerne plutôt les tâches liées à la gestion des appels d’offres (RFI, RFP, RFQ), à l’attribution des offres ou encore aux enchères électroniques.
- la gestion des prospects et des fournisseurs pour faciliter la qualification des prospects, mais aussi la gestion des informations fournisseurs existants et le pilotage des consultations. Les fonctionnalités peuvent également inclure le suivi et la gestion de la performance fournisseurs ou encore un portail fournisseurs pour échanger directement avec eux. On parle également de solutions de gestion de la relation fournisseurs (supplier relationship management).
- La gestion des contrats et de leur cycle de vie permettant de collaborer avec les différentes parties prenantes concernées.
Les solutions hybrides
Pendant longtemps les services achats devaient choisir entre deux modèles : disposer d’une solution achats dite « full suite » pour gérer tout le processus avec beaucoup de fonctionnalités, mais pas toutes aussi performantes ; ou acheter plusieurs solutions spécialisées « best-of-breed » pour avoir des solutions très performantes sur certaines tâches.
Aujourd’hui, des solutions comme Silex proposent des outils hybrides qui regroupent plusieurs modules pour couvrir l’ensemble du processus achat, tout en gardant une forte valeur ajoutée sur certaines tâches. Une solution comme Silex vous permettra de couvrir tout votre processus achat avec des fonctionnalités très variées :
- planification et collaboration sur les projets d’achat
- sourcing fournisseurs accéléré grâce à notre plateforme de données
- gestion et suivi en temps réel des fournisseurs
- pilotage de toute l’activité grâce à l’analyse et la visualisation de données
- et plus encore.
Plus faciles à mettre en place, les solutions hybrides conservent les avantages des suites complètes sans les inconvénients. Leur modularité offre plus de souplesse, tandis que les dernières avancées technologiques en matière de traitement de données ont permis d’optimiser leurs performances.
SI Achats Public ou Solution de Pilotage des achats publics
Dans le secteur public on parlera plutôt de solutions de pilotage ou de gestion des achats, car les étapes couvertes ne sont pas tout à fait les mêmes que dans le secteur privé. Les systèmes d’informations (SI) achats peuvent également avoir des fonctionnalités très différentes. Certaines vont être très performantes sur l’aspect juridique et sur l’aide à la constitution des dossiers de consultation. D’autres, comme Silex, vont accompagner les acheteurs tout le long du processus achats dès le recensement du besoin, notamment à l’aide de fonctionnalités spécifiques (programmation, computation des seuils), assurer la traçabilité et la conformité juridique et permettre de piloter toute l’activité grâce à l’analyse de données.
Une fois que vous aurez identifié le type de solution qui vous convient, vous pourrez rechercher des éditeurs notamment en regardant des comparateurs de logiciels achats et de gestion fournisseurs.
Les avantages d’un logiciel de gestion des achats
Les logiciels de gestion des Achats peuvent être le meilleur allié des organisations achats grâce à leurs nombreux avantages. Ces solutions permettent notamment de :
- réduire le temps consacré aux tâches chronophage
- structurer et harmoniser le processus achat dans l’organisation
- collecter et analyser les données pour mieux gérer less dépenses, les fournisseurs, élaborer les stratégies d’achats, identifier des risques
- collaborer avec différentes parties prenantes (juristes, acheteurs, prescripteurs) pour fluidifier les flux de travail
- assurer la conformité des procédures
- éviter les risques d’erreur
Pourquoi investir un logiciel de gestion des achats ?
Pourquoi investir dans un logiciel de gestion des achats plutôt que de rester sur Excel ? La mise en place d’une solution adaptée permet tout simplement de créer et de consolider une base de données qui conserve toutes les informations liées aux achats dans l’organisation.
Or, ces informations sont clés pour piloter la performance. Les Achats, loin d’être une fonction support, ont acquis leur lettre de noblesse et sont reconnus pour leur caractère stratégique. La fonction se trouve au cœur de problématiques prioritaires pour les organisations telles que la gestion du risque, la réduction des coûts, la rentabilité ou encore la RSE. Pour pouvoir piloter efficacement leur activité, les Directions Achats ont donc besoin d’outils performants qui répondent à leurs besoins métiers tout en structurant leurs processus pour plus d’efficacité.
Certes les ERP, qui sont très souvent utilisés en entreprise, proposent souvent une brique dédiée aux Achats, mais celle-ci est souvent incomplète et apporte peu de bénéfices aux acheteurs-utilisateurs. Les récentes avancées en matière d’intelligence artificielle ont permis aux éditeurs de développer des solutions beaucoup plus adaptées grâce à la donnée. Les cas d’usage sont nombreux et offrent une forte valeur ajoutée, en particulier sur la phase amont de l’achat qui était il y a encore quelques années très peu digitalisée.
Quel que soit votre secteur, la taille de votre organisation, vos contraintes et vos objectifs, il existe forcément une solution qui peut s’adapter à vos besoins.
Développer son application en interne : une fausse bonne idée ?
Nous rencontrons encore régulièrement des organisations achats qui se posent la question de développer leur propre outil interne pour disposer d’une solution sur-mesure. Sur le papier, l’idée peut paraître intéressante car cela permettrait de développer des fonctionnalités adaptées au processus internes. Cependant, les technologies existent déjà, alors pourquoi les refaire ? D’une part cela représente un travail colossal, d’autre part, cette démarche est beaucoup coûteuse et prendra beaucoup plus de temps.
De plus, les technologies actuelles offrent beaucoup plus de souplesse. La plupart des solutions sont paramétrables et les données sont sécurisées. Les éditeurs de logiciels prennent évidemment en compte les besoins de leur client, sans compter qu’il est possible de mettre en place des partenariats avec certains éditeurs pour développer de nouvelles fonctionnalités.
Nous espérons que vous avez apprécié cet article, et qu’il vous aura aidé à mieux vous repérer sur le vaste marché des solutions achats. Silex propose des solutions pouvant s’adapter à des contextes achats très variés, et à travers différents secteurs. N’hésitez pas à consulter notre site pour en savoir plus.
